Ein Berg von bunten Post-its, Papierschnipsel mit Notizen und ein Notizbuch, das mit Ausrufezeichen übersät ist. Die ein oder andere Situation haben wir vielleicht auch schon einmal auf unserem eigenen Schreibtisch vorgefunden. Organisation mit Hilfe von Post-it und Co. ist nichts neues, aber auch nicht wirklich effektiv. Für das richtige Aufgaben- und Terminmanagement kannst du auf Zettel und Stift verzichten. Was du dafür brauchst? Dein Smartphone oder Tablet.
Unsere Lösung für Zettel- und Aufgabenchaos sind To-do-Apps – genauer gesagt MyLUI.
In diesem Blogbeitrag erklären wir dir, welche Vorteile To-do-Apps wie MyLUI bei deiner täglichen Organisation haben.
Die Pros einer To-do-App.
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Der erste Vorteil einer To-do-App liegt eigentlich auf der Hand – besser gesagt, er steckt in der Hosentasche. Installiert man eine entsprechende App auf dem Smartphone, hat man seine Aufgaben immer und überall dabei. Da die wenigsten von uns das Haus noch ohne Handy verlassen, haben wir unsere To-dos jederzeit in unserer Tasche. Dadurch können bestehende Aufgaben immer und überall verwaltet und neue To-dos hinzufügt werden.
Damit kommen wir auch schon zum nächsten Pluspunkt: Ein heruntergefallener Post-it landet gerne mal im Papiermüll. Sind die Aufgaben nicht zusätzlich noch in unserem Kopf
gespeichert, ist die Aufgabe damit verloren. Frei nach dem Motto “aus den Augen aus dem Sinn”, war es das dann mit diesem To-do. Werden alle To-dos jedoch auf unserem Smartphone gespeichert, so ist das Verlustrisiko bedeutend geringer.
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Des Weiteren bieten To-do-Apps wie MyLUI eine deutlich umfangreichere Aufgabenbeschreibung als Notizzettel und Co. So kann nicht nur die Fälligkeit der Aufgabe terminiert, sondern auch eine Aufgabenart festlegt, Notizen zur Aufgabe hinzugefügt und sogar wichtige Informationen wie Bilder, Videos oder Dateien ergänzend gespeichert werden. Es werden alle Informationen, die zur Bearbeitung benötigt werden, automatisch in der entsprechenden Aufgabe gesammelt. Das erleichtert nicht nur die Bearbeitung der Aufgaben, sondern steigert auch die tägliche Produktivität und spart Zeit.
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Und die eben erwähnten Fälligkeit bringt noch mehr Vorteile. Denn hierdurch werden Aufgaben automatisch sortiert und priorisiert – nach Datum und Uhrzeit. So kann man in MyLUI auf einen Blick sehen, welche Aufgaben und Termine heute, morgen oder in den nächsten Tagen anstehen. Außerdem werden To-dos, die direkt am Morgen erledigt werden müssen, automatisch weiter oben in der To-do-Liste angezeigt. Ist eine Aufgabe erst am Abend fällig, so wird diese auch erst am Ende der täglichen Aufgabenübersicht angezeigt. Auch überfällige und neue Aufgaben werden in MyLUI nach Fälligkeitsdatum sortiert. Sollte es also mal vorkommen, dass Aufgaben nicht erledigt wurden, können auch diese überfälligen Aufgaben von “oben nach unten” abgearbeitet werden.
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Eine Aufgabe neu terminieren, verschieben oder doch noch komplett von der To-do-Liste löschen? Das führt auf einer normalen To-do-Liste häufig zu wildem Gekritzel, Durchstreichen oder dazu, dass die Liste neu geschrieben werden muss. Mit einer To-do-App gehört aber auch das der Vergangenheit an. Denn Aufgaben und Termine können darin mit einem einzigen Klick oder Sprachbefehl verschoben oder gelöscht werden.
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Eine weitere Chance der Smartphone-To-dos bietet die Möglichkeit der Anbindung von externen Systemen. Denn so findet man alle Aufgaben und Termine auf einen Blick. Aktuell ist in MyLUI beispielsweise eine Anbindung an Microsoft 365 und das ZMI – InfoCenter möglich. Durch die automatische Aktualisierung und Synchronisierung der Systeme kann man seine privaten und geschäftlichen To-dos auf einem Blick in einer App einsehen und verwalten.
Durch die Filterung nach Arbeitsbereichen können dennoch getrennte Listen angezeigt werden. Sodass man beispielsweise im Büro nur geschäftliche Aufgaben sieht, während diese wiederum im Feierabend ausgeblendet werden. So hat man alles in einem, aber doch irgendwie getrennt.
Darüber hinaus erleichtern Anbindungen die Zusammenarbeit im Team. So können alle Aufgaben über MyLUI mit den ArbeitskollegInnen geteilt, ihnen neue Aufgaben zugewiesen, terminiert und mit Hilfe der Notizen genauste Anweisungen oder Hinweise zur Bearbeitung gegeben werden. So spart man sich ganz einfach den Post-it auf dem Schreibtisch des Kollegen/der Kollegin.
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Einen Notizzettel während der Autofahrt schreiben – das geht natürlich nicht. Mit Hilfe von MyLUI schon. Durch die integrierte Sprachsteuerung können Aufgaben und Termine nämlich auch per Sprache angelegt werden. Und nicht nur das – bereits erstellte To-dos können bearbeitet, verwaltet oder auch an KollegInnen weitergeleitet werden. Arbeiten und Aufgabenmanagement im Auto, das geht mit MyLUI!
Einige Argumente für die To-do-App auf deinem Smartphone haben wir dir nun geliefert. Konnten wir dich damit überzeugen?
Wenn nicht, dann probiere es doch einfach aus! Lass dich von MyLUI überzeugen und lade dir die App für Android oder iOS herunter.
Du wirst sehen: MyLUI macht deinen (Arbeits-)Alltag effektiver, produktiver und erfolgreicher. 😉