Gesundes Aufgabenmanagement. Wie du deine Produktivität damit steigerst.

Gesundes Aufgabenmanagement. Wie du deine Produktivität damit steigerst.

Schnell und effektiv – so soll das perfekte Aufgabenmanagement von vielen sein. Doch das reicht nicht aus, denn Aufgabenmanagement sollte auch gesund sein.

Das eigene Wohlbefinden hat einen enormen Einfluss auf die Produktivität im (Arbeits-)Alltag. Personen, die sich gut fühlen, glücklich und zufrieden sind, können bei gleicher Qualität deutlich schneller arbeiten als solche, die es nicht sind. Sie können somit effektiver arbeiten und mehr Aufgaben erledigen. Aber nicht nur deshalb sollte der Gesundheits-Aspekt eine zentrale Rolle bei deinem Aufgabenmanagement spielen. Deine Gesundheit steht immer an erster Stelle, weshalb du auch bei der Arbeit auf sie achten solltest.

Wir geben dir fünf Tipps, wie du gesundes Aufgaben- und Terminmanagement in deinem Alltag umsetzen kannst.

Reflect yourself.

Damit du weißt, wie es um dein Wohlbefinden während des Arbeitstages steht, ist es unabdingbar, dass du dich und dein eigenes Empfinden selbst reflektierst. Faktoren, die dein Wohlbefinden auf physischer Ebene beeinflussen können, sind Hunger, Durst oder Müdigkeit. Psychisch bzw. emotional spielen auch Überforderung, Erschöpfung oder Stress eine bedeutende Rolle. Reflektiere dich und dein Befinden. Denn nur wenn du das “Problem” kennst, kannst du an der Lösung arbeiten und beispielsweise für regelmäßige Mahlzeiten, ausreichend Schlaf oder ausgiebige Pausen sorgen.

Plan your day.

Welche Termine stehen an? Welche Aufgaben müssen erledigt werden? Diese Fragen solltest du am besten bereits am Vortag klären. Nimm dir also kurz vor Feierabend etwas Zeit, um deinen nächsten Tag zu planen. So kannst du dich mental auf den nächsten Tag vorbereiten und am nächsten Morgen fokussiert mit der Arbeit beginnen. Achte dabei darauf, eine realistische Anzahl an To-dos zu planen, damit du möglichst alle Aufgaben erledigen kannst und kein schlechtes Gefühl hast, wenn Aufgaben nicht bearbeitet werden und verschoben werden müssen. Dieses Gefühl oder dadurch entstandener Stress wirken sich nämlich negativ auf dein Wohlbefinden und deine Gesundheit aus. Mit einer realistischen Planung kannst du das ganz einfach vermeiden.

In der MyLUI-App kannst du mit Hilfe der Fälligkeiten Zeitslots für die jeweiligen Aufgaben bestimmen und diese nacheinander abarbeiten. Achte dabei darauf, dass du genügend Zeit einplanst und Pufferzeiten einbaust. Diese geben dir ein “Zeitpolster”, wenn unvorhergesehene Dinge passieren, du eine dringliche Aufgabe bekommst oder KollegInnen deine Hilfe benötigen.

Justify your actions.

Keine Lust eine Aufgabe zu erledigen? Auch diese Gefühle der Unlust und Demotivation können sich negativ auf dein Gemüt auswirken und zu mürrischer Stimmung führen. In vielen Fällen ist es deine Entscheidung, wann du eine bestimmte Aufgabe erledigst bzw. ob du sie bis zur endgültigen Fälligkeit vor dir herschiebst. Irgendwann muss aber jede Aufgabe erledigt werden. Ist die Bearbeitungszeit dann knapp, kommt es häufig zu Stress und einem hohen Arbeits- und Leistungsdruck. Deshalb solltest du dich lieber rechtzeitig motivieren und trotzdem mit der Bearbeitung beginnen.  

Dazu musst du die Gründe deiner Unlust herausfinden. Halte dir genau vor Augen, warum du dieses To-do gerade nicht bearbeiten willst und warum du es dennoch erledigen musst. Verargumentiere dein eigenes Handeln vor dir selbst. Ein paar Denkanstöße, wie du das machen kannst, haben wir hier: 

Wenn ich Aufgabe X jetzt erledige, habe ich später weniger Stress und damit mehr Zeit für Dinge, die mir guttun, wie Hobbys oder Zeit mit Familie und Freunden.

Meine Zeit ist kostbar, ich sollte sie nicht mit Prokrastination verschwenden.

Wenn ich Aufgabe X jetzt erledige, kann ich sie endgültig abhaken. Das Gefühl dabei wird sehr gut und erleichternd sein.

Aufgabe X ist eine Herausforderung. Jede Herausforderung bringt auch eine Chance mit sich, die ich nutzen sollte.

Take your time.

Take a break.

