Der Aufgabenmanager in der Hosentasche. Tipps für deine To-do-App.

Warum Post-it, Notizzettel und Co. der Vergangenheit angehören sollten, haben wir dir bereits in unserem letzten Blog gezeigt. Beim optimalen Aufgaben- und Terminmanagement geht es aber nicht nur darum, wo du deine To-dos speicherst, auch das “Wie” spielt hier eine große Rolle.

Damit du noch effektiver, produktiver und erfolgreich mit deinem neuen Begleiter arbeiten kannst, haben wir ein paar Tipps für eine bessere Aufgabenliste gesammelt.

Tipp Nr. 1 – Aufschreiben ist das halbe Leben.

Ein altes Sprichwort sagt “Was man nicht im Kopf hat, hat man in den Beinen”. Im Fall von Aufgaben- und Terminmanagement trifft das aber nicht zu. Denn ist eine Aufgabe mal aus dem Kopf, ist sie meist für längere Zeit oder sogar für immer verschwunden. Deshalb: Halte all deine Aufgaben, Termine und Ideen schriftlich fest. Erstelle dir beispielsweise eine Aufgabe mit der Aufgabenart “Idee”, wenn du spontane Einfälle festhalten möchtest. So kannst du sichergehen, dass du auch definitiv nichts vergisst.

Tipp Nr. 2 – Das Verb beginnt.

Auch das “Wie” spielt beim Aufgabenmanagement eine große Rolle – besonders beim Aufgabentitel. Beginne den Titel einer Aufgabe deshalb immer mit einem Verb. Statt “Kostenaufstellung Projekt XY versenden.” solltest du schreiben “Versende Kostenaufstellung Projekt XY”. Denn so kannst du dir viel schneller einen Überblick über deine Aufgaben verschaffen.

Tipp Nr. 3 – Unterteilen.

Komplexe Aufgaben bspw. größere Projekte solltest du in kleinere Aufgaben unterteilen. Das bringt dir mehrere Vorteile. Einerseits hat man bei großen Projekten meist mehrere kleinere Aufgaben, die zu erledigen sind. Teilst du eine große Aufgabe von vorneherein auf, hast du einen besseren Überblick, welche Teilschritte erledigt werden müssen. Andererseits kannst du dir kleinere Aufgabe besser in deine Arbeitszeit einteilen und sie ggf. sogar auf mehrere Tage verteilen. Und auch für die Motivation ist diese Methode besser, denn statt am Ende des Projekts eine einzige Aufgabe auf “Erledigt” zu setzen, kannst du viele kleine Aufgaben immer wieder abhaken. Das motiviert zur Weiterarbeit.

Tipp Nr. 4 – Aufgaben statt Ziele.

“Lob von der Chefin bekommen.” – steht diese Aufgabe in deiner To-do-Liste, dann hast du einen elementaren Fehler begangen. Denn das ist keine Aufgabe, es ist ein Ziel und Ziele sollten in einer Aufgabenliste nicht notiert werden. Denn wie der Name “To-do-Liste“ schon sagt, geht es hier um Dinge, die man tun muss und tun kann. Ein Lob von der Chefin/dem Chef kannst du nicht selbst tun, du musst es von ihr/ihm bekommen. Formuliere deshalb nur Aufgaben und keine Ziele. Du kannst jedoch den Weg zum Ziel als Aufgabe formulieren. Wir zeigen es dir am Beispiel, denn hier könnten drei Aufgaben zu deinem Ziel führen: “Bearbeitung Projekt” > “Gestaltung ansprechende Projekt-Präsentation” > “Üben Präsentation” könntest du als Aufgaben in deine Liste aufnehmen. Denn gestaltest du eine Präsentation eines Projekts, die die KundInnen und deine Chefin/deinen Chef überzeugen, erhältst du womöglich auch ein Lob von ihr/ihm.

Tipp Nr. 5 – Beachte, was möglich ist.

