1 Jahr später – ein Fazit zum Arbeiten aus dem Homeoffice

Fazit nach einem Jahr Homeoffice

Seit gut einem Jahr sind viele von uns im Homeoffice. Während vor der Corona-Pandemie nur circa vier Prozent der Beschäftigten in Deutschland im Homeoffice arbeiteten, wurden es mit Beginn der Pandemie schlagartig mehr. Unternehmen mussten handeln und viele von uns wechselten von ihrem normalen Büroalltag zum Arbeiten von zuhause. Zu Beginn des Jahres waren dann bereits ungefähr ein Viertel aller Beschäftigten in Deutschland im Homeoffice.1
Was haben wir in diesem vergangenen Jahr gelernt? Wie können wir das meiste aus der Arbeit von zuhause herausholen und welche Herausforderungen beschäftigen uns auch heute noch? All das klären wir jetzt.

5 Learnings aus einem Jahr Homeoffice

Ohne Moos nix los.

Es gibt wohl kaum etwas Nervigeres als eine schlechte Internetverbindung während Online-Meetings oder langen Ladezeiten beim Öffnen von digitalen Dokumenten. Denn damit wird das Arbeiten von zuhause zu einer echten Zerreißprobe für die Nerven. Gerade wenn der/die Partner/in und Kinder ebenfalls zuhause arbeiten oder lernen, kann es mit der Verbindung gerne mal knapp werden. Deshalb lohnt es sich, den Tarif beim Internetanbieter um ein paar Megabit aufzustocken und damit ein reibungsloses Arbeiten und ein friedliches Zusammenleben zu ermöglichen.

Where the magic happens.

Oft unterschätzen wir den Einfluss der Umgebung auf unsere Stimmung und Motivation. Während ein gut organisierter Arbeitsplatz motiviert, kann eine unstrukturierte Umgebung das Arbeiten geradezu unmöglich machen. Deshalb ist es sinnvoll, auch zuhause in einen einladenden, organisierten Arbeitsplatz zu investieren.
Das sind einige wichtige Punkte bei der Einrichtung des eigenen Arbeitsplatzes:

  • Schreibtisch, wenn möglich vom restlichen Wohnraum abtrennen.
    Ideal ist hier ein eigener Raum. Wenn das nicht möglich ist, können z.B. Regale oder Pflanzen eine gewisse Abgrenzung ermöglichen.
  • Ergonomische und konzentrationsfördernde Gestaltung des Arbeitsplatzes. Beispielsweise durch höhenverstellbare Laptophalter, die eine aufrechte Oberkörperhaltung sowie das Arbeiten im Stehen ermöglichen und durch einen bequemen Schreibtischstuhl.
  • Zusätzliche Monitore einsetzen. Das Mehr an digitalem Arbeitsplatz erleichtert alle Arbeitsschritte, bei denen mehrere Dokumente oder mehrere Systeme benötigt werden.

Man lernt nie aus.

Durch die Umstellung auf das Homeoffice wurden wir mit vielen neuen Medien konfrontiert. Skype, Zoom oder Microsoft Teams sind nur einige der vielen Möglichkeiten Meetings online abzuhalten. Da es oft keine Anleitung oder Einweisung für diese Online-Meetings gab, ist es kein Wunder, dass man sich in den ersten Meetings eher wie ein Elefant im Porzellanladen fühlt. Deshalb lohnt es sich, ein paar Minuten in Video-Tutorials zu investieren. Zu jedem gängigen Programm findet man auf der jeweiligen Webseite oder auf YouTube kurze Videos, in denen alle Funktionsweisen, Tipps und Tricks der Systeme erklärt werden. So kann man nicht nur motiviert in Online-Meetings starten, sondern auch die gegebenen Möglichkeiten ideal ausnutzen. Im nächsten Meeting glänzt man dann nicht mit einer Stirn voller Angstschweiß, sondern mit den eigenen Präsentations-Skills. 😉

Struktur schaffen.