Zu einem gesunden Arbeiten und Aufgabenmanagement gehört auch ein gesundes Verhältnis von An- und Entspannung. Deshalb solltest du regelmäßige Pausen und bewusste Phasen der Erholung in deinen Arbeitsalltag integrieren. Denn nur so kannst du auch fokussiert und produktiv arbeiten. Achte darauf, dir diese Pausen im Arbeitsalltag immer wieder zu gönnen, Laptop und Co. zur Seite zu stellen und deine Kommunikationskanäle für ein paar Minuten abzuschalten. Stehe beispielsweise kurz auf und koche dir einen Kaffee oder Tee, verlasse das Büro und gehe für fünf Minuten an die frische Luft oder schließe einfach mal für ein paar Minuten deine Augen. Diese kurzen Zeiten, in denen du deine Batterien wieder auflädst, sind wichtig, um deine Gedanken zu sammeln, neu zu sortieren und anschließend alle To-dos gewissenhaft und effektiv erledigen zu können.

Tmm.

Schon mal was von “Tmm”, dem “Termin mit mir” gehört?
Trage dir diesen Termin regelmäßig in deine MyLUI-App ein. Den “Termin mit mir” kannst du dann nutzen, um dich neu zu organisieren, dir einen Gesamtüberblick über deine To-dos zu verschaffen oder deinen Arbeitsplatz aufzuräumen. Du kannst in dieser Zeit aber auch Dinge tun, die im häufig hektischen Arbeitsalltag untergehen, z. B. Themen recherchieren oder interessante Zeitschriften-Artikel lesen. Schalte in der Zeit außerdem deine Nachrichtenkanäle aus, sodass du diesen Termin nur für dich selbst nutzt. Diese Zeit der Nichterreichbarkeit zahlt positiv auf deine Gesundheit ein, indem sie vor allem Stress reduziert.

Motivate yourself.

Ermutigung statt Kritik – das ist eine weitere Devise beim gesunden Aufgaben- und Terminmanagement. “Der größte Kritiker sitzt im eigenen Kopf.” Dies ist nicht nur ein Spruch, sondern häufig auch die Realität. In Bezug auf das Aufgabenmanagement gelangen wir damit in einen Teufelskreis. Je mehr wir uns selbst kritisieren, umso demotivierter sind wir, umso größer ist der Wunsch etwas anderes zu tun und damit die Gefahr der Prokrastination.

Hast du das Gefühl, einer bestimmten Aufgabe nicht gewachsen zu sein oder diese aus diversen Gründen gerade nicht bearbeiten zu können, dann behandle dich selbst wie einen Freund. Denn diesen würdest du in einer solchen Situation auch ermutigen und motivieren. Ein paar Beispiele, wie du dich selbst motivieren kannst, haben wir im Folgenden zusammengetragen.

… du müde bist.

Auch in einer halben Stunde wird diese Müdigkeit nicht besser sein. Start mit einer kleinen Unteraufgabe und bearbeite die Aufgabe Schritt für Schritt. Wenn du erstmal in die Aufgabe vertieft bist, ist die Müdigkeit vergessen.

… du lieber Spaß haben möchtest.

Erst die Arbeit, dann das Vergnügen. Erledige jetzt ein paar Aufgaben, dann kannst du dich später mit etwas Spaßigem belohnen.

… du noch nicht gut genug informiert bist.

Vielleicht kannst du bereits mit Teilen der Aufgabe beginnen oder dir ein paar wichtige Notizen hierzu machen. Musst du entsprechende Informationen vielleicht erneut anfordern und auf Dringlichkeit hinweisen?

… du noch genug Zeit zur Bearbeitung hast.

Unverhofft kommt oft. Setzte dich bereits jetzt an die Bearbeitung der Aufgabe. Häufig kommt in der letzten Minute noch etwas dazwischen, was dann zu enormen Stress führt. Das solltest du vermeiden.

… du noch andere Dinge erledigen musst.

Aufgaben höherer Priorität sollten natürlich immer vorher bearbeitet werden. Jedoch sollten sie dann auch früher in deine Tagesplanung eingeplant werden. Die Aufgaben, die jetzt auf deiner To-do-Liste stehen, hast du aktiv in diese Planung hinzugefügt. Sie sind deshalb genauso wichtig und sollten erledigt werden.

… du dich mit der Aufgabe überfordert fühlst.

Jetzt ist es wichtig, dir realistische und genau definierte Ziele zu setzen und die Aufgabe in kleine Unteraufgaben aufzuteilen, damit du das To-do Schritt für Schritt bearbeiten kannst. Untergliedert in Teilaufgaben wirkt die Aufgabe weniger einschüchternd. Das Abhaken vieler kleiner Sub-Aufgaben bewirkt außerdem ein positives Gefühl, das dich zur Weiterarbeit motiviert.

Fassen wir zusammen.

Um ein gesundes Aufgaben- und Terminmanagement zu gewährleisten, musst du in erster Linie auf dich selbst hören. Welche Bedürfnisse hast du? Fühlst du dich gerade wohl? Gibt es Dinge, die dein Wohlbefinden gerade negativ beeinflussen? Plane dir deinen Aufgaben realistisch in den Tag ein und achte darauf, dir regelmäßige Pausen zu gönnen. Versuche außerdem, Aufgaben nicht zu sehr aufzuschieben, denn das führt meist nur zu eigentlich vermeidbarem Stress. Begründe dir dein Handeln stattdessen selbst und versuche dich zum Durchhalten zu motivieren.