Ähnlich zu unserem vorhergehenden Tipp, solltest du auch umsetzbare Aufgaben formulieren. Achte darauf, dass die Aufgabe für dich und mit den Mitteln, die dir zur Verfügung stehen, umsetzbar ist. Nicht jede Aufgabe ist alleine ausführbar. Ist das der Fall, solltest du die Aufgabe entweder so verändern, dass du sie alleine bewältigen kannst, oder KollegInnen zur Hilfe heranziehen. Wahrscheinlich kannst du kein gesamtes Projekt an einem Tag planen, deshalb bitte deine KollegInnen um Hilfe, beispielsweise indem du ihm/ihr eine Aufgabe schickst, oder terminiere die Fälligkeit auf einen späteren Zeitpunkt, sodass du genügend Zeit zur Bearbeitung und Planung hast.

Tipp Nr. 6 – Aufwand und Zeit einschätzen.

Nutze die Fälligkeitsangabe auch, um Zeit und Aufwand deiner Aufgaben einzuschätzen. Du kannst nicht bei jeder Aufgabe genau wissen, wie lange diese dauern wird, dennoch solltest du eine ungefähre Planung vornehmen und die benötigte Zeit schätzen. So kannst du einschätzen, was du an einem Tag schaffen kannst. Wichtig dabei ist außerdem, dass du nicht jede Minute deiner Arbeitszeit verplanst. Es kann immer etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommen oder eine Aufgabe länger als geplant dauern, deshalb lasse mindestens 20% deiner Arbeitszeit ungeplant. So ist auch die Wahrscheinlichkeit höher, dass du am Ende des Arbeitstages alle Aufgaben erledigen kannst, die du dir vorgenommen hast. Solltest du Zeit übrighaben, kannst du immer noch andere Aufgaben in deine Liste aufnehmen – oder auch einfach mal früher Feierabend machen. 😉

Tipp Nr. 7 – Planung ist alles.

Am Morgen müde an den Schreibtisch stolpern und erstmal die Aufgaben sortieren – so solltest du den Tag nicht starten. Bereite bereits am Abend deine To-do-Liste für den nächsten Tag vor. So kannst du am Morgen direkt mit der Arbeit beginnen und effektiv eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten.

Tipp Nr. 8 – Geheimtipp von Steffen.

Zum Schluss haben wir noch einen ganz persönlichen Geheimtipp von unserem Gründer und Geschäftsführer Steffen, wie du Aufgaben, die für eine Besprechung relevant sind, optimal organisieren kannst. Erstelle dir eine Aufgabenart für deine Besprechungen und nutze diese, um zugehörige Aufgaben abzuspeichern. Steht beispielsweise eine Besprechung mit dem Marketing-Team an, dann speichere entsprechende Ideen, Aufgaben und Termine unter einer Aufgabenart wie “Besprechung – Marketing” ab. Am besten terminierst du diese Aufgaben auch auf den Tag und die Uhrzeit, zu der die Besprechung angesetzt ist. In der Besprechung siehst du dann mit einem Blick in deine MyLUI-App, welche Themen besprochen werden müssen.

Aufgaben- und Terminmanagement nimmt bei den meisten Menschen einen großen Platz im Arbeitsalltag ein, denn es ist das A und O eines produktiven Arbeitstags. Mit To-do-Apps wie MyLUI hast du einen Begleiter, der dich bei dieser wichtigen Aufgabe unterstützt.
Lass dich von MyLUI – deinem digitalen Begleiter – überzeugen. Eine Version für Android findest du hier und für Apple hier.
Probiere es einfach aus! 😊

P.S.: Die eigene Aufgabenorganisation umzustellen ist für einige bestimmt ein großer Schritt. Das neue Jahr ist zwar schon da, für Vorsätze ist es aber nie zu spät. Warum nimmst du dir diese Aufgabe also nicht als Vorsatz für 2022? 😉

Der Aufgabenmanager in der Hosentasche. Die Vorteile von To-do-Apps.

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Ein Berg von bunten Post-its, Papierschnipsel mit Notizen und ein Notizbuch, das mit Ausrufezeichen übersät ist. Die ein oder andere Situation haben wir vielleicht auch schon einmal auf unserem eigenen Schreibtisch vorgefunden. Organisation mit Hilfe von Post-it und Co. ist nichts neues, aber auch nicht wirklich effektiv. Für das richtige Aufgaben- und Terminmanagement kannst du auf Zettel und Stift verzichten. Was du dafür brauchst? Dein Smartphone oder Tablet.
Unsere Lösung für Zettel- und Aufgabenchaos sind To-do-Apps – genauer gesagt MyLUI.

