Der Aufgabenmanager in der Hosentasche. Tipps für deine To-do-App.

Warum Post-it, Notizzettel und Co. der Vergangenheit angehören sollten, haben wir dir bereits in unserem letzten Blog gezeigt. Beim optimalen Aufgaben- und Terminmanagement geht es aber nicht nur darum, wo du deine To-dos speicherst, auch das “Wie” spielt hier eine große Rolle.

Damit du noch effektiver, produktiver und erfolgreich mit deinem neuen Begleiter arbeiten kannst, haben wir ein paar Tipps für eine bessere Aufgabenliste gesammelt.

Tipp Nr. 1 – Aufschreiben ist das halbe Leben.

Ein altes Sprichwort sagt “Was man nicht im Kopf hat, hat man in den Beinen”. Im Fall von Aufgaben- und Terminmanagement trifft das aber nicht zu. Denn ist eine Aufgabe mal aus dem Kopf, ist sie meist für längere Zeit oder sogar für immer verschwunden. Deshalb: Halte all deine Aufgaben, Termine und Ideen schriftlich fest. Erstelle dir beispielsweise eine Aufgabe mit der Aufgabenart “Idee”, wenn du spontane Einfälle festhalten möchtest. So kannst du sichergehen, dass du auch definitiv nichts vergisst.

Tipp Nr. 2 – Das Verb beginnt.

Auch das “Wie” spielt beim Aufgabenmanagement eine große Rolle – besonders beim Aufgabentitel. Beginne den Titel einer Aufgabe deshalb immer mit einem Verb. Statt “Kostenaufstellung Projekt XY versenden.” solltest du schreiben “Versende Kostenaufstellung Projekt XY”. Denn so kannst du dir viel schneller einen Überblick über deine Aufgaben verschaffen.

Tipp Nr. 3 – Unterteilen.

Komplexe Aufgaben bspw. größere Projekte solltest du in kleinere Aufgaben unterteilen. Das bringt dir mehrere Vorteile. Einerseits hat man bei großen Projekten meist mehrere kleinere Aufgaben, die zu erledigen sind. Teilst du eine große Aufgabe von vorneherein auf, hast du einen besseren Überblick, welche Teilschritte erledigt werden müssen. Andererseits kannst du dir kleinere Aufgabe besser in deine Arbeitszeit einteilen und sie ggf. sogar auf mehrere Tage verteilen. Und auch für die Motivation ist diese Methode besser, denn statt am Ende des Projekts eine einzige Aufgabe auf “Erledigt” zu setzen, kannst du viele kleine Aufgaben immer wieder abhaken. Das motiviert zur Weiterarbeit.

Tipp Nr. 4 – Aufgaben statt Ziele.

“Lob von der Chefin bekommen.” – steht diese Aufgabe in deiner To-do-Liste, dann hast du einen elementaren Fehler begangen. Denn das ist keine Aufgabe, es ist ein Ziel und Ziele sollten in einer Aufgabenliste nicht notiert werden. Denn wie der Name “To-do-Liste“ schon sagt, geht es hier um Dinge, die man tun muss und tun kann. Ein Lob von der Chefin/dem Chef kannst du nicht selbst tun, du musst es von ihr/ihm bekommen. Formuliere deshalb nur Aufgaben und keine Ziele. Du kannst jedoch den Weg zum Ziel als Aufgabe formulieren. Wir zeigen es dir am Beispiel, denn hier könnten drei Aufgaben zu deinem Ziel führen: “Bearbeitung Projekt” > “Gestaltung ansprechende Projekt-Präsentation” > “Üben Präsentation” könntest du als Aufgaben in deine Liste aufnehmen. Denn gestaltest du eine Präsentation eines Projekts, die die KundInnen und deine Chefin/deinen Chef überzeugen, erhältst du womöglich auch ein Lob von ihr/ihm.

Tipp Nr. 5 – Beachte, was möglich ist.

Ähnlich zu unserem vorhergehenden Tipp, solltest du auch umsetzbare Aufgaben formulieren. Achte darauf, dass die Aufgabe für dich und mit den Mitteln, die dir zur Verfügung stehen, umsetzbar ist. Nicht jede Aufgabe ist alleine ausführbar. Ist das der Fall, solltest du die Aufgabe entweder so verändern, dass du sie alleine bewältigen kannst, oder KollegInnen zur Hilfe heranziehen. Wahrscheinlich kannst du kein gesamtes Projekt an einem Tag planen, deshalb bitte deine KollegInnen um Hilfe, beispielsweise indem du ihm/ihr eine Aufgabe schickst, oder terminiere die Fälligkeit auf einen späteren Zeitpunkt, sodass du genügend Zeit zur Bearbeitung und Planung hast.

Tipp Nr. 6 – Aufwand und Zeit einschätzen.