Wichtig dabei: Deine Gesundheit steht immer an erster Stelle – auch bei der Arbeit. Gesundheit und Produktivität sind außerdem sehr eng verbunden. Nur wenn du gesund bist und dich wohlfühlst, kannst du auch produktiv arbeiten und deine gesteckten Ziele erreichen.

Unser Rat an dich: Achte auf dich, höre auf dich und deinen Körper und gönne dir auch mal eine Pause. Denn dass Erholung wichtig im Arbeitsalltag ist, haben wir dir bereits in einem Blogbeitrag erklärt.
Außerdem musst und kannst du diese Tipps nicht von heute auf morgen umsetzen. Aber du kannst bereits heute den ersten Schritt in Richtung “gesundes Aufgaben- und Terminmanagement” machen, indem du reflektierst, wie gesund deine Organisation gerade ist. Analysiere die Ist-Situation und setzte dir anschließend kleine und realistische Ziele, wie du das gesunde Aufgabenmanagement in den nächsten Wochen in deinem Arbeitsalltag realisieren kannst.

Starte damit deine Aufgaben gesund zu organisieren – MyLUI hilft dir dabei! 😊

Der Aufgabenmanager in der Hosentasche. Tipps für deine To-do-App.

Warum Post-it, Notizzettel und Co. der Vergangenheit angehören sollten, haben wir dir bereits in unserem letzten Blog gezeigt. Beim optimalen Aufgaben- und Terminmanagement geht es aber nicht nur darum, wo du deine To-dos speicherst, auch das “Wie” spielt hier eine große Rolle.

Damit du noch effektiver, produktiver und erfolgreich mit deinem neuen Begleiter arbeiten kannst, haben wir ein paar Tipps für eine bessere Aufgabenliste gesammelt.

Tipp Nr. 1 – Aufschreiben ist das halbe Leben.

Ein altes Sprichwort sagt “Was man nicht im Kopf hat, hat man in den Beinen”. Im Fall von Aufgaben- und Terminmanagement trifft das aber nicht zu. Denn ist eine Aufgabe mal aus dem Kopf, ist sie meist für längere Zeit oder sogar für immer verschwunden. Deshalb: Halte all deine Aufgaben, Termine und Ideen schriftlich fest. Erstelle dir beispielsweise eine Aufgabe mit der Aufgabenart “Idee”, wenn du spontane Einfälle festhalten möchtest. So kannst du sichergehen, dass du auch definitiv nichts vergisst.

Tipp Nr. 2 – Das Verb beginnt.

Auch das “Wie” spielt beim Aufgabenmanagement eine große Rolle – besonders beim Aufgabentitel. Beginne den Titel einer Aufgabe deshalb immer mit einem Verb. Statt “Kostenaufstellung Projekt XY versenden.” solltest du schreiben “Versende Kostenaufstellung Projekt XY”. Denn so kannst du dir viel schneller einen Überblick über deine Aufgaben verschaffen.

Tipp Nr. 3 – Unterteilen.

Komplexe Aufgaben bspw. größere Projekte solltest du in kleinere Aufgaben unterteilen. Das bringt dir mehrere Vorteile. Einerseits hat man bei großen Projekten meist mehrere kleinere Aufgaben, die zu erledigen sind. Teilst du eine große Aufgabe von vorneherein auf, hast du einen besseren Überblick, welche Teilschritte erledigt werden müssen. Andererseits kannst du dir kleinere Aufgabe besser in deine Arbeitszeit einteilen und sie ggf. sogar auf mehrere Tage verteilen. Und auch für die Motivation ist diese Methode besser, denn statt am Ende des Projekts eine einzige Aufgabe auf “Erledigt” zu setzen, kannst du viele kleine Aufgaben immer wieder abhaken. Das motiviert zur Weiterarbeit.

Tipp Nr. 4 – Aufgaben statt Ziele.

“Lob von der Chefin bekommen.” – steht diese Aufgabe in deiner To-do-Liste, dann hast du einen elementaren Fehler begangen. Denn das ist keine Aufgabe, es ist ein Ziel und Ziele sollten in einer Aufgabenliste nicht notiert werden. Denn wie der Name “To-do-Liste“ schon sagt, geht es hier um Dinge, die man tun muss und tun kann. Ein Lob von der Chefin/dem Chef kannst du nicht selbst tun, du musst es von ihr/ihm bekommen. Formuliere deshalb nur Aufgaben und keine Ziele. Du kannst jedoch den Weg zum Ziel als Aufgabe formulieren. Wir zeigen es dir am Beispiel, denn hier könnten drei Aufgaben zu deinem Ziel führen: “Bearbeitung Projekt” > “Gestaltung ansprechende Projekt-Präsentation” > “Üben Präsentation” könntest du als Aufgaben in deine Liste aufnehmen. Denn gestaltest du eine Präsentation eines Projekts, die die KundInnen und deine Chefin/deinen Chef überzeugen, erhältst du womöglich auch ein Lob von ihr/ihm.

Tipp Nr. 5 – Beachte, was möglich ist.

Ähnlich zu