Wie wir vom Aufschreiben profitieren

Hier erfährst du, welche positiven Effekte das Aufschreiben von Aufgaben, Zielen, Visionen und Erfolgen hat

In diesem Monat möchten wir unseren Fokus auf das Thema “Aufschreiben” legen. Wir erklären dir, warum es Sinn macht ab und an Dinge aufzuschreiben und wie du davon profitieren kannst. Wir zeigen, warum wir unsere Aufgaben, unsere persönlichen und beruflichen Ziele und auch unsere Erfolge niederschreiben sollten und wie wir Unternehmens- und persönliche Visionen am besten in Visionboards veranschaulichen. Außerdem erfährst du, warum Schreiben auch zur Selbstreflexion beiträgt und wie dir das in verschiedenen Lebensbereichen helfen kann. Worauf warten wir noch? Los geht’s!

Aufgaben aufschreiben.

Bereits in unseren Blogartikel „Top gemanaged ins neue Jahr“ haben wir erklärt, wie wichtig das Aufschreiben von Aufgaben ist. Mit einer To-do-Liste behältst du deine Aufgaben im Blick, entlastest dein Arbeitsgedächtnis und kannst so konzentrierter bei der Sache und kreativer sein. Wer Aufgaben aufschreibt, hat den Kopf frei für andere Gedanken.
Deine Aufgaben kannst du entweder klassisch mit Stift und Papier oder digital notieren. Wer sich gerne oldschool eine Aufgabenliste erstellt, wird vielleicht bei odernichtoderdoch (unbeauftragte Werbung) fündig. Für alle digitalen Ordnungsschaffer ist die MyLUI-App perfekt. Mit MyLUI hast du deine To-do-Liste immer dabei und kannst per Sprachsteuerung sogar von unterwegs Aufgaben anlegen und verwalten. In gesonderten Arbeitsbereichen kannst du außerdem verschiedene To-do-Listen für Privates und Geschäftliches erstellen. Wie du deine To-do-Liste am besten pflegst, kannst du hier nachlesen. Aufschreiben solltest du aber nicht nur deine Aufgaben, sondern auch deine Ziele.

Ziele aufschreiben.

In unserem Alltag setzen wir uns oft zwischen Tür und Angel Ziele für den nächsten Tag, die nächste Woche oder sogar das restliche Jahr. “Bis morgen muss ich den Aktenstapel unbedingt abgearbeitet haben” oder “ab nächster Woche mache ich mindesten drei Mal in der Woche Sport” – sowohl geschäftlich als auch privat kommen uns diese Gedanken wohl allen bekannt vor. Wir fassen diese Vorsätze oft ganz spontan, ohne sie wirklich zu Ende gedacht zu haben.

Dabei sollten wir uns bewusst Gedanken darüber machen, warum wir diese Ziele erreichen wollen und warum sie uns wichtig sind. Wie möchten wir sie erreichen? Welche Ressourcen benötigen wir dafür und wie lange möchten wir uns dafür Zeit nehmen? Auch diese Fragen sollten wir gründlich überdenken und gemeinsam mit unseren Zielen aufschreiben.
Durch das Aufschreiben können wir ein Bewusstsein für die Realisierbarkeit entwickeln. So können wir darüber nachdenken, ob das Vorhaben wirklich erreicht werden kann oder ob es möglicherweise noch kleinere Zwischenschritte benötigt. Schreiben wir unsere Ziele auf, haben wir diese außerdem schwarz auf weiß vor uns stehen und können sie immer wieder ansehen. Das hilft dabei, den Fokus nicht zu verlieren.

Ein weiterer Grund für das Aufschreiben: “Ziele aufschreiben macht erfolgreicher.” Es ist wissenschaftlich belegt, dass wir Vorsätze eher erreichen, wenn wir sie aufschreiben.1 In einer amerikanischen Studie wurden ProbandInnen in Gruppen aufgeteilt, in denen sie ihre Ziele jeweils auf unterschiedliche Weise formulierten: Eine Gruppe nannte sie nur mündlich, alle anderen Gruppen schrieben sie auf. Dabei wurde unterschieden, ob sie nur die Ziele, Ziele und konkrete Maßnahmen zur Erreichung oder Ziele, Maßnahmen und einzelne Fortschritte protokollierten. Es zeigte sich, dass nur 43% der Ziele erreicht wurden, wenn diese nur mündlich formuliert wurden. Aber: Je mehr aufgeschrieben wurde, desto höher waren die Erfolgschancen. So waren die Personen am erfolgreichsten, die ihre Ziele, Maßnahmen und Fortschritte protokollierten. 76% dieser Gruppe haben ihr Vorhaben verwirklicht. Je mehr man also konkret aufschreibt, desto höher ist die Erfolgschance.

