FAQ - Häufig gestellte Fragen

Best Practices und nützliche Informationen rund um LUI – deinem digitalen Assistenten.

Allgemeines

Zum Erstellen eines LUI-Kontos, klickst du in der App auf „Registrieren“. Anschließend trägst du alle benötigten Daten ein und erhältst von uns eine E-Mail mit einem Bestätigungscode. Nachdem du diesen in der App eingetragen hast, ist dein Account freigeschaltet und du kannst mit LUI arbeiten.

Deine LUI – Area kannst nur du sehen. Es ist deine private Aufgaben- und Termin-Liste. Arbeitsbereiche die anhand eines Servers hinzugefügt werden, können je nach System auch von deinen Arbeitskollegen/-kolleginnen eingesehen werden.

Aktuell gibt es LUI ausschließlich in deutscher Sprache. Eine englischsprachige Version ist aber bereits in Entwicklung. Wenn du die Veröffentlichung nicht verpassen willst, kannst du dich zu unserem Newsletter anmelden. Dort erhältst du alle Neuigkeiten rund um LUI und unserem Unternehmen.

Aufgabenarten helfen dir dabei, deine Aufgaben besser zu organisieren. Standardmäßig gibt es die Arten „Privat“ und „Geschäftlich“, um zunächst eine grobe Sortierung zwischen privaten und beruflichen Aufgaben vornehmen zu können. 

Du kannst beliebig viele Aufgabenarten selbst anlegen. Dazu klickst du unten in der Leiste auf „Einstellungen“ und danach auf „Arbeitsbereiche verwalten“. Dort siehst du eine Auflistung der verfügbaren Areas. Sofern du kein Dritt-System angebunden hast, sollte hier nur die LUI-Area sichtbar sein. Mit einem Klick auf diese, erscheinen alle angelegten Aufgabenarten sowie ein Eingabefeld, um eigene Aufgabenarten einspeichern zu können.

Ja, das geht z.B. durch einen Klick auf die verschiedenen Kacheln des Dashboards. Wenn du auf „Fällig“ klickst, zeigt dir LUI alle gestern oder an einem noch früheren Datum fälligen Aufgaben und Termine an. Ein Klick auf „Heute“, zeigt entsprechend nur alle heute fälligen To-dos, „Morgen“ alle morgen fälligen To-dos und bei „Neu“ (nur bei Anbindung des ZMI – InfoCenters verfügbar) werden alle noch ungelesenen Aufgaben und Termine dargestellt.

Per Sprachbefehl kann zudem direkt gefragt werden, welche Aufgaben wann fällig sind:

  1. „Was steht heute an?“: bei diesem Sprachbefehl liest LUI die Titel aller heute fälligen Aufgaben vor.
  2. „Was steht morgen an?“: bei diesem Sprachbefehl liest LUI die Titel aller morgen fälligen Aufgaben vor.
  3. „Was steht übermorgen an?“: bei diesem Sprachbefehl liest LUI die Titel aller übermorgen fälligen Aufgaben vor.
  4. „Was steht am 31.10.2021 an?“: bei diesem Sprachbefehl liest LUI die Titel aller am besagten Datum fälligen Aufgaben vor.

Außerdem kannst du Aufgaben und Termine nach den unterschiedlichen Arbeitsbereichen filtern. Hast du ein externes System hinzugefügt, kannst du auf der To-do Übersicht über das Feld „Bereich auswählen“ zwischen den Arbeitsbereichen hin und her wechseln oder über die Auswahl „All“ To-dos aus allen Bereichen gebündelt anzeigen.

Sprachsteuerung

Je nachdem in welcher Ansicht du dich befindest, kannst du unterschiedliche Sprachbefehle verwenden. Sag einfach „Hilfe“ und LUI zeigt dir eine Liste der jeweils möglichen Befehle.

Um eine neue Aufgabe zu erstellen, kannst du entweder in der To-do Übersicht auf den Button „Hinzufügen“ klicken oder von überall aus der App heraus den Sprachbefehl „Erstelle eine neue Aufgabe“ verwenden. 