Nutze die Fälligkeitsangabe auch, um Zeit und Aufwand deiner Aufgaben einzuschätzen. Du kannst nicht bei jeder Aufgabe genau wissen, wie lange diese dauern wird, dennoch solltest du eine ungefähre Planung vornehmen und die benötigte Zeit schätzen. So kannst du einschätzen, was du an einem Tag schaffen kannst. Wichtig dabei ist außerdem, dass du nicht jede Minute deiner Arbeitszeit verplanst. Es kann immer etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommen oder eine Aufgabe länger als geplant dauern, deshalb lasse mindestens 20% deiner Arbeitszeit ungeplant. So ist auch die Wahrscheinlichkeit höher, dass du am Ende des Arbeitstages alle Aufgaben erledigen kannst, die du dir vorgenommen hast. Solltest du Zeit übrighaben, kannst du immer noch andere Aufgaben in deine Liste aufnehmen – oder auch einfach mal früher Feierabend machen. 😉

Tipp Nr. 7 – Planung ist alles.

Am Morgen müde an den Schreibtisch stolpern und erstmal die Aufgaben sortieren – so solltest du den Tag nicht starten. Bereite bereits am Abend deine To-do-Liste für den nächsten Tag vor. So kannst du am Morgen direkt mit der Arbeit beginnen und effektiv eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten.

Tipp Nr. 8 – Geheimtipp von Steffen.

Zum Schluss haben wir noch einen ganz persönlichen Geheimtipp von unserem Gründer und Geschäftsführer Steffen, wie du Aufgaben, die für eine Besprechung relevant sind, optimal organisieren kannst. Erstelle dir eine Aufgabenart für deine Besprechungen und nutze diese, um zugehörige Aufgaben abzuspeichern. Steht beispielsweise eine Besprechung mit dem Marketing-Team an, dann speichere entsprechende Ideen, Aufgaben und Termine unter einer Aufgabenart wie “Besprechung – Marketing” ab. Am besten terminierst du diese Aufgaben auch auf den Tag und die Uhrzeit, zu der die Besprechung angesetzt ist. In der Besprechung siehst du dann mit einem Blick in deine MyLUI-App, welche Themen besprochen werden müssen.

Aufgaben- und Terminmanagement nimmt bei den meisten Menschen einen großen Platz im Arbeitsalltag ein, denn es ist das A und O eines produktiven Arbeitstags. Mit To-do-Apps wie MyLUI hast du einen Begleiter, der dich bei dieser wichtigen Aufgabe unterstützt.
Lass dich von MyLUI – deinem digitalen Begleiter – überzeugen. Eine Version für Android findest du hier und für Apple hier.
Probiere es einfach aus! 😊

P.S.: Die eigene Aufgabenorganisation umzustellen ist für einige bestimmt ein großer Schritt. Das neue Jahr ist zwar schon da, für Vorsätze ist es aber nie zu spät. Warum nimmst du dir diese Aufgabe also nicht als Vorsatz für 2022? 😉

Der Aufgabenmanager in der Hosentasche. Die Vorteile von To-do-Apps.

Ein Berg von bunten Post-its, Papierschnipsel mit Notizen und ein Notizbuch, das mit Ausrufezeichen übersät ist. Die ein oder andere Situation haben wir vielleicht auch schon einmal auf unserem eigenen Schreibtisch vorgefunden. Organisation mit Hilfe von Post-it und Co. ist nichts neues, aber auch nicht wirklich effektiv. Für das richtige Aufgaben- und Terminmanagement kannst du auf Zettel und Stift verzichten. Was du dafür brauchst? Dein Smartphone oder Tablet.
Unsere Lösung für Zettel- und Aufgabenchaos sind To-do-Apps – genauer gesagt MyLUI.

In diesem Blogbeitrag erklären wir dir, welche Vorteile To-do-Apps wie MyLUI bei deiner täglichen Organisation haben.

Die Pros einer To-do-App.

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Der erste Vorteil einer To-do-App liegt eigentlich auf der Hand – besser gesagt, er steckt in der Hosentasche. Installiert man eine entsprechende App auf dem Smartphone, hat man seine Aufgaben immer und überall dabei. Da die wenigsten von uns das Haus noch ohne Handy verlassen, haben wir unsere To-dos jederzeit in unserer Tasche. Dadurch können bestehende Aufgaben immer und überall verwaltet und neue To-dos hinzufügt werden.

Damit kommen wir auch schon zum nächsten Pluspunkt: Ein heruntergefallener Post-it landet gerne mal im Papiermüll. Sind die Aufgaben nicht zusätzlich noch in unserem Kopf 

gespeichert, ist die Aufgabe damit verloren. Frei nach dem Motto “aus den Augen aus dem Sinn”, war es das dann mit diesem To-do. Werden alle To-dos jedoch auf unserem Smartphone gespeichert, so ist das Verlustrisiko bedeutend geringer.  

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Des Weiteren bieten To-do-Apps wie MyLUI eine deutlich umfangreichere Aufgabenbeschreibung als Notizzettel und Co. So kann nicht nur die Fälligkeit der Aufgabe terminiert, sondern auch eine Aufgabenart festlegt, Notizen zur Aufgabe hinzugefügt und sogar wichtige Informationen wie Bilder, Videos oder Dateien ergänzend gespeichert werden. Es werden alle Informationen, die zur Bearbeitung benötigt werden, automatisch in der entsprechenden Aufgabe gesammelt. Das erleichtert nicht nur die Bearbeitung der Aufgaben, sondern steigert auch die tägliche Produktivität und spart Zeit.