Bei der Zielformulierung gibt es einiges zu beachten. In unserem Januar Blog haben wir bereits die SMART-Formel für die Formulierung von Aufgaben vorgestellt. Diese können wir auch beim Aufschreiben der Ziele anwenden. So sollten sie Spezifisch, Messbar, Ausführbar, Realistisch und Terminiert sein. Außerdem sollten wir darauf achten, realisierbare Vorsätze zu formulieren. Denn ein Ziel, welches man nicht konkret verwirklichen kann, ist kein Ziel, sondern ein Wunsch. Noch größer als Ziele sind Visionen. Visionäre formen unsere Welt. Aber nur, wenn sie ihre Vision teilen. Wie das am besten geht, zeigen wir jetzt.

Visionen aufschreiben.

Visionen sind wichtig – nicht nur im Privatleben, sondern auch für Unternehmen. Wo wollen wir hin? Was wollen wir erreichen und was ist unsere Mission? Mit sogenannten Visionboards können Antworten auf diese Fragen veranschaulicht werden. Im Folgenden erklären wir, wie und warum man Visionboards in Unternehmen nutzen sollte.

Oft existieren Unternehmensvisionen nur in den Köpfen der Führungskräfte und fehlen als Orientierung für Mitarbeiter. Ein Visionboard kann helfen, Unternehmensvisionen zu kommunizieren und für alle sichtbar zu machen. Visionboards oder auch Zielcollagen sind sozusagen das schwarze Brett für Unternehmens- und Projektziele. Erfolg beginnt im Kopf und genau dort wird angesetzt. Die TeilnehmerInnen nutzen ihre Vorstellungskraft und erschaffen vor ihrem inneren Auge ein Bild ihres Vorhabens. Dieses wird dann durch Bilder, Fotos, Affirmationen und Zitate auf das Visionboard gebracht. So definiert die Gruppe eine gemeinsame Vision, mit der alle emotional verbunden sind und, die bei strategischen Entscheidungen als Orientierung und als Helfer für die Zielausrichtung im Arbeitsalltag dient.

Mit den folgenden drei Schritten könnt ihr euer eigenes Visionboard in eurem Unternehmen erstellen:

Drei Schritte zum Erstellen von Visionboards: 1. Brainstorming zu Leitfragen, 2. Ziele formulieren und visualisieren und 3. Visionboard gestalten

Viele Unternehmen setzen bereits auf Visionboards, um ein gemeinsames Leitbild zu kreieren und dieses zu verfolgen. Probier’s doch auch mal in deinem Unternehmen aus.

Natürlich kannst du Visionboards auch privat nutzen, um persönliche Wünsche zu visualisieren. Befolge hierfür einfach die gleichen, oben beschriebenen Schritte. Als Leitfragen können hier z.B. die folgenden dienen:

  • Was sind meine größten Wünsche?
  • Welche Länder und Städte möchte ich gesehen haben?
  • Was möchte ich neu erlernen?
  • Welche Aktivitäten möchte ich ausbauen?

Als Beispiel haben wir dir ein Visionboard zum Thema Work-Life-Balance erstellt. Dafür haben wir uns etwa die Fragen gestellt, wie man einen angemessenen Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben schaffen kann, wie man Arbeitsabläufe optimieren kann, um mehr Zeit zu sparen und welche Aktivitäten im Alltag Erholung bringen.

Visionboard der IWOS GmbH zur Vermittlung von Unternehmenszielen

Wir haben nun einige Gründe aufgeführt, warum du deine Aufgaben, Ziele und Visionen aufschreiben solltest. Im Leben geht es jedoch nicht nur darum, sich Ziele zu setzen, sondern vor allem auch, diese zu erreichen und Erfolge zu verzeichnen. Und genau die solltest du ebenso aufschreiben.

Erfolge aufschreiben.