Ablauf:

  1. Als Erstes fragt LUI nach einem Aufgabentitel. Diesen kannst du nach dem Ertönen des Zuhör-Signals einsprechen. Wenn der Titel erfolgreich erkannt wurde geht es weiter mit…
  2. der Fälligkeit. Alle nutzbaren Datums- und Zeitformate findest du hier unter dem Punkt „Welche Datumsformate kann ich verwenden?“
  3. Als nächstes fragt LUI nach der Aufgabenart. Standardmäßig sind die Aufgabenarten „Privat“ und „Geschäftlich“ verfügbar. Du kannst in den Einstellungen allerdings weitere Aufgabenarten speichern und entsprechend beim Erstellen einer neuen Aufgabe an dieser Stelle nutzen.
  4. Abschließend gibt es die Möglichkeit eine Notiz einzusprechen. Du kannst dabei bis zu fünf Minuten einen Text einsprechen. Das Zuhören wird erst beendet, wenn du nach dem Einsprechen der Notiz kurz wartest und daraufhin den Befehl „Notiz beenden“ sagst.
  5. Wurde die Aufgabe erfolgreich angelegt, antwortet LUI mit „Die Aufgabe wurde erstellt“. Danach aktualisiert sich die To-do Übersicht und die Aufgabe taucht direkt in der Liste auf.

1. Aufgabentitel ändern*

Über den Sprachbefehl „Aufgabentitel bearbeiten“ kann ein neuer Aufgabentitel eingesprochen werden.

2. Fälligkeitsdatum ändern

Über den Sprachbefehl „Fälligkeit bearbeiten“ kann eine neue Fälligkeit eingesprochen werden. Siehe dazu auch hier im FAQ-Bereich den Punkt „Welche Datumsformate kann ich verwenden?“.

3. Aufgabenart ändern*

Über den Sprachbefehl „Aufgabenart bearbeiten“ kann die Aufgabenart geändert werden. Die zur Auswahl stehenden Aufgabenarten sind für den LUI-Bereich unter Einstellungen → Arbeitsbereiche verwalten → LUI-Area zu finden.

4. Weitere Notiz hinzufügen

Über den Sprachbefehl „Notiz hinzufügen“ kann eine neue Notiz eingesprochen werden. Der Text wird dabei hinter die bestehende Notiz eingefügt.

* Diese Funktionen sind nur für LUI Aufgaben verfügbar und können noch nicht für Drittsysteme, wie das ZMI – InfoCenter, verwendet werden.

Wenn du eine neue Aufgabe erstellen oder die Fälligkeit einer bestehenden ändern möchtest, hast du verschiedene Möglichkeiten das Datum einzusprechen.

Datum:

  1. Heute/Morgen/Übermorgen
    LUI erkennt Heute, Morgen und übermorgen als Datum.
  2. Wochentag
    LUI erkennt auch Wochentage, wie Montag, Dienstag, etc.
  3. Datum ohne Jahr
    Bei einem Datum, wie 31.10., nimmt LUI automatisch das aktuelle Jahr als Jahreszahl. Läge der 31.10. bereits in der Vergangenheit, verwendet LUI das Folgejahr.
  4. Datum mit Jahr
    Als vierte Variante ist es auch möglich das Datum komplett einzusprechen, z.B. 31.10.2023.

Uhrzeit:

  1. Keine Uhrzeit
    Spricht man nur ein Datum ohne Uhrzeit ein, nimmt LUI die aktuelle Uhrzeit.
  2. Datum und Uhrzeit
    Spricht man als Fälligkeit z.B. den 31.10.2022 um 11 Uhr ein, wird das Datum und die Uhrzeit so übernommen.
  3. Uhrzeit ohne Datum
    Spricht man nur eine Uhrzeit ein, so wird der heutige Tag mit der eingesprochenen Uhrzeit verwendet.

Um eine Aufgabe abhaken zu können, musst du diese öffnen und anschließend den Sprachbefehl „erledigt“ verwenden. LUI fragt darauf, ob du die Aufgabe wirklich auf erledigt setzen möchtest. Wenn diese Frage mit „Ja“ bestätigt wird, wird die Aufgabe nicht mehr in der To-do Übersicht angezeigt.