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Und die eben erwähnten Fälligkeit bringt noch mehr Vorteile. Denn hierdurch werden Aufgaben automatisch sortiert und priorisiert – nach Datum und Uhrzeit. So kann man in MyLUI auf einen Blick sehen, welche Aufgaben und Termine heute, morgen oder in den nächsten Tagen anstehen. Außerdem werden To-dos, die direkt am Morgen erledigt werden müssen, automatisch weiter oben in der To-do-Liste angezeigt. Ist eine Aufgabe erst am Abend fällig, so wird diese auch erst am Ende der täglichen Aufgabenübersicht angezeigt. Auch überfällige und neue Aufgaben werden in MyLUI nach Fälligkeitsdatum sortiert. Sollte es also mal vorkommen, dass Aufgaben nicht erledigt wurden, können auch diese überfälligen Aufgaben von “oben nach unten” abgearbeitet werden.

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Eine Aufgabe neu terminieren, verschieben oder doch noch komplett von der To-do-Liste löschen? Das führt auf einer normalen To-do-Liste häufig zu wildem Gekritzel, Durchstreichen oder dazu, dass die Liste neu geschrieben werden muss. Mit einer To-do-App gehört aber auch das der Vergangenheit an. Denn Aufgaben und Termine können darin mit einem einzigen Klick oder Sprachbefehl verschoben oder gelöscht werden.

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Eine weitere Chance der Smartphone-To-dos bietet die Möglichkeit der Anbindung von externen Systemen. Denn so findet man alle Aufgaben und Termine auf einen Blick. Aktuell ist in MyLUI beispielsweise eine Anbindung an Microsoft 365 und das ZMI – InfoCenter möglich. Durch die automatische Aktualisierung und Synchronisierung der Systeme kann man seine privaten und geschäftlichen To-dos auf einem Blick in einer App einsehen und verwalten.
Durch die Filterung nach Arbeitsbereichen können dennoch getrennte Listen angezeigt werden. Sodass man beispielsweise im Büro nur geschäftliche Aufgaben sieht, während diese wiederum im Feierabend ausgeblendet werden. So hat man alles in einem, aber doch irgendwie getrennt.

Darüber hinaus erleichtern Anbindungen die Zusammenarbeit im Team. So können alle Aufgaben über MyLUI mit den ArbeitskollegInnen geteilt, ihnen neue Aufgaben zugewiesen, terminiert und mit Hilfe der Notizen genauste Anweisungen oder Hinweise zur Bearbeitung gegeben werden. So spart man sich ganz einfach den Post-it auf dem Schreibtisch des Kollegen/der Kollegin.

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Einen Notizzettel während der Autofahrt schreiben – das geht natürlich nicht. Mit Hilfe von MyLUI schon. Durch die integrierte Sprachsteuerung können Aufgaben und Termine nämlich auch per Sprache angelegt werden. Und nicht nur das – bereits erstellte To-dos können bearbeitet, verwaltet oder auch an KollegInnen weitergeleitet werden. Arbeiten und Aufgabenmanagement im Auto, das geht mit MyLUI!

Einige Argumente für die To-do-App auf deinem Smartphone haben wir dir nun geliefert. Konnten wir dich damit überzeugen?
Wenn nicht, dann probiere es doch einfach aus! Lass dich von MyLUI überzeugen und lade dir die App für Android oder iOS herunter.
Du wirst sehen: MyLUI macht deinen (Arbeits-)Alltag effektiver, produktiver und erfolgreicher. 😉

Work-Life-Balance & New Work – Wie passt das zusammen?

New Work steht für flexibles Arbeiten, unabhängig von Zeit und Ort – auch von zuhause oder aus dem Urlaub. Wie passt das mit einer gesunden Work-Life-Balance zusammen? Wir erklären, wo sich New Work und Work-Life-Balance gegenseitig unterstützen, wo Herausforderungen liegen und wie man mit diesen umgehen kann.  

Work-Life-Balance

Der Begriff Work-Life-Balance (WLB) beschreibt einen Zustand, bei dem Berufs- und Privatleben miteinander in Einklang stehen. Das bedeutet, weder Berufs- noch Privatleben nimmt übermäßig viel Platz ein und behindert oder verdrängt den jeweils anderen Part. Dass eine gesunde WLB wichtig ist, ist mittlerweile unumstritten. Denn zu lange Arbeitszeiten und zu wenig Erholung können drastische gesundheitliche Folgen haben, wie bspw. Burnout, Depression, Angststörungen, chronische Müdigkeit oder Herz-Kreislauferkrankungen. So hat sich beispielsweise die Anzahl der Arbeitsunfähigkeitstage aufgrund von Burnout-Erkrankungen in den vergangen zehn Jahren nahezu verdoppelt.1 Für Betroffene und deren Angehörige bedeutet das v.a. eine Menge körperliches und psychisches Leid. Daneben kann sich eine unausgeglichene WLB durch Arbeitsausfälle und verringerte Arbeitsleistung aber auch in wirtschaftliche Einbußen für Unternehmen auswirken. 