Erfolg bedeutet für viele von uns, gesetzte Ziele zu erreichen. Aber wie oft nehmen wir diese Erfolge im Alltag wahr? Meist sind es eher die großen Meilensteine, die wir privat und geschäftlich als Erfolge bezeichnen: der Schulabschluss, ein abgeschlossenes Projekt, ein Halbmarathon. Die kleinen Errungenschaften des Lebens bleiben dabei oft auf der Strecke. Deshalb ist es wichtig, auch diese bewusst wahrzunehmen und zu würdigen. Ein Erfolgstagebuch kann dabei helfen.

Darin können wir jeden Tag Revue passieren lassen, eine Bilanz ziehen und aufschreiben, welche Ziele wir erreicht haben und welche konstruktiven oder positiven Erlebnisse und Ergebnisse der Tag gebracht hat. Dabei soll es auch hier sowohl um private als auch um geschäftliche Erfolge gehen. Was war am heutigen Arbeitstag gelungen? Und worauf bist du heute stolz? Diese Fragen kannst du dir jeden Tag stellen und in deinem Erfolgstagebuch verewigen. Wenn dir das tägliche Schreiben zu viel ist, kannst du deine Erfolge auch wöchentlich oder monatlich festhalten. Aber was bringt das Aufschreiben von Erfolgen eigentlich genau?

Laut einer Studie von Joyce E. Bono macht das Aufschreiben der Erfolge glücklicher, zufriedener, kreativer und verringert Schlafstörungen.2 Außerdem macht man sich damit seine eigenen Fortschritte bewusst, wodurch sich auch das eigene Selbstbewusstsein steigert. Stress, Rückschläge und Kritik können wir damit ausgleichen. Konzentrieren wir uns auf das, was wir schon erreicht haben, so lassen wir Stress und Negativität automatisch weniger Raum in unseren Gedanken. In Momenten der Verzweiflung können wir außerdem Mut und Motivation aus unserem Erfolgstagebuch schöpfen, da wir darin immer nachlesen und uns daran erinnern können, dass wir ähnliche Situationen zuvor auch schon erfolgreich gemeistert haben. Gleichzeitig fördert es eine positive Grundeinstellung, indem es uns hilft, den Fokus auf Erfolge und positive Erlebnisse des Alltags zu richten. Mit dem Erfolgstagebuch können wir uns einen Überblick über unsere Errungenschaften und Stärken schaffen. Setzen wir uns täglich mit den Dingen auseinander, auf die wir stolz sind, so lernen wir also auch uns selbst und unsere Stärken besser kennen.

Besonders wichtig ist es, dass wir uns keinen Druck mit dem Erfolgstagebuch aufbauen. An manchen Tagen können wir große und bedeutende Erfolge aufschreiben und an manchen Tagen sind es eben die kleinen Ziele, die wir erreichen konnten. Wichtig ist: Auch das kleinste Lob vom Chef oder die kleinste Verbesserung der eigenen Laufzeit ist ein Erfolg, der es wert ist, aufgeschrieben zu werden. Auch wenn es mal nicht so gut läuft und Fortschritte auszubleiben scheinen, lohnt es sich, sich Zeit zum Schreiben zu nehmen, z.B. um die aktuelle Situation zu reflektieren.

Schreiben zur Selbstreflexion.

Sich bewusst Gedanken über das eigene Handeln, die eigenen Gedanken und Gefühle machen. Im hektischen Alltag gibt es dafür häufig keinen Platz. Dabei kann Selbstreflexion helfen, aus Fehlern zu lernen, falsche Vorstellungen zu überdenken, das eigenen Potenzial auszuschöpfen, das strukturierte und analytische Denken zu trainieren und unsere Kommunikationsfähigkeit zu verbessern. Aber wo und wie beginnt man? Einfach hinsetzen und losgrübeln?

Zur Selbstreflexion braucht es nicht viel. Nur etwas Zeit und Mut. Am besten, du nimmst dir eine Auszeit und ziehst dich an einen ruhigen Ort zurück. Ein wenig Abstand vom Alltag hilft, sich auf den Prozess einzulassen und sich vielleicht auch unangenehmen Fragen zu stellen. Dann kannst du erst einmal entscheiden, was genau du dir näher ansehen möchtest, welche Situationen, Gewohnheiten, Verhaltensweisen oder Beziehungen. Auf einmal das ganze Leben zu reflektieren wäre nicht nur extrem überfordernd, sondern auch nicht nötig. Picke dir also einen Aspekt deines Lebens heraus, wie beispielsweise die Beziehung zu deinem PartnerIn, deinen Eltern oder deine berufliche Situation und denke darüber nach, wie es dir damit geht. Es gibt einen ganzen von Pool von Fragen, die dir bei der Selbstreflexion helfen können, zum Beispiel:

  • Was zeichnet mich in dieser Beziehung / in diesem Kontext aus?
  • Welche Wünsche habe ich in diesem Lebensbereich und was fehlt mir?
  • Inwiefern trage ich selbst zur Erfüllung meiner Wünsche bei?
  • Was sind meine Stärken und wie nutze ich sie?
  • Was beschäftigt mich aktuell?
  • Was trägt mich auch in schwierigen Zeiten?

Du kannst dir in diesem gesamten Prozess auch Ziele setzen: Was soll dir das Reflektieren bringen? Wie merkst du, dass sich dieser Prozess für dich gelohnt hat? Vielleicht kann es zu einer Veränderung in deinem Verhalten führen, vielleicht aber auch “nur” in deiner Einstellung zur Sache. Wenn du möchtest, kannst du den Prozess und/oder die Ergebnisse deiner Selbstreflexion schriftlich festhalten. Deine Notizen dienen dann als Erinnerung und spiegeln deine persönliche Entwicklung wider.

Wir fassen also nochmal zusammen:

  • Sich Aufgaben aufzuschreiben und in einer To-do-Liste zu sammeln hilft, sich zu organisieren und den Kopf für andere Dinge freizubekommen.
  • Die eigenen Ziele niederzuschreiben ist der erste Schritt zur Zielerreichung. Hier gilt: So ausführlich und konkret wie möglich.
  • Auch Visionen sollten wir darstellen, damit wir sie mit anderen teilen und gemeinsam an ihrer Verwirklichung arbeiten können.
  • Schreiben wir unsere Erfolge auf, stärken wir nicht nur unseren Selbstwert und lernen unsere Stärken kennen, sondern lindern zudem auch Stress.
  • Zu guter Letzt können wir das Schreiben auch zur Selbstreflexion nutzen. Das eigene Handeln, Denken und Fühlen zu hinterfragen hilft dabei, das Leben an den persönlichen Werten und Stärken auszurichten und zwischenmenschliche Beziehungen zu vertiefen.

Auch wenn es nicht leicht ist im Alltag ruhige Minuten für sich zu finden, um Gedanken aufs Papier oder den Bildschirm zu bringen, verspricht das Aufschreiben von Aufgaben, Zielen, Visionen und Erfolgen eine Reihe positiver Effekte. Wie wäre es, wenn wir uns diese Woche bewusst Zeit nehmen, unsere Gedanken niederzuschreiben. Erstelle doch gleich eine neue Aufgabe in deiner MyLUI-App. 😉

1 Matthews, G. (2007). The impact of commitment, accountability, and written goals on goal achievement. Psychology | Faculty Presentations 3. https://scholar.dominican.edu/psychology-faculty-conference-presentations/3

2 Bono, J. E., Glomb, T. M., Shen, W., Kim, E., & Koch, A. J. (2012). Building positive resources: Effects of positive events and positive reflection on work stress and health. Academy of Management Journal, 56(6), 1601-1627. https://www.jstor.org/stable/pdf/43589955.pdf?casa_token=KCCr7b2YKl0AAAAA:HAjhMldCjSX4F2YARpMmkIOKFagm8RhSoXyMS3iYOTb5G-LIt8l2-t9hAVRYUcUDcIP5vkK2P0CzOT0tK4sDtLzKZ3P4WWxw7PqZN5DSi6tITPeJWyHX

„Mit MyLUI nicht ins Auto einsteigen, um zur Arbeit zu fahren, sondern um zu arbeiten.”

Mit der LUI-App auch während der Autofahrt arbeiten können

Zeiten ändern sich, Zeiten ändern dich – und deine Arbeit.

Strikte Bürojobs von 8.00 bis 17.00 Uhr sind sowas von 2020. Dank der Digitalisierung und – sind wir ehrlich – dank Corona, sind Homeoffice und flexible Arbeitszeiten mittlerweile gang und gäbe. Liquid Work – das flexible Anpassen der Arbeitszeit, des Arbeitsortes, und der Arbeitsdauer an Gegebenheiten der Aufgabe und der Person – wird immer populärer. Arbeiten von zuhause, aus dem Urlaub oder im Café – mittlerweile alles andere als unüblich. Es ist Zeit für den nächsten Schritt: Arbeiten im Auto.  