Schon im Büro ist es eine Herausforderung, seinen Tag klar zu organisieren. Im Homeoffice ist das noch schwieriger, denn viele eigentlich festgelegte Tagesordnungspunkte, wie die tägliche Kaffeepause mit KollegInnen und das gemeinsame Mittagessen in der Kantine, fallen weg. Dann ist es umso wichtiger, sich selbst Strukturen zu schaffen. Das geht z.B. indem man den nächsten Tag bereits am Abend genau plant: Wann erledige ich welche Aufgaben, wann mache ich Pause und was mache ich in meinen Pausen? Für diese Planung ist die MyLUI-App perfekt geeignet, denn mit MyLUI kann man Aufgaben für die nächsten Tage genau einplanen, sich einen Überblick über alle täglichen To-dos verschaffen und ganz einfach neu eingegangenen Aufgaben abfragen. Viele Beschäftigte nutzen mittlerweile außerdem einen Fake-Arbeitsweg. Um den Arbeitsweg zu simulieren, gehen sie vor und nach der Arbeit jeweils eine Runde spazieren. Das ist nicht nur Bewegung an der frischen Luft, sondern hilft auch den Kopf freizubekommen und eine klare Grenze zwischen beruflicher und privater Zeit zu ziehen. Ein weiterer Tipp, um Struktur im Homeoffice zu schaffen, ist die Arbeitszeiterfassung. Der erste Gedanke ist hier oft: “Mein/e Vorgesetzte/r vertraut mir nicht. Er/Sie will mich kontrollieren”. Die eigenen Vorteile an der Arbeitszeiterfassung erkennt man häufig erst auf den zweiten Blick. Vor allem im Homeoffice neigen wir dazu, Überstunden zu machen und auch in unserer Freizeit “nur mal kurz die Mails zu checken”. Das führt dazu, dass die Grenzen zwischen Arbeits- und Berufsleben noch stärker verschwimmen, und erhöht die Gefahr von Überlastungen. Die Arbeitszeiterfassung kann hier Abhilfe leisten, indem die Arbeitszeit genau protokolliert und festgehalten wird, wann die Soll-Stunden des Tages erreicht wurden. Seit dem EuGH-Urteil im Mai 2019 ist die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice außerdem verpflichtend.

Der soziale Aspekt.

Der Verlust des sozialen Kontakts ist einer der größten Einbußen durch das Homeoffice. In Zeiten von Corona können wir die Menschen, die wir innerhalb einer Woche persönlich gesehen haben, oft an einer Hand abzählen. Für viele Menschen sind die KollegInnen mitunter das Wichtigste an ihrer Arbeit. Deshalb gilt: auch wenn es vielleicht erstmal komisch ist, verabredet euch online oder zum Telefonieren. Sich wöchentlich einige Minuten mit dem/der LieblingskollegIn auszutauschen, kann echter Balsam für die Seele sein. Für Gruppen gibt es außerdem tolle Online-Events, wie bspw. ein Online Escape Room, das Online-Spiel Codenames oder auch ein gemeinsamer Online-Kochabend.
Obwohl wir im vergangenen Jahr vieles gelernt haben, bleiben beim Thema Homeoffice dennoch einige Herausforderungen.

Herausforderungen beim Arbeiten von zuhause

Unterlagen im Homeoffice.