Achtung: erledigte Aufgaben können nicht wiederhergestellt werden.

Alternativ kannst du auch bei geöffneter Aufgabe rechts unten auf das Haken-Symbol tippen. Nachdem du dieses angeklickt hast, erscheint ein Dialog, ob du die Aufgabe wirklich auf bearbeitet setzen möchtest. Mit einem Klick auf „Ja“ wird die Aufgabe abgeschlossen.

Bei Anbindung des ZMI – InfoCenters kann LUI Ansprechpartner und deren Kontaktdaten in Aufgaben und Terminen hinterlegen. Über den Sprachbefehl „Ansprechpartner anrufen“ kann so der hinterlegte Kontakt angerufen werden. Nach dem Auflegen kehrt man automatisch in LUI zurück und kann im Anschluss beispielsweise eine weitere Notiz hinterlegen, die Fälligkeit einer Aufgabe ändern oder auf die Aufgabe antworten.

Hinweis: bei Android wird der Anruf automatisch initiiert, bei iOS muss technisch bedingt erst auf das „Wählen“-Symbol gedrückt werden, um den Anruf einzuleiten.

Bei Anbindung des ZMI – InfoCenters kann LUI Aufgaben an den Absender zurücksenden. Dies geht entweder über den Punkt ‚Antworten‘ unten in der Menüleiste oder per Sprachbefehl „Antwort verfassen“. 

Sprachbefehl „Antwort verfassen“:
1. LUI fragt, ob die Fälligkeit geändert werden soll. Antwortet man darauf mit „Ja“, fragt LUI nach der neuen Fälligkeit. Antwortet man mit „Nein“, führt LUI fort.

2. Daraufhin fragt LUI, ob eine weitere Notiz hinzugefügt werden soll. Antwortet man darauf mit „Ja“, kann die neue Notiz eingesprochen werden. Um das Zuhören zu beenden, muss man kurz warten und im Anschluss „Notiz beenden“ sagen. Antwortet man mit „Nein“, führt LUI fort.

3. Abschließend fragt LUI „Möchtest du die Aufgabe an den Absender zurücksenden?“. Antwortet man darauf mit „Ja“ wird die Aufgabe an den Absender zurückgeschickt. Antwortet man darauf mit „Nein“ wird die Aktion abgebrochen und alle Änderungen verworfen.

Unter Einstellungen → LUI-Einstellungen gibt es die Option „Durchgängige Unterhaltung“, die aktiviert oder deaktiviert werden kann. Ist diese deaktiviert, wird die Zuhör-Funktion von LUI nur gestartet, wenn zuvor auf den Mikrofon-Button geklickt wurde.

Ist „Durchgängige Unterhaltung“ aktiv, muss die Zuhör-Funktion lediglich zu Beginn über den Mikrofon-Button gestartet werden. Nachdem der Sprachbefehl ausgeführt wurde, startet so automatisch das Zuhören erneut, ohne den Mikrofon-Button wieder betätigen zu müssen.

Das Zuhören bricht in dem Fall erst ab, wenn LUI zwei mal keine Spracheingabe mehr erkennen konnte. 

In LUI gibt es die Möglichkeit Software von Drittanbietern anzubinden. So kann z.B. das CRM-System der ZMI GmbH mit LUI verknüpft werden. Ist der entsprechende Server hinzugefügt, kommen weitere Befehle, wie das Weiterleiten von Aufgaben oder das Buchen von Zeiten per Sprachbefehl hinzu („Buche kommen.“, „Buche Pause.“ usw.).

Anbindungen

LUI unterstützt die Anbindung an Dritt-Systeme. Aktuell kann die Software der ZMI GmbH mit LUI verknüpft werden. Weitere Anbindungen folgen. Wenn du die Integration von weiteren Systemen nicht verpassen willst, kannst du dich zu unserem Newsletter anmelden. Dort erhältst du alle Neuigkeiten rund um LUI und unserem Unternehmen.