Arbeiten im Auto – so geht’s!

Ja, du hast richtig gehört: arbeiten während der Autofahrt. Wie das gehen soll? Mit MyLUI natürlich.
Dank der intuitiven Sprachsteuerung kannst du dir in der MyLUI-App ganz einfach beim Autofahren Aufgaben vorlesen lassen, neue Aufgaben anlegen, bestehende Aufgaben bearbeiten und Ansprechpartner einer Aufgabe direkt anrufen. Außerdem kannst du mit MyLUI im Auto auch Zeiten buchen. Wie das genau geht, stellen wir dir jetzt im Detail vor.

Aufgaben vorlesen lassen:

Schon auf dem Weg zur Arbeit, kannst du dir mit MyLUI einen Überblick verschaffen, welche Aufgaben heute anstehen. Sag dazu einfach “MyLUI, was steht heute an?”. MyLUI liest dir dann all deine Aufgaben vor, die heute fällig sind und sagt dir sogar, ob es sich bei den Aufgaben um geschäftliche oder private Aufgaben handelt. So weißt du sofort, was heute auf der Arbeit und im Privaten auf dich zukommt.

Neue Aufgaben anlegen und bearbeiten:

Da ist noch diese eine Sache, die du dringend bearbeiten musst und schon wieder fast vergessen hast? Kein Problem – mit den Worten “MyLUI, neue Aufgabe” kannst du während der Autofahrt einfach eine neue Aufgabe anlegen. Du bestimmst dann interaktiv mit MyLUI den Aufgabentitel, die Fälligkeit, den Lebensbereich (geschäftlich oder privat) und kannst eine Aufgabennotiz hinzufügen.
Natürlich kannst du auch bereits bestehende Aufgaben bearbeiten, indem du beispielsweise die Fälligkeit änderst oder eine weitere Notiz hinzufügst.

Ansprechpartner anrufen:

Ein wichtiger Anruf steht heute auf deiner MyLUI-Liste? Warum nicht gleich schon im Auto telefonieren und deine erste Aufgabe erledigen?  Öffne per Sprachsteuerung einfach die entsprechende Aufgabe und sage “Ansprechpartner anrufen”. Schon wird der Anruf eingeleitet und du kannst dein Telefonat beginnen. Im Anschluss an das Gespräch kannst du die Aufgabe entweder auf bearbeitet setzen und sie damit aus deinen To-dos streichen oder nochmals Änderungen an der Aufgabe vornehmen. MyLUI bietet dir dafür die Optionen per Sprache eine neue Notiz hinzuzufügen und die Fälligkeit der Aufgabe zu ändern.

Zeiten buchen:

Alle genannten Arbeitsschritte zählen natürlich bereits zu deiner Arbeitszeit. Damit auch die Autofahrt als Arbeitszeit erfasst werden kann, kannst du mit MyLUI Zeiten buchen. Sagt dazu beispielsweise einfach “MyLUI, buche ‘Kommen’.” und schon wird deine Arbeitszeit erfasst.

Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

MyLUI geht mit diesen Funktionen den nächsten Schritt in Richtung Freiheit, Flexibilität und Liquid Work. Circa 43% der Berufstätigen in Deutschland benötigen mehr als eine halbe Stunde, um zu ihrem Arbeitsplatz zu fahren.1 Damit verbringen sie täglich mehr als eine Stunde Zeit auf dem Arbeitsweg. Zeit, die bisher weitgehend ungenutzt blieb. Mit MyLUI kann auch diese Zeit effektiv genutzt werden. In der Folge kannst du so Überstunden reduzieren und hast am Ende des Tages mehr Zeit für Familie, Freunde und Erholung – Zeit für die wichtigen Dinge.