In diesem Blogbeitrag erklären wir dir, welche Vorteile To-do-Apps wie MyLUI bei deiner täglichen Organisation haben.

Die Pros einer To-do-App.

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Der erste Vorteil einer To-do-App liegt eigentlich auf der Hand – besser gesagt, er steckt in der Hosentasche. Installiert man eine entsprechende App auf dem Smartphone, hat man seine Aufgaben immer und überall dabei. Da die wenigsten von uns das Haus noch ohne Handy verlassen, haben wir unsere To-dos jederzeit in unserer Tasche. Dadurch können bestehende Aufgaben immer und überall verwaltet und neue To-dos hinzufügt werden.

Damit kommen wir auch schon zum nächsten Pluspunkt: Ein heruntergefallener Post-it landet gerne mal im Papiermüll. Sind die Aufgaben nicht zusätzlich noch in unserem Kopf 

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gespeichert, ist die Aufgabe damit verloren. Frei nach dem Motto “aus den Augen aus dem Sinn”, war es das dann mit diesem To-do. Werden alle To-dos jedoch auf unserem Smartphone gespeichert, so ist das Verlustrisiko bedeutend geringer.  

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Des Weiteren bieten To-do-Apps wie MyLUI eine deutlich umfangreichere Aufgabenbeschreibung als Notizzettel und Co. So kann nicht nur die Fälligkeit der Aufgabe terminiert, sondern auch eine Aufgabenart festlegt, Notizen zur Aufgabe hinzugefügt und sogar wichtige Informationen wie Bilder, Videos oder Dateien ergänzend gespeichert werden. Es werden alle Informationen, die zur Bearbeitung benötigt werden, automatisch in der entsprechenden Aufgabe gesammelt. Das erleichtert nicht nur die Bearbeitung der Aufgaben, sondern steigert auch die tägliche Produktivität und spart Zeit.

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Und die eben erwähnten Fälligkeit bringt noch mehr Vorteile. Denn hierdurch werden Aufgaben automatisch sortiert und priorisiert – nach Datum und Uhrzeit. So kann man in MyLUI auf einen Blick sehen, welche Aufgaben und Termine heute, morgen oder in den nächsten Tagen anstehen. Außerdem werden To-dos, die direkt am Morgen erledigt werden müssen, automatisch weiter oben in der To-do-Liste angezeigt. Ist eine Aufgabe erst am Abend fällig, so wird diese auch erst am Ende der täglichen Aufgabenübersicht angezeigt. Auch überfällige und neue Aufgaben werden in MyLUI nach Fälligkeitsdatum sortiert. Sollte es also mal vorkommen, dass Aufgaben nicht erledigt wurden, können auch diese überfälligen Aufgaben von “oben nach unten” abgearbeitet werden.

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Eine Aufgabe neu terminieren, verschieben oder doch noch komplett von der To-do-Liste löschen? Das führt auf einer normalen To-do-Liste häufig zu wildem Gekritzel, Durchstreichen oder dazu, dass die Liste neu geschrieben werden muss. Mit einer To-do-App gehört aber auch das der Vergangenheit an. Denn Aufgaben und Termine können darin mit einem einzigen Klick oder Sprachbefehl verschoben oder gelöscht werden.

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Eine weitere Chance der Smartphone-To-dos bietet die Möglichkeit der Anbindung von externen Systemen. Denn so findet man alle Aufgaben und Termine auf einen Blick. Aktuell ist in MyLUI beispielsweise eine Anbindung an Microsoft 365 und das ZMI – InfoCenter möglich. Durch die automatische Aktualisierung und Synchronisierung der Systeme kann man seine privaten und geschäftlichen To-dos auf einem Blick in einer App einsehen und verwalten.
Durch die Filterung nach Arbeitsbereichen können dennoch getrennte Listen angezeigt werden. Sodass man beispielsweise im Büro nur geschäftliche Aufgaben sieht, während diese wiederum im Feierabend ausgeblendet werden. So hat man alles in einem, aber doch irgendwie getrennt.