Neben dem Kontakt zu KollegInnen und kurzen Absprachen über den Schreibtisch hinweg, fehlt im Homeoffice auch der Zugang zu arbeitsrelevanten Unterlagen. Vor allem in Unternehmen, in denen noch viel mit Dokumenten in Papierform gearbeitet wird, führt das zu Problemen. Hier kann nur die Digitalisierung von relevanten Dokumente Abhilfe schaffen, damit MitarbeiterInnen zuhause und gleichzeitig auf die benötigten Dokumente zugreifen können. Mit jedem geschäftlichen Dokument, das am heimischen PC geöffnet wird, erscheint jedoch eine weitere Herausforderung: die Einhaltung des Datenschutzgesetzes im Homeoffice. Auch zuhause müssen ArbeitnehmerInnen die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO befolgen. Doch nur 16% der ArbeitnehmerInnen haben dahingehend eine Schulung von ihren Arbeitgebern erhalten.2 Wir stellen deshalb ein paar wichtige Punkte im Umgang mit Dokumenten vor:Dokumente in Papierform mit personenbezogenen Daten müssen sicher in einem abschließbaren Schrank verstaut werden.
  • Geräte sowie Dateien müssen mit sicheren Passwörtern versehen werden, sodass kein Dritter Zugriff auf sensible Daten hat.
  • Der Bildschirm darf nicht von anderen einsehbar sein und muss bei Verlassen des Arbeitsplatzes mit einer Sperre versehen werden.
  • Wichtige Dokumente dürfen nicht im Hausmüll entsorgt werden, sondern müssen gesammelt und zu einem späteren Zeitpunkt im Büro fachgerecht vernichtet werden.
Weitere Informationen rund um Datenschutz im Homeoffice sind außerdem hier zusammengefasst.

Stress und Ablenkung durch Kinderbetreuung.

Arbeiten und Kinderbetreuung – das ist schon nacheinander eine Herausforderung. Wenn dies dann noch gleichzeitig stattfinden soll, führt das oft zu Stress. Am besten wäre natürlich, wenn Schulen, Kindergärten und Kitas bald wieder öffnen und geöffnet bleiben. Allerdings haben wir im vergangenen Jahr lernen müssen, dass das Corona-Geschehen unvorhersehbar ist und wir uns darauf nicht verlassen sollten. Einen festen Zeitplan zu erstellen, in dem man sowohl Arbeit als auch Kinder und Familie vereinen kann ist hier das A und O. Weitere Tipps, wie man mit dieser Doppelbelastung umgehen kann, findest du hier.

Führung aus dem Homeoffice.

Für Führungskräfte zählen Mitarbeitergespräche, Kündigungen und die Einstellung neuer MitarbeiterInnen zum Tagesgeschäft. Jedoch stehen auch für etwas ernstere Mitarbeitergespräche oder schwierige Kündigungsgespräche oft nur die unpersönlicheren Online-Konferenz zur Verfügung. Das macht diese Gespräche noch unangenehmer. Und wie integriert man neue MitarbeiterInnen auf fachlicher, organisatorischer und sozialer Ebene in ein Team, das sich nur über Kamera sieht? In entsprechenden Seminaren werden Führungskräfte auf diese Probleme vorbereitet, z.B. von der Haufe-Akademie (unbeauftragte Werbung).

Das Arbeiten aus dem Homeoffice stellt uns vor viele Herausforderungen. Wir haben gelernt mit einigen umzugehen, andere bleiben problematisch.
Dabei sollten wir uns aber jederzeit bewusst sein, dass die aktuelle Lage – auch wenn sie schon über ein Jahr andauert – eine Ausnahmesituation ist. Nicht nur das Arbeiten aus dem Homeoffice, sondern auch die fehlenden sozialen Kontakte, der ausbleibende Urlaub und die ständige Sorge gehen nicht spurlos an uns vorbei. Deshalb können wir nicht erwarten, durchgängig auf dem gleichen Leistungsniveau weiter zu funktionieren. Wichtig ist und bleibt eine wohlwollende, gutmütige Haltung sich selbst und anderen gegenüber. So schaffen wir auch die letzten Monate in der Corona-Pandemie. 💪

1 Hans Böckler Stiftung (2021). Erhebungszeitraum: April 2020, Juni 2020, November 2020. Januar 2021.

2 Uni Konstanz (2020). Erhebungszeitraum: März 2020 bis Oktober 2020.