Auf Dienstreise mit Steffen und MyLUI

Steffen Berger bei der Nutzung von LUI

Das beste Beispiel für “Arbeiten im Auto” ist der Arbeitstag unseres Gründers und Geschäftsführers Steffen. Job-bedingt ist er viel mit dem Auto unterwegs. Mit Hilfe der MyLUI-Funktionen kann er diese Zeit im Auto sinnvoll nutzen und arbeiten. Das lohnt sich vor allem bei Dienstfahrten:
Bereits am Vortag plant sich Steffen Aufgaben für die Autofahrt ein. Beim Einsteigen ins Auto bucht er per Sprachsteuerung ”Dienstgang”. Damit beginnt seine Arbeitszeit und schon kann’s losgehen. Gemeinsam mit MyLUI arbeitet er eine Aufgabe nach der anderen ab. So kann er die gesamte Fahrzeit produktiv nutzen. Nach dem Termin checkt Steffen über MyLUI, ob neue Aufgaben eingegangen sind. Wenn ja, kann er diese per Sprachsteuerung bearbeiten, Notizen hinzufügen und neu terminieren. Am Nachmittag kommt Steffen mit einem guten Gefühl nach Hause, denn durch die Arbeit im Auto hat er sich 2 Std. Zeit gespart.

Arbeiten im Auto ist mit MyLUI kein Problem mehr. Also steig ein und sei dabei, wenn wir die Arbeitswelt flexibler machen und das Auto zum Arbeitsplatz wird. MyLUI unterstützt dich dabei!

Mit MyLUI nicht ins Auto einsteigen, um zur Arbeit zu fahren, sondern um zu arbeiten. 

Hinweis: Die Aktivierung der Sprachsteuerung durch den Befehl “Hallo LUI” ist demnächst verfügbar.

1 Statista. (26. Juni, 2019). Wie lange brauchen Sie für Ihren täglichen Weg zur Arbeits- bzw. Ausbildungsstätte (einfacher Weg von Tür zu Tür? https://de.statista.com/prognosen/1021836/umfrage-zur-dauer-des-wegs-zur-arbeit-ausbildung-in-deutschland)

Top gemanaged ins neue Jahr

Tipps und Tricks zum Aufgabenmanagement

Wir verabschieden uns von 2020 und begrüßen das neue Jahr. Auch 2021 wird noch viele Unsicherheiten und Einschränkungen mit sich bringen. Gerade in diesen Zeiten ist es wichtig, sich den Dingen zu widmen, die man kontrollieren kann, z.B. der eigenen Aufgabenplanung. Wir zeigen dir hier, wie du im neuen Jahr strukturiert und erfolgreich alle anstehenden Aufgaben bewältigst.

 

Aufgabenplanung

Das Aufgaben 1×1: Aufgaben aufschreiben

Das wird nichts Neues für dich sein und doch ist es so wichtig: Schreibe deine Aufgaben auf. Alleine durch das schriftliche Festhalten deiner Aufgaben, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit der Aufgabenerledigung um mehr als 20% 1. Außerdem entlastet das Aufschreiben unser Gehirn, denn was man aufgeschrieben hat, muss man sich nicht merken. So sind mehr kognitive Kapazitäten für die tatsächliche Bearbeitung der einzelnen Aufgaben verfügbar.

 

Die Aufgabensammelstelle

Lege dir einen Ort fest, an dem du alle deine Aufgaben gut im Blick hast. Das kann ein Notizzettel, ein Kalender oder eine App sein. Wichtig ist, dass du anstehende Aufgaben nicht erst zusammensuchen musst, sondern mit einem Griff alle Aufgaben bei der Hand hast. Besonders geeignet sind hier Planer oder Apps, mit denen du Aufgaben verschiedenen Lebensbereichen und Aufgabenarten zuordnen kannst. In der MyLUI-App kannst du deine Aufgaben beispielsweise in verschiedene Lebensbereiche unterteilen und durch verschiedenen Aufgabenarten festlegen, wann bzw. wo du die Aufgaben erledigen möchtest. Wenn du beispielsweise beruflich viel unterwegs bist, kannst du deine geschäftlichen Aufgaben in die Aufgabenarten „Büro“ und „Auto“ unterteilen. Im Bereich „Auto“ sammelst du alle Aufgaben, die du während der Autofahrt per Sprachsteuerung erledigen kannst, wie etwa Telefonate mit dem Back-Office. Während der Autofahrt liest dir MyLUI dann deine Aufgaben der Art „Auto“ vor und du kannst sie direkt per Sprachsteuerung bearbeiten. Aufgaben, die du im Büro erledigen möchtest, teilst du dem Bereich „Büro“ zu und erledigst sie dort vor Ort.

 

Do it smart – Smarte Aufgaben

SMARTe Ziele kennst du vielleicht schon. Auch bei Aufgaben ist es am besten, sie nach der SMART –Formel zu formulieren.