Darüber hinaus erleichtern Anbindungen die Zusammenarbeit im Team. So können alle Aufgaben über MyLUI mit den ArbeitskollegInnen geteilt, ihnen neue Aufgaben zugewiesen, terminiert und mit Hilfe der Notizen genauste Anweisungen oder Hinweise zur Bearbeitung gegeben werden. So spart man sich ganz einfach den Post-it auf dem Schreibtisch des Kollegen/der Kollegin.

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Einen Notizzettel während der Autofahrt schreiben – das geht natürlich nicht. Mit Hilfe von MyLUI schon. Durch die integrierte Sprachsteuerung können Aufgaben und Termine nämlich auch per Sprache angelegt werden. Und nicht nur das – bereits erstellte To-dos können bearbeitet, verwaltet oder auch an KollegInnen weitergeleitet werden. Arbeiten und Aufgabenmanagement im Auto, das geht mit MyLUI!

Einige Argumente für die To-do-App auf deinem Smartphone haben wir dir nun geliefert. Konnten wir dich damit überzeugen?
Wenn nicht, dann probiere es doch einfach aus! Lass dich von MyLUI überzeugen und lade dir die App für Android oder iOS herunter.
Du wirst sehen: MyLUI macht deinen (Arbeits-)Alltag effektiver, produktiver und erfolgreicher. 😉

New Work & Agilität – Die Rolle der Agillität in der New Work-Philosophie

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Open Innovation, New Leadership und Agilität. All diese Begriffe haben wir in unserem ersten Blogbeitrag angesprochen und als zentrale Faktoren von New Work benannt. In diesem Blogbeitrag wollen wir uns auf agiles Arbeiten fokussieren und erklären, was Agilität bedeutet, warum es eine zentrale Rolle in der New Work-Philosophie einnimmt und welche agilen Methoden und Werkzeuge es gibt. Also fangen wir an! 😉

Was ist Agilität?

Agilität beschreibt die Fähigkeit, auf veränderte Situationen zu reagieren. In den Unternehmerkontext übersetzt meint Agilität die unternehmerische Kompetenz, das Geschäftsmodell relativ schnell auf neue Marktanforderungen und Chancen auszurichten. Dabei ist Agilität nicht mit Flexibilität und Anpassungsfähigkeit gleichzusetzen. Zwar sind agile Unternehmen auch flexibel und anpassungsfähig, das alleine reicht aber noch nicht aus, um ein agiles Unternehmen zu sein. Nur Unternehmen, die sich schnell an neue Gegebenheiten anpassen und aufkommende Chancen nutzen können, sind agil. Nokia bspw. war flexibel und anpassungsfähig – sie haben Smartphones gebaut. Allerdings hat das einige Jahre gedauert und dazu geführt, dass sie late to the game waren und von ihren Konkurrenten abgehängt wurden.  

Genau wie New Work, ist auch Agilität ein echtes Buzzword. Und genau wie New Work, geht auch Agilität schon etwas weiter zurück als man meint. Das AGIL-Schema wurde bereits in den 1950er Jahren von dem amerikanischen Soziologen Talcott Parsons vorgestellt. Nach ihm muss ein sich selbst erhaltendes soziales System folgende vier Fähigkeiten besitzen:

Adaption

= sich an äußere Gegebenheiten anpassen

Goal Attainment

= zusammen ein gemeinsames Ziel verfolgen

Integration

= zusammen eine Gemeinschaft bilden

Latency

= ein kulturelles Wertesystem aufbauen und aufrechterhalten

Betrachtet man die Historie von Agilität weiter, so fällt auf, dass der Begriff zunächst vor allem in den Bereichen Softwareentwicklung und Produktion bekannt war. Mittlerweile gehört die agile Organisation und agiles Arbeiten zu den Megatrends unserer Gesellschaft. Aber welchen Vorteil bringt das eigentlich?

Warum agil arbeiten?