Was also tun, um eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern?

Eine naheliegende Maßnahme, um für eine ausgeglichene Work-Life-Balance zu sorgen, ist die strikte Trennung von Arbeits- und Freizeit: Nach 17:00 Uhr werden keine Meetings angesetzt, keine Telefonate mehr entgegengenommen und auch keine Mails mehr gelesen. Auch zusätzliche Maßnahmen wie unterschiedliche Smartphones und Laptops für die private und geschäftliche Nutzung oder Anreize für MitarbeiterInnen, um Urlaubstage zu nehmen finden bereits Verwendung, um den “Work-Part” einzudämmen und mehr Raum für den “Life-Part” zu schaffen. 

Im Gegensatz zu dieser strikten Trennung, führt New Work jedoch zu einer Vermischung von Arbeits- und Privatleben. Flexibles Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort. Am Strand Mails checken, zwischen beruflichen Telefonaten eine Runde Tennis spielen und an Meetings online aus dem Urlaub teilnehmen – in der New Work-Philosophie ist das alles kein Problem. Aber wie passt das mit einer gesunden Work-Life-Balance zusammen? 

Wie New Work & Work-Life-Balance zusammengreifen

Tatsächlich passen eine gesunde WLB und die New Work-Philosophie in vielen Hinsichten sehr gut zusammen. New Work und das damit einhergehende flexible Arbeiten bieten viele Chancen, um Privat- und Berufsleben besser vereinen zu können. So vereinfacht die flexible Arbeitszeitgestaltung für Eltern beispielsweise die Kinderbetreuung, wenn beide Elternteile Arbeitszeiten flexibel an die Öffnungszeiten von Kinderbetreuungsangeboten und dem jeweils anderen Elternteil anpassen können.
Auch die Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsortes bringt einige entscheidende Vorteile mit sich. So bietet etwa die Möglichkeit zum Homeoffice für viele Berufstätige eine Menge Vorteile. Gerade Pendler können sich täglich bis zu zwei Stunden Zeit sparen, wenn sie aus dem Homeoffice arbeiten. Das ist Zeit, die sie dann wiederum mit Familie, Freunden und anderen Freizeitaktivitäten verbringen können. Aber auch für Nicht-Pendler haben flexible Arbeitsorte einige Vorzüge. Muss man freitags bis 17:00 Uhr und montags ab 08:00 Uhr im Büro sein, lohnt sich beispielsweise ein Wochenend-Trip kaum. Kann man geschäftliche Aufgaben allerdings auch in der Bahn erledigen oder den Feierabend am Freitag vorziehen und die Arbeitszeit am Montag später beginnen, dann sieht das mit dem Wochenend-Trip schon wieder ganz anders aus.
Entsprechende Statistiken bestätigen die genannten Vorteile. So gaben die meisten Befragten im Jahr 2020 an, dass sie durch das Homeoffice mehr Zeit gewinnen, weil der Weg zur Arbeit entfällt, ihnen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie einfacher fällt und sie ihre Arbeitszeit flexibler gestalten und auf ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können.2
Diese Beispiele zeigen, dass es viele Wege gibt, wie die New Work-Philosophie eine gesunde WLB unterstützt, indem die Flexibilität der neuen Art des Arbeitens eine Balance zwischen Beruf und Freizeit vereinfacht.

New Work & Work-Life-Balance - Herausforderungen und Lösungen

Neben den vielen Vorteilen, die New Work für die Work-Life-Balance mit sich bringt, gibt es auch einige Herausforderungen. Denn das Verschwimmen der Grenzen zwischen Arbeits- und Berufsleben, das auch als Work-Life-Blending bezeichnet wird, kann Probleme für Unternehmen und ArbeitnehmerInnen mit sich bringen.

1.

Zeiträume der (digitalen) Begegnung

Flexible Arbeitszeiten sind toll – Begegnungen aber auch. Wenn sich Beschäftigte ihre Arbeitsstunden flexibel auf den Tag verteilen, führt das oft dazu, dass sich KollegInnen verpassen und damit weniger Möglichkeiten für berufliche Absprachen und persönliche Kontakte bleibt. Gerade auf der sozialen Ebene sind die kleinen Begegnungen an der Kaffeemaschine oder dem Drucker enorm wichtig. Dort werden Beziehungen aufgebaut, gefragt wie es dem Gegenüber wirklich geht und auch mal persönliche Belange besprochen. Auch die gemeinsamen Pausen, in denen man sich als Team treffen und über Probleme und Erfolge sprechen kann, fallen weg. Damit fehlt für MitarbeiterInnen und Vorgesetzte auch häufig die Möglichkeit, einen kurzen Einblick in die aktuelle Stimmung des Teams zu erlangen. 

Lösung: 

Um sicherzustellen, dass genügend Zeit für Absprachen, Besprechungen und persönliche Begegnungen bleibt, helfen regelmäßige Jour Fix-Termine. Bei diesen Terminen sollte genügend Zeit eingeplant werden, um neben geschäftlichen und organisatorischen Themen, auch das Arbeitsklima und soziale Belange zu thematisieren. Außerdem macht es Sinn, regelmäßige in-person Meetings zu planen und auch hier Zeit zum Austausch und zum Knüpfen von Beziehungen zur Verfügung stellen.