SMART Methode zur besseren Aufgabenplanung

Spezifisch: Was genau ist die Aufgabe? Sei hier so konkret wie möglich.

Messbar: Was immer an deiner Aufgabe messbar ist, füge es zu deiner Aufgabenbeschreibung hinzu. Wenn du z.B. einen Text verfassen sollst, wie lang soll der Text sein?

Ausführbar: Achte darauf, dass deine Aufgabe für dich und mit den dir zur Verfügung stehenden Mitteln ausführbar ist. Wahrscheinlich hast du als Teil eines Marketing-Teams nicht die Möglichkeit, eine neue Kampagne von vorne bis hinten zu planen, zu erstellen und zu veröffentlichen. Fünf Texte für die Kampagne zu entwerfen, ist dagegen eine ausführbare Aufgabe.

Realistisch: Bis morgen ein neues Produkt planen? Wohl eher nicht. Achte darauf, dass du genügend Zeit einplanst, um die Aufgabe zu erledigen. Hier gilt: Lieber zu viel, als zu wenig. Pufferzeiten einzuplanen ist wichtig, um nicht ins Straucheln zu geraten.

Terminiert: Lege dir ein bestimmtes Datum und eine Uhrzeit fest, wann deine Aufgabe erledigt sein sollte. So bekommen deine Aufgaben automatisch eine zeitliche Priorität zugeordnet. Bei einigen Aufgaben ergeben sich Fälligkeiten automatisch, da sie beispielsweise vom Vorgesetzten oder Kunden festgelegt werden. Für alle anderen Aufgaben solltest du dir selbst ein Datum festlegen. So verlierst du die Aufgaben nicht aus den Augen und schiebst manch ungeliebte Aufgabe nicht vor dir her.

Eine SMARTe Aufgabe lautet zum Beispiel: Für Herrn Müller bis zum 17.02. Eine 12-seitige Konzept-Präsentation zum Thema “Einführung der digitalen Zeiterfassung” vorbereiten.

 

Von A bis Z – Vollständigkeit

Achte darauf, bei der Aufgabenplanung alle verfügbaren Informationen miteinzubeziehen und zu notieren. Beim Anlegen von Aufgaben in der MyLUI-App kannst du relevante Informationen beispielsweise in den Notizen speichern. So musst du dir beim Erledigen der Aufgabe die benötigten Informationen nicht erst zusammensuchen, sparst Zeit und vergisst auch garantiert nichts. Bevor du die Aufgabe abhakst, kannst du außerdem einfach überprüfen, ob alle wichtigen Informationen genutzt und die Aufgabe wie geplant bearbeitet wurde. Musst du beispielsweise eine E-Mail an einen Kunden verfassen, dann füge alle Informationen in die Notizen ein, die die E-Mail enthalten soll, etwa “Kostenvoranschlag als Anhang, Termin 03.02., Kollege Karl in CC” und überprüfe vor dem Absenden, ob auch wirklich alles in der Mail enthalten ist.

 

Private Priorities

Halte nicht nur deine beruflichen Aufgaben fest, sondern auch deine privaten To-dos. In der MyLUI-App kannst du beispielsweise im Bereich „Privat“ alle persönlichen Aufgaben sammeln. Plane dort neben obligatorischen Aufgaben auch Dinge ein, die dir Spaß machen und guttun. So kannst du deine Work-Life-Balance stärken.
Lege dir beispielsweise zwei Aufgaben täglich an, die dir Spaß bereiten, etwa eine Meditation oder eine Sporteinheit. Diese Aufgaben sollten dabei die gleiche Wertigkeit haben, wie alle anderen To-dos. Du solltest sie also fest in deinen Tagesablauf einplanen.

 

Beim Bearbeiten der Aufgaben:

 

Stay focused

Für einen längeren Zeitraum konzentriert zu bleiben ist gar nicht so einfach. Noch schwieriger wird es, wenn man ständig durch Benachrichtigungen, Anrufe und Nachrichten gestört wird. Gestalte deinen Arbeitsplatz deshalb möglichst störungsfrei. Benachrichtigungen auf dem Handy und dem Laptop auszuschalten und für eine ruhige und produktive Atmosphäre zu sorgen, können enorm dabei helfen, die Konzentration länger aufrechtzuerhalten. Falls das noch nicht hilft gibt es einige Methoden, um die eigene Konzentration zu stärken:

 
Ganz genau hinhören

Schalte einen Radio oder Podcast ein und minimiere die Lautstärke, so dass du ganz genau hinhören musst, um das Gesprochene zu verstehen. Damit trainierst du deine Konzentrationsfähigkeit und wirst schon bald positive Effekte bemerken.

 
Die Pomodoro-Technik

Starte eine Aufgabe und stelle einen Timer auf 25 Minuten. Beschäftige dich in diesen 25 Minuten nur mit der Aufgabe: Nicht aufs Handy schauen, keinen Kaffee holen, nur der Aufgabe widmen. Klingelt der Timer, ist es Zeit für eine Pause. Stehe auf und bewege dich, am besten ist es, wenn du kurz frische Luft schnappst. Nach ein paar Minuten geht es zurück an den Schreibtisch und die nächsten 25 Minuten beginnen. 25 Minuten ist dabei die nach der Pomodoro-Technik vorgeschlagene Zeitspanne. Natürlich kannst du diese individuell auf dich anpassen.
Unterteilt man den langen Arbeitstag in kleine Arbeitshäppchen, steigert das die Konzentrationsfähigkeit, denn es ist einfacher für 25 Minuten voll bei der Sache zu sein, als acht lange Arbeitsstunden. Auf Dauer stärkst du damit deine Konzentration, sodass es leichter wird, auch über längere Zeit bei der Sache zu bleiben.

 
Meditieren

Meditation hat viele positive Effekte. Unter anderem auch eine verbesserte Konzentration. Denn beim Meditieren lernst du deine Aufmerksamkeit voll und ganz auf eine Sache zu richten, wie etwa deinen Atem. So trainierst du bei der Meditation automatisch dein Konzentrationsvermögen und kannst dich dadurch im Alltag besser auf andere Dinge, z.B. Aufgaben auf der Arbeit, fokussieren. Gerade für Mediationseinsteiger eignen sich kurze, angeleitete Mediationen, wie z.B. die von 7 Mind. Hier gibt es sogar einen Kurs zum Thema Konzentration (unbeauftragte Werbung).

 
Stay disciplined

Wer kennt es nicht: Kaum hat man sich an eine Aufgabe gesetzt, hat man plötzlich Hunger, Durst oder den starken Drang das ganze Haus auf Vordermann zu bringen. Gerade bei ungeliebten Aufgaben fällt es schwer, sich diszipliniert an die Arbeit zu machen. Hierfür gibt es einen Geheim-Tipp: „Wenn-Dann-Pläne“. Die können zum Beispiel so klingen: „Wenn ich meine Aufgabe unterbrechen möchte, um einen Kaffee zu trinken, arbeite ich erst für 15 Minuten weiter und gönne mir dann 5 Minuten Kaffeepause als Belohnung“. Oder: „Wenn ich während der Bearbeitung einer Aufgabe Instagram checken möchte, dann erinnere ich mich daran, dass alle Informationen auch später noch auf Instagram verfügbar sind und lege mein Handy in meine Tasche“. Überlege dir selbst einige dieser „Wenn-Dann-Pläne“ und erinnere dich immer wieder an deinen eigenen Vorgaben, damit du diszipliniert bei der Sache bleibst.

 

Nach Bearbeitung der Aufgabe

 

Planung ist die halbe Miete

Fast geschafft. Nach getaner Arbeit ist die Erholung schon in Sicht. Bevor der Feierabend eingeläutet wird, verschaffe dir erst einen Überblick über die Aufgaben, die am nächsten Tag anstehen. Mache dir bereits jetzt einen Plan, welche Aufgabe du dann bearbeiten wirst und in welcher Reihenfolge. Außerdem solltest du nicht vergessen, auch deine privaten Auszeiten für den nächsten Tag in die Tagesstruktur einzubauen.

Und dann heißt es: Feierabend! Was für ein gutes Gefühl alle Aufgaben abgehakt zu haben.
Mit der richtigen Umsetzung schaffst du es alle für den Tag geplanten Aufgaben zu erledigen. Denn das A und O deines Aufgabenmanagements ist eine optimale Aufgabenplanung und eine fokussierte Bearbeitung. MyLUI ist dir dabei eine große Hilfe.

Quellen:
1 Matthews, G. (2015). Goal Research Summary. Paper presented at the 9th Annual International Conference of the Psychology Research Unit of Athens Institute for Education and Research (ATINER), Athens, Greece.