Agilität ist quasi die evolutionäre Antwort auf die steigende Komplexität und Dynamik unserer Welt, die vor allem durch die digitale Transformation ausgelöst wurde. So müssen sich Unternehmen in intensiven globalen Wettbewerben behaupten, die von Technologiekonzernen, Startups und disruptiven Innovationen durchgehend aufgemischt werden. Unter diesen Bedingungen sind klassische, zentrale Geschäftsmodelle häufig nicht überlebensfähig. Agilität hingegen ermöglicht es Unternehmen, sich langfristig einen Platz am Markt zu erkämpfen. Daneben bringt agiles Management handfeste Vorteile:

  • Schnellere Ergebnisse und time-to-market  
  • Früheres Erkennen und Beheben von Fehlern  
  • Gesteigerte Produktivität 
    (Effektivere Arbeitsabläufe und effektivere Ergebnisse, weil diese auf Kunden- und Nutzerbedürfnisse zugeschnitten sind.) 
  • Gesteigerte Mitarbeitermotivation & -zufriedenheit 
  • Schnellerer Projektstart
    (Denn nicht alle Details müssen bereits festgelegt sein – Entscheidungen können im Prozess getroffen werden.)
  • Hohe Flexibilität ggü. sich ändernden Wettbewerbsanforderungen, Kunden- und Nutzerbedürfnissen 

Wie agil arbeiten?

Als Unternehmen agil zu sein bringt Herausforderungen mit sich. Agiles Management bedeutet, dass MitarbeiterInnen hohe Autonomie und Entscheidungsfreiheit besitzen und gleichzeitig durch eine starke Vision und Zieldefinition geleitet werden. Das eröffnet ein Spannungsfeld, welches richtig gemeistert jede Menge Energie und Innovationskraft freisetzt.

Wie alles andere sonst auch, beginnt Agilität im Kopf. Ein agiles Mindset ist der Grundstein eines agilen Unternehmens. Es umschließt folgende agile Prinzipien:

Kundenfokus: Ausrichtung an und Interaktion mit KundInnen

Bevollmächtigte und cross-funktionale Teams

Trial-and-Error Learning:
Arbeiten unter Unsicherheit bedarf einer ständigen Feedbackschleife und Anpassung

Zusammenarbeit und Synchronisation verschiedener Teams

Geteilte, definierte Ziele und Visionen

Neben agilen Prinzipien, ist ein agiles Mindset durch folgenden Werten gekennzeichnet:

Offenheit
Lern-bereitschaft
Selbst-verantwortung
Fokus
offene Fehlerkultur

Um Agilität letztendlich im Unternehmen zu leben, muss man jedoch mehr als “nur” das passende Mindset haben. Man muss sich agilen Methoden und Werkzeugen bedienen. Welche das sein können, zeigen wir jetzt.

Agile Methoden

Agile Methoden basieren auf agilen Werten und Prinzipien und beschreiben bestimmte Vorgehensweisen unter Anwendung agiler Werkzeuge. Im Unternehmensalltag fungieren sie als ein Rahmenwerk, in dem Aufgaben gelöst werden.

Design Thinking

Diese Methode wird zur Entwicklung neuer Ideen eingesetzt. In verschiedenen Phasen werden Probleme erörtert, Lösungen generiert, entsprechende Prototypen erstellt und diese mit potentiellen KundInnen / UserInnen gestest.

SCRUM

SCRUM ist eine agile Vorgehensweise zur Umsetzung von (Software)-Produkten. Sie ist v.a. dann geeignet, wenn nur ein relativ kleiner Teil der Anforderungen bekannt ist. In festgelegten Zeitslots, sogenannten Sprints, werden zuvor definierte und priorisierte Teilaspekte des Produkts entwickelt. Am Ende jedes Sprints ist eine neue Version des Produkts entstanden, aus der neue Sprintaufgaben festgelegt werden.

Lean UX

Bei dieser Methode werden einfache Werkzeuge genutzt, um Anwendungen/Produkte direkt mit KundInnen/UserInnen zu entwickeln, z.B. durch kurze Interviews auf der Straße. Dabei geht es darum, Prozesse und Abläufe so schlank und einfach wie möglich zu gestalten, also angemessene Ressourcen zu nutzen.