2.

Wann darf ich Nachrichten/Aufgaben schreiben?

Gerade Nachteulen, die am liebsten spät abends arbeiten bringt das zeitlich flexible Arbeiten oft in die Bredouille: Darf ich meiner Kollegin nach 20:00 Uhr noch eine Mail schreiben oder eine Aufgabe schicken? Wenn ich die Nachricht oder Aufgabe verschicke, könnte ich meine/n Kollegen/-in stören und übertrage ihm/ihr eine Bürde. Wenn ich die Nachricht/Aufgabe nicht verschicke, trage ich die Bürde selbst, da ich an das Versenden der Nachricht/Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt denken muss.

Lösung:

Damit asynchrones Arbeiten überhaupt gelingt, sind smarte Arbeitstools, wie bspw. das ZMI – InfoCenter oder das Asana Aufgabentool notwendig. Mit diesen Systemen können Aufgaben und Nachrichten organisiert werden und Verantwortlichkeiten und Status transparent abgebildet werden. Das ermöglicht eine strukturierte und effiziente Zusammenarbeit, auch asynchron. ArbeitnehmerInnen nutzen dieses Tool nur während ihrer Arbeitszeit und erhalten während der Freizeit keinerlei Benachrichtigungen. So können auch zu später oder früher Stunde Aufgaben und Nachrichten ohne schlechtes Gewissen verschickt werden.

Das richtige Arbeitstool muss außerdem mit einer unternehmensweiten Kommunikationsetikette verbunden werden. Dazu gehören fest besprochene Erwartungen bezüglich der Erreichbarkeit bzw. der Responsivität des Empfängers und eine genaue Aufgabenstellung des Absenders. Der/die Absendende sollte die Aufgabe möglichst konkret und v.a. terminiert stellen, am besten nach der SMART-Methode. Die Aufgabe mit einer Fälligkeit zu versehen, ermöglicht dem/-r Empfangenden die zeitliche Organisation seiner/ihrer Aufgaben. Für sehr eilige Belange sollte ein anderer Kommunikationsweg festgelegt werden, wie bspw. ein Telefonat oder eine Kurznachricht über einen anderen Kanal. Außerdem kann man sich darauf einigen, bei Aufgaben auf marginale Kommunikationsteile zu verzichten, wie etwa Begrüßung, Anrede und Abschlussfloskel. So legt man nicht nur den Fokus auf den Inhalt der Aufgabe, sondern spart gleichzeitig auch etwas Zeit. Selbstverständlich müssen Nachrichten trotzdem respektvoll und freundlich formuliert werden. Derartige Kommunikationsregeln sollten jedoch unbedingt vorher als Kommunikationsetikette mit dem gesamten Team besprochen werden.

3.

Wie schütze ich mich und meine MitarbeiterInnen vor übermäßigen Überstunden und Überlastungen?

Gerade wenn man zum Arbeiten nicht im Büro sein muss, sondern dies auch zuhause am Esstisch, im Urlaub oder spätabends tun kann, sind schnell viele Überstunden aufgebaut. Steht dann auch noch ein wichtiges Projekt an, werden persönliche Grenzen oft überschritten und mehr Stunden geleistet – teilweise auch ohne diese zu protokollieren. Das führt langfristig nicht nur zu Überlastungen und erhöhter Erkrankungsgefahr, sondern ist dazu auch nicht fair. Denn wer arbeitet, muss für seine Leistung entlohnt werden. Außerdem ist das Nichtprotokollieren von Arbeitsstunden auch für Unternehmen nicht gewinnbringend. Denn wenn der Mehraufwand für ein Projekt nicht protokolliert wird, bleibt die Abschätzung des Arbeitsaufwands auch beim nächsten ähnlichen Projekt fehlerhaft und bringt damit nicht nur Beschäftigte ins Straucheln, sondern das gesamte Unternehmen, beispielsweise wenn mögliche Folgeaufträge nicht rechtzeitig begonnen werden können.

Lösung: 

Personal- und Auftragszeiterfassung können hier Abhilfe leisten. Entgegen vieler erster Eindrücke geht es bei der Personalzeiterfassung nicht um Kontrolle der Mitarbeitenden. In erster Linie bietet die Erfassung der Arbeitsstunden eine Orientierung für den/die ArbeitnehmerIn selbst und hilft dabei, die eigenen Grenzen wahrzunehmen und zu respektieren. Außerdem schafft die Zeiterfassung gegenseitige Transparenz, Respekt und Gerechtigkeit. Wer weiß, wann KollegInnen und MitarbeiterInnen arbeiten und wann nicht, kann deren Freizeit respektieren und schützen. Und wer weiß, wann MitarbeiterInnen eine große Zahl an Überstunden aufgebaut haben, kann diese daran erinnern, sich auch mal Freizeit und Urlaub einzuräumen. Die Auftragszeiterfassung kann des Weiteren dabei unterstützen, Arbeitsaufwände richtig einzuschätzen, indem Abweichungen vom geschätzten Arbeitsaufwand sichtbar gemacht und zukünftige Einschätzungen darauf basierend optimiert werden können.