LUI unterstützt die Anbindung des ZMI – InfoCenters sowie die Implementierung von Zeitbuchungen. 

Um das System anzubinden, musst du dich an den Vertrieb von ZMI wenden und eine entsprechende Freischaltung beantragen. 

ZMI lässt dir im Anschluss die benötigten Zugangsdaten zukommen.

Die Anbindung kann im Anschluss wie folgt eingerichtet werden:

  1. Unter Einstellungen → Arbeitsbereiche verwalten auf den Button „Server hinzufügen“ klicken.
  2. Im nachfolgenden Fenster sind folgende Informationen einzutragen:
    1. Server-Bezeichnung: frei wählbare Bezeichnung, wie das System genannt werden soll.
    2. Server-URL (wird Ihnen von ZMI mitgeteilt)
    3. Port (wird Ihnen von ZMI mitgeteilt)
    4. Benutzername/Passwort: Ihre üblichen Zugangsdaten des ZMI – InfoCenters
    5. Mit dem Button „Speichern“ die Einstellungen übernehmen. 
    6. (Optional) Zeitbuchungen aktivieren: Nach dem Speichern sehen Sie neben dem Arbeitsbereich „LUI-Area“ den eben von Ihnen angelegten Server. Wenn Sie dort rechts auf das Uhr-Symbol klicken, erscheint ein Kreis mit einem X. Dies bedeutet, dass die Zeitbuchungsfunktionen soeben aktiviert wurden. Wie Sie Zeiten buchen können, erklären wir Ihnen im nachfolgenden Punkt „Wie kann ich die Zeiterfassung der ZMI GmbH in LUI nutzen?“.

Die Zeiterfassung kann freigeschaltet werden, in dem man unter Einstellungen → Arbeitsbereiche verwalten auf das Uhrsymbol neben dem angelegten ZMI-Server klickt. Dieses schaltet die Buchungs-Buttons auf dem Dashboard ein.

1. Zeiten buchen per Button

Unter Dashboard → Szenarien sind die Buttons „Kommen“, „Gehen“, „Pause“ und „Dienstgang“ zu finden. Wenn Sie auf diese Klicken, erscheint ein Fenster, ob Sie wirklich eine Buchung ausführen wollen. Wenn Sie dieses mit „Ja“ bestätigen, wird die Zeitbuchung im ZMI-System ausgeführt.

 

2. Zeiten buchen per Sprache

Über die Sprachbefehle „Buche Kommen“, „Buche Gehen“, „Buche Pause“ und „Buche Dienstgang“ können die jeweiligen Buchungen durchgeführt werden.

Wenn es nicht möglich ist, neue Server hinzuzufügen, kann das mehrere Gründe haben.

  1. Das System ist nicht für LUI freigeschaltet.
    Systeme von Drittanbietern müssen möglicherweise erst für LUI freigeschaltet werden. Wende dich am besten hierzu an den Drittanbieter oder kontaktiere unseren Support.
  2. Dein Abonnement unterstützt nur eine gewisse Anzahl an Areas.
    Je nach Abonnement kannst du nur eine bestimmte Anzahl an Areas mit LUI verknüpfen. Du kannst weitere Anbindungen hinzuzukaufen. Kontaktiere hierzu am besten unseren Vertrieb für weitere Informationen.
  3. Die Zugangsdaten sind nicht korrekt eingetragen.
    Je nach System muss die Eingabe der Zugangsdaten in korrekter Groß- und Kleinschreibung erfolgen sowie die URL des Servers exakt nach den Vorgaben eingetragen werden.

Rechtliches

Datenschutz und Informationssicherheit liegen uns bei IWOS sehr am Herzen. Der Schutz deiner Daten hat höchste Priorität. Daher achten wir sowohl technisch als auch organisatorisch darauf, die Sicherheit bei der Verarbeitung von Daten zu gewährleisten und entwickeln diese Funktionen kontinuierlich weiter.

IWOS und LUI erfüllen alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung, mit Servern ausschließlich in Deutschland und Europa gehostet.