OKR

Bei der Objectives and Key Results Methode werden Zielvorgaben (Objectives) und quantitative Ergebnisse (Key Results) regelmäßig ausgewertet und angepasst. Zentrale Fragen dabei sind:  “Wo will ich hin, bzw. was möchte ich erreichen?” (Objectives) und “Was muss ich tun, um dorthin zu kommen und wie kann ich das messen?” (Key Results). Diese Fragen werden im Unternehmen regelmäßig erörtert und bilden die Grundlage für individuelle Ziele der MitarbeiterInnen. 

Agile Werkzeuge

Im Rahmen von agilen Methoden werden agile Werkzeuge angewendet, wie bspw.:

Kanban

Prozesse werden hier auf einer (digitalen) Tafel in drei verschiedenen Spalten dargestellt. Die linke Spalte To-do bietet Platz für anstehende Aufgabe, die noch nicht begonnen wurden. Die mittlere Spalte In Progress beinhaltet Aufgaben, die gerade bearbeitet werden und in der rechten Spalte Done werden erledigte Aufgaben eingeordnet. Alle Aufgaben werden durch das Team eingepflegt, verwaltet und durchlaufen die Spalten von links nach rechts. Die Spalten können dabei an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Der Aufgabenerledigungsprozess wird regelmäßig im Team reflektiert und verbessert (Kaizen).

Daily Standup Meeting

Das meint ein ca. 15-minütiges tägliches Meeting des gesamten Teams. Jedes Teammitglied / jede Abteilung berichtet kurz über anstehende Aufgaben, Fortschritte, Herausforderungen und Erfolge und kann bei Problemen Hilfe anfordern. Optional lässt sich das Meeting gut mit Kanban verbinden. 

Retrospektive

Hier geht es um ein ca. 60-90-minütiges Meeting am Ende eines Zeitslots (bspw. einer Woche/ einem Monat), in dem drei Fragen bezüglich des Prozesses thematisiert werden: Was hat nicht funktioniert und muss verbessert werden? Was hat gut funktioniert und kann beibehalten werden? Was nehmen wir uns für den nächsten Durchlauf als Verbesserung vor? Mit Hilfe dieser Fragen werden dann zukünftige Prozesse optimiert.  

Business Value

Business Value ist ein Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben. Aufgaben werden nach ihrem Wertbeitrag hinsichtlich drei Dimensionen bewertet: Wie sehr profitiert das Unternehmen von der Umsetzung der Aufgabe? Wie sehr profitieren UserInnen / KundInnen von der Umsetzung der Aufgabe? Wie hoch ist der technische Wert? Anhand dieser Bewertungen werden die Aufgaben priorisiert und abgearbeitet.
An möglichen agilen Arbeitsmethoden und -werkzeugen mangelt es also nicht. Jetzt stellt sich nur noch die Frage, wann man welche Methoden und Werkzeuge am besten einsetzen sollte.
Die Stacey Matrix hilft bei der Entscheidung, welche Konzepte angewendet werden sollten. Die X-Achse zeigt den Bekanntheitsgrad der Kundenbedürfnisse, die Y-Achse beschreibt den Bekanntheitsgrad der Lösungen. Sind beispielsweise die Kundenbedürfnisse im Unternehmen unbekannt und damit auch die Lösungen nicht offensichtlich, eignen sich sog. “chaotische” Methoden wie etwas Design-Thinking oder SCRUM.
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Wer mehr Unterstützung bei der Suche und Implementierung von agilen Arbeitsmethoden und -werkzeugen möchte kann auch externe Berater hinzuziehen oder sich dahingehend weiterbilden, z.B. zum “Agile Coach”.

Zusammengefasst ist das Einführen einer agilen Organisation sicherlich kein einfaches Unterfangen, gerade, wenn dafür eine alteingesessenen Unternehmenskultur überholt werden muss. Allerdings erfordert unsere schnelllebige Welt, dass nicht nur wir als Menschen, sondern auch Unternehmen schnell auf Veränderungen eingehen und uns an diese anpassen können. Eine Investition in eine agile Organisation ist als eine Investition in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

Auch bei IWOS arbeiten wir mit agilen Methoden und Werkzeugen, um schnell auf die Bedürfnisse unserer KundInnen und UserInnen sowie auf die Anforderungen des Marktes eingehen zu können. So nutzen wir beispielsweise die Sprints der SCRUM-Methode für die agile Weiterentwicklung unserer MyLUI-App. Des Weiteren steht jede Woche ein ca. 15-minütiges Standup-Meeting im Terminkalender eines jeden Teammitglieds. Wir haben also das Daily Standup Meeting zu einem Weekly Standup Meeting geändert, in dem jedes Teammitglied über aktuelle Aufgaben und Herausforderungen des jeweils anderen informiert wird.

Wir gehen den Weg zu einem agilen Unternehmen? Gehst du ihn mit? 😉

Story: Ein Tag mit Peter und MyLUI

Kurzgeschichte zur Verwendung der LUI-App

Es ist soweit: die MyLUI App ist ab Freitag, 04.12.2020, für Android und iOS verfügbar. Um euch einen Überblick über die aktuellen und künftigen Funktionen von MyLUI zu geben und euch zu zeigen, wie sie euer Leben erleichtern können, haben wir uns eine kleine Geschichte überlegt. Also lehnt euch zurück und lasst euch mitnehmen in ein Land nach unserer Zeit.

Es wird einmal das Jahr 2021. Nach einem stürmischen letzten Jahr voller Unsicherheiten, Sorgen und Beschränkungen ist Normalität eingekehrt. Die Straßen sind voller Menschen. Kinos, Theater und Fitnessstudios sind geöffnet. Menschen sitzen mit einem Lächeln im Café und es liegt ein Hauch von Erleichterung und Freude in der Luft. Auch bei Familie Planinger ist der neue Alltag bereits da.

Peter Planinger schaut auf die Uhr. Halb 7 morgens. Jetzt muss er sich beeilen. Er will noch seine beiden Kinder Paul und Pia sehen, bevor die beiden in die Schule müssen. Seit die Schulen nach der Corona-Krise mit modernen Computern, top Lüftungssystemen und Highspeed WLAN ausgestattet sind, sind die Kinder lieber in der Schule als zuhause. Also schnell raus aus den Federn, ab ins Bad und erstmal den Kindern beim Frühstück Gesellschaft leisten.

Als Pia und Paul dann das Haus mit Mama Patricia verlassen haben, ist es Zeit für einen Kaffee und Nachrichten. Nichts Neues: Trump campt noch immer in einem Tipi im Garten des Weißen Hauses, Japan stellt das erste Smart WC mit Virenkontrolle vor und Drosten & Co. reiten weiter auf der Welle des Ruhms durch die ganze Welt. Blick auf die Uhr: Kurz vor halb 8 – jetzt wird es Zeit, sich auf den Weg zur Arbeit zu machen. Schnell holt Peter noch einen Snack für den Nachmittag aus dem Kühlschrank, da fällt ihm ein Zettel neben dem Kühlschrank auf: „Bring bitte Brötchen für das Abendessen mit. P.S.: Pia möchte gerne Croissants für das Frühstück morgen. Hab einen schönen Tag. Patricia“

„MyLUI, erstelle eine neue Aufgabe“. Schnell legt sich Peter eine Aufgabe an: Brötchen holen, 18 Uhr, Notiz: Croissant für Pia. Er nimmt sich seine Tasche und geht in die Garage zu seinem Auto.

Auf dem Weg zur Arbeit möchte Peter die Aufgaben und Termine des heutigen Tages checken. “MyLUI, aktiviere Kommen“ und die Arbeitszeit ist im Zeiterfassungssystem gestartet.

„Was steht heute an?“. MyLUI liest ihm seine heutigen Aufgaben vor. Dabei stellt er fest, dass er einige Aufgaben bereits auf dem Weg zur Arbeit erledigen kann.