4.

Wie kann ich in meiner Freizeit wirklich abschalten?

Die Fähigkeit, in der Freizeit wirklich abzuschalten, wird mit dem Verschwimmen von Berufs-und Privatleben in der New Work-Philosophie zu einem echten Supertalent.
Gerade wenn äußere Faktoren, wie Ort oder Zeit nicht mehr ausschließlich mit Freizeit oder Arbeitszeit verbunden werden, kann es noch schwerer fallen nach der Arbeitszeit wirklich zur Ruhe zu kommen. Um 16:00 Uhr den Laptop auf dem heimischen Esszimmertisch zu schließen ist nicht das gleiche wie den Arbeitsplatz im Büro zu verlassen, den KollegInnen “Tschüss” zu sagen und 20 Minuten nach Hause zu fahren. Der Wechsel zwischen Arbeits- und Privatleben findet immer weniger im Außen statt, sondern nur noch in unserem Kopf. Wirklich abzuschalten fällt da besonders schwer, gerade wenn es aktuell beruflich heiß her geht und wir auch persönlich stark eingebunden sind. Noch schwieriger fällt das, wenn auch in der Freizeit geschäftliche Nachrichten, Aufgaben und Anrufe eintrudeln.

Lösung: 

Deshalb ist es jetzt wichtiger denn je digitale Grenzen zu ziehen. Wir brauchen Tools die es uns ermöglichen eine Trennung zwischen Beruf und Arbeit zu schaffen, sodass wir nach Feierabend nicht mehr mit beruflichen Reizen konfrontiert werden und auch während der Arbeit ungestört berufliche Aufgaben erledigen können. Um uns langfristig vor Überlastungen zu schützen, ist Erholung das A und O – wie man sich diese im Arbeitsalltag am besten holt, haben wir bereits in einem Blog-Beitrag zusammengefasst. Du findest ihn hier.

Was ist nun das Fazit zu New Work und Work-Life-Balance? Passt das zusammen?
Ja, die New Work-Philosophie bietet viele Möglichkeiten und Wege, um das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit aufrecht zu erhalten und zu fördern. Gleichzeitig bringt sie aber auch Herausforderungen mit sich, derer wir uns bewusst sein und gegen die wir uns wappnen müssen. Die gute Nachricht: Für all diese Herausforderungen gibt es bereits adäquate Lösungen, die uns den Umgang mit diesen Stolpersteinen erleichtern – z.B. MyLUI. Denn mit MyLUI kannst du beispielsweise deine Aufgaben nach Arbeitsbereichen filtern, sodass du während der Arbeitszeit nur berufliche To-dos und in deiner Freizeit nur private Aufgaben siehst. Bindest du ein Zeiterfassungssystem an, kannst du einfacher denn je Arbeitszeiten buchen. So wissen deine KollegInnen dann ganz genau, ob du arbeitest und somit erreichbar bist oder im Feierabend und nicht mehr gestört werden möchtest. Damit steht einer ausgeglichenen Work-Life-Balance gepaart mit flexiblem und angepasstem Arbeiten nach New Work nichts mehr im Wege.

1 Meyer, M., Wiegand, S., & Schenkel, A. (2020). Krankheitsbedingte Fehlzeiten in der deutschen Wirtschaft im Jahr 2019. Springer. https://www.wido.de/fileadmin/Dateien/Dokumente/Publikationen_Produkte/Buchreihen/Fehlzeitenreport/wido_pra_fzr_2020_krankheitsbedingte_fehlzeiten.pdf

2 DAK Gesundheit (2020). Digitalisierung und Homeoffice in der Corona-Krise. https://www.dak.de/dak/download/folien-2295280.pdf

1 Jahr später – ein Fazit zum Arbeiten aus dem Homeoffice

Fazit nach einem Jahr Homeoffice

Seit gut einem Jahr sind viele von uns im Homeoffice. Während vor der Corona-Pandemie nur circa vier Prozent der Beschäftigten in Deutschland im Homeoffice arbeiteten, wurden es mit Beginn der Pandemie schlagartig mehr. Unternehmen mussten handeln und viele von uns wechselten von ihrem normalen Büroalltag zum Arbeiten von zuhause. Zu Beginn des Jahres waren dann bereits ungefähr ein Viertel aller Beschäftigten in Deutschland im Homeoffice.1
Was haben wir in diesem vergangenen Jahr gelernt? Wie können wir das meiste aus der Arbeit von zuhause herausholen und welche Herausforderungen beschäftigen uns auch heute noch? All das klären wir jetzt.

5 Learnings aus einem Jahr Homeoffice

Ohne Moos nix los.

Es gibt wohl kaum etwas Nervigeres als eine schlechte Internetverbindung während Online-Meetings oder langen Ladezeiten beim Öffnen von digitalen Dokumenten. Denn damit wird das Arbeiten von zuhause zu einer echten Zerreißprobe für die Nerven. Gerade wenn der/die Partner/in und Kinder ebenfalls zuhause arbeiten oder lernen, kann es mit der Verbindung gerne mal knapp werden. Deshalb lohnt es sich, den Tarif beim Internetanbieter um ein paar Megabit aufzustocken und damit ein reibungsloses Arbeiten und ein friedliches Zusammenleben zu ermöglichen.

Where the magic happens.

Oft unterschätzen wir den Einfluss der Umgebung auf unsere Stimmung und Motivation. Während ein gut organisierter Arbeitsplatz motiviert, kann eine unstrukturierte Umgebung das Arbeiten geradezu unmöglich machen. Deshalb ist es sinnvoll, auch zuhause in einen einladenden, organisierten Arbeitsplatz zu investieren.
Das sind einige wichtige Punkte bei der Einrichtung des eigenen Arbeitsplatzes:

  • Schreibtisch, wenn möglich vom restlichen Wohnraum abtrennen.
    Ideal ist hier ein eigener Raum. Wenn das nicht möglich ist, können z.B. Regale oder Pflanzen eine gewisse Abgrenzung ermöglichen.
  • Ergonomische und konzentrationsfördernde Gestaltung des Arbeitsplatzes. Beispielsweise durch höhenverstellbare Laptophalter, die eine aufrechte Oberkörperhaltung sowie das Arbeiten im Stehen ermöglichen und durch einen bequemen Schreibtischstuhl.
  • Zusätzliche Monitore einsetzen. Das Mehr an digitalem Arbeitsplatz erleichtert alle Arbeitsschritte, bei denen mehrere Dokumente oder mehrere Systeme benötigt werden.

Man lernt nie aus.

Durch die Umstellung auf das Homeoffice wurden wir mit vielen neuen Medien konfrontiert. Skype, Zoom oder Microsoft Teams sind nur einige der vielen Möglichkeiten Meetings online abzuhalten. Da es oft keine Anleitung oder Einweisung für diese Online-Meetings gab, ist es kein Wunder, dass man sich in den ersten Meetings eher wie ein Elefant im Porzellanladen fühlt. Deshalb lohnt es sich, ein paar Minuten in Video-Tutorials zu investieren. Zu jedem gängigen Programm findet man auf der jeweiligen Webseite oder auf YouTube kurze Videos, in denen alle Funktionsweisen, Tipps und Tricks der Systeme erklärt werden. So kann man nicht nur motiviert in Online-Meetings starten, sondern auch die gegebenen Möglichkeiten ideal ausnutzen. Im nächsten Meeting glänzt man dann nicht mit einer Stirn voller Angstschweiß, sondern mit den eigenen Präsentations-Skills. 😉

Struktur schaffen.

Schon im Büro ist es eine Herausforderung, seinen Tag klar zu organisieren. Im Homeoffice ist das noch schwieriger, denn viele eigentlich festgelegte Tagesordnungspunkte, wie die tägliche Kaffeepause mit KollegInnen und das gemeinsame Mittagessen in der Kantine, fallen weg. Dann ist es umso wichtiger, sich selbst Strukturen zu schaffen. Das geht z.B. indem man den nächsten Tag bereits am Abend genau plant: Wann erledige ich welche Aufgaben, wann mache ich Pause und was mache ich in meinen Pausen? Für diese Planung ist die MyLUI-App perfekt geeignet, denn mit MyLUI kann man Aufgaben für die nächsten Tage genau einplanen, sich einen Überblick über alle täglichen To-dos verschaffen und ganz einfach neu eingegangenen Aufgaben abfragen. Viele Beschäftigte nutzen mittlerweile außerdem einen Fake-Arbeitsweg. Um den Arbeitsweg zu simulieren, gehen sie vor und nach der Arbeit jeweils eine Runde spazieren. Das ist nicht nur Bewegung an der frischen Luft, sondern hilft auch den Kopf freizubekommen und eine klare Grenze zwischen beruflicher und privater Zeit zu ziehen. Ein weiterer Tipp, um Struktur im Homeoffice zu schaffen, ist die Arbeitszeiterfassung. Der erste Gedanke ist hier oft: “Mein/e Vorgesetzte/r vertraut mir nicht. Er/Sie will mich kontrollieren”. Die eigenen Vorteile an der Arbeitszeiterfassung erkennt man häufig erst auf den zweiten Blick. Vor allem im Homeoffice neigen wir dazu, Überstunden zu machen und auch in unserer Freizeit “nur mal kurz die Mails zu checken”. Das führt dazu, dass die Grenzen zwischen Arbeits- und Berufsleben noch stärker verschwimmen, und erhöht die Gefahr von Überlastungen. Die Arbeitszeiterfassung kann hier Abhilfe leisten, indem die Arbeitszeit genau protokolliert und festgehalten wird, wann die Soll-Stunden des Tages erreicht wurden. Seit dem EuGH-Urteil im Mai 2019 ist die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice außerdem verpflichtend.

Der soziale Aspekt.

Der Verlust des sozialen Kontakts ist einer der größten Einbußen durch das Homeoffice. In Zeiten von Corona können wir die Menschen, die wir innerhalb einer Woche persönlich gesehen haben, oft an einer Hand abzählen. Für viele Menschen sind die KollegInnen mitunter das Wichtigste an ihrer Arbeit. Deshalb gilt: auch wenn es vielleicht erstmal komisch ist, verabredet euch online oder zum Telefonieren. Sich wöchentlich einige Minuten mit dem/der LieblingskollegIn auszutauschen, kann echter Balsam für die Seele sein. Für Gruppen gibt es außerdem tolle Online-Events, wie bspw. ein Online Escape Room, das Online-Spiel Codenames oder auch ein gemeinsamer Online-Kochabend.
Obwohl wir im vergangenen Jahr vieles gelernt haben, bleiben beim Thema Homeoffice dennoch einige Herausforderungen.

Herausforderungen beim Arbeiten von zuhause

Unterlagen im Homeoffice.

Neben dem Kontakt zu KollegInnen und kurzen Absprachen über den Schreibtisch hinweg, fehlt im Homeoffice auch der Zugang zu arbeitsrelevanten Unterlagen. Vor allem in Unternehmen, in denen noch viel mit Dokumenten in Papierform gearbeitet wird, führt das zu Problemen. Hier kann nur die Digitalisierung von relevanten Dokumente Abhilfe schaffen, damit MitarbeiterInnen zuhause und gleichzeitig auf die benötigten Dokumente zugreifen können. Mit jedem geschäftlichen Dokument, das am heimischen PC geöffnet wird, erscheint jedoch eine weitere Herausforderung: die Einhaltung des Datenschutzgesetzes im Homeoffice. Auch zuhause müssen ArbeitnehmerInnen die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO befolgen. Doch nur 16% der ArbeitnehmerInnen haben dahingehend eine Schulung von ihren Arbeitgebern erhalten.2 Wir stellen deshalb ein paar wichtige Punkte im Umgang mit Dokumenten vor:Dokumente in Papierform mit personenbezogenen Daten müssen sicher in einem abschließbaren Schrank verstaut werden.
  • Geräte sowie Dateien müssen mit sicheren Passwörtern versehen werden, sodass kein Dritter Zugriff auf sensible Daten hat.
  • Der Bildschirm darf nicht von anderen einsehbar sein und muss bei Verlassen des Arbeitsplatzes mit einer Sperre versehen werden.
  • Wichtige Dokumente dürfen nicht im Hausmüll entsorgt werden, sondern müssen gesammelt und zu einem späteren Zeitpunkt im Büro fachgerecht vernichtet werden.
Weitere Informationen rund um Datenschutz im Homeoffice sind außerdem hier zusammengefasst.

Stress und Ablenkung durch Kinderbetreuung.

Arbeiten und Kinderbetreuung – das ist schon nacheinander eine Herausforderung. Wenn dies dann noch gleichzeitig stattfinden soll, führt das oft zu Stress. Am besten wäre natürlich, wenn Schulen, Kindergärten und Kitas bald wieder öffnen und geöffnet bleiben. Allerdings haben wir im vergangenen Jahr lernen müssen, dass das Corona-Geschehen unvorhersehbar ist und wir uns darauf nicht verlassen sollten. Einen festen Zeitplan zu erstellen, in dem man sowohl Arbeit als auch Kinder und Familie vereinen kann ist hier das A und O. Weitere Tipps, wie man mit dieser Doppelbelastung umgehen kann, findest du hier.

Führung aus dem Homeoffice.

Für Führungskräfte zählen Mitarbeitergespräche, Kündigungen und die Einstellung neuer MitarbeiterInnen zum Tagesgeschäft. Jedoch stehen auch für etwas ernstere Mitarbeitergespräche oder schwierige Kündigungsgespräche oft nur die unpersönlicheren Online-Konferenz zur Verfügung. Das macht diese Gespräche noch unangenehmer. Und wie integriert man neue MitarbeiterInnen auf fachlicher, organisatorischer und sozialer Ebene in ein Team, das sich nur über Kamera sieht? In entsprechenden Seminaren werden Führungskräfte auf diese Probleme vorbereitet, z.B. von der Haufe-Akademie (unbeauftragte Werbung).

Das Arbeiten aus dem Homeoffice stellt uns vor viele Herausforderungen. Wir haben gelernt mit einigen umzugehen, andere bleiben problematisch.
Dabei sollten wir uns aber jederzeit bewusst sein, dass die aktuelle Lage – auch wenn sie schon über ein Jahr andauert – eine Ausnahmesituation ist. Nicht nur das Arbeiten aus dem Homeoffice, sondern auch die fehlenden sozialen Kontakte, der ausbleibende Urlaub und die ständige Sorge gehen nicht spurlos an uns vorbei. Deshalb können wir nicht erwarten, durchgängig auf dem gleichen Leistungsniveau weiter zu funktionieren. Wichtig ist und bleibt eine wohlwollende, gutmütige Haltung sich selbst und anderen gegenüber. So schaffen wir auch die letzten Monate in der Corona-Pandemie. 💪

1 Hans Böckler Stiftung (2021). Erhebungszeitraum: April 2020, Juni 2020, November 2020. Januar 2021.

2 Uni Konstanz (2020). Erhebungszeitraum: März 2020 bis Oktober 2020.