Nach 15 Minuten Autofahrt und einem Anruf bei seinem Kollegen Karl ist dieser beauftragt, einen Termin mit einem Kunden auszumachen, Preisvorstellungen für ein anstehendes Projekt sind besprochen und das Meeting für den Nachmittag ist bestätigt. Während Peter die Stufen zu seinem Büro hochläuft, beauftragt er MyLUI: „Aktiviere Ankunft Büro“. Somit sind alle geschäftlichen Kommunikationskanäle freigeschaltet und gleichzeitig private Kommunikationen stumm. Nur seine Frau Patricia und seine beiden Kinder können ihn in dringenden Fällen trotzdem erreichen. Während er sich in der Kaffeeküche einen skinny low carb high-protein Matcha-Latte mit Kokosmilch von dem neuen Kaffeevollautomat holt, versichert er sich nochmals bei MyLUI „MyLUI, wann ist das erste Meeting?“. MyLUI antwortet: “Das Meeting mit Herrn Magnus startet in 58 Minuten.” Eine Stunde, die er noch gut nutzen kann, um einige Aufgaben seiner To-do-Liste abzuarbeiten.

Auf dem Weg zum Meeting aktiviert Peter das Szenario „Meeting“. Jetzt wird er gar nicht mehr gestört. Auch nicht von dem Sekretär Sören am Empfang oder anderen Kollegen. Während sein Chef Herr Magnus neue Aufträge an die Mitarbeiter verteilt, trägt Peter seine neuen Aufgaben in der MyLUI-App ein. Was steht für ihn an? Wann muss es gemacht werden und welche Infos hat sein Chef ihm dazu gegeben? Er tippt alles in sein Handy ein und MyLUI ordnet ihm die Termine und Aufgaben sofort nach Fälligkeit.

Nach dem Meeting raucht Peter der Kopf. So viele Aufgaben und neue Termine – höchste Zeit für eine Mittagspause mit den Kollegen. Er wechselt zum Szenario „Pause“, checkt seine privaten Nachrichten und unterhält sich mit seinen Kollegen. In der Cafeteria gibt es heute zum ersten Mal das in-vitro Fleisch aus Israel. Peter kann aus verschiedenen Geschmacksrichtungen wählen und entscheidet sich für schottisches Highland Rind mit Weidehaltung und wöchentlicher Massage. Nach der Stärkung und dem Plausch mit den Kollegen geht es zurück an den Schreibtisch.

Also wechselt er wieder zu „Arbeit“ und weiter geht’s. Peter macht sich an seine Aufgabenliste und hakt eine Aufgabe nach der anderen ab. Er arbeitet konzentriert vor sich hin, als er bemerkt, dass es schon kurz vor Feierabend ist. Während er seinen Computer herunterfährt und seine Tasche packt, lässt er sich von MyLUI einen Überblick über morgige Aufgaben und Termine geben. Er wechselt in das „Feierabend“-Szenario und beendet damit seine Arbeitszeit für den heutigen Tag.

Auf dem Weg zum Parkplatz fällt ihm ein, dass heute Dienstag ist. Eigentlich müsste Paul Unterwasserhockey Training haben – nur eins von 15 verschiedenen Hobbys, die sich sein Sohn im Verlauf der letzten Jahre ausgesucht und sie nach 3 Wochen wieder aufgegeben hat. Besser Peter versichert sich nochmal, ob das Training wirklich noch Teil der Terminplanung ist. MyLUI liest ihm die Aufgaben der Rubrik „Privat“ vor und tatsächlich spielt Paul anscheinend noch Unterwasserhockey: “Paul abholen, 17:45 Uhr. Brötchen holen, 18:00 Uhr, Croissant für Pia.” Achja die Brötchen, die hatte er schon wieder vergessen.

Zuhause angekommen wirft er noch einen letzten Blick auf sein Handy. MyLUI zeigt keine fälligen Aufgaben mehr für diesen Tag an. Erleichtert und glücklich kann Peter sein Handy nun weglegen – jetzt ist Familienzeit: gemeinsam Brotzeit machen, eine Runde “Sackboy: A Virus Adventure” mit Paul und Pia auf der PlayStation 8 spielen, die beiden ins Bett bringen und ein wenig gemeinsame Zeit mit Patricia bei einem Film auf der Couch genießen.

Und ganz ohne Sorgen kann er dabei auch sein Handy in die Hand nehmen. Im „Feierabend“ ist Familienzeit, da erreichen ihn auch die Nachrichten von übereifrigen Kunden und einem rastlosen Chef nicht mehr. Und wenn er sich zuhause zurücklegen und entspannen kann, dann ist Peter auch morgen wieder mit vollem Einsatz auf der Arbeit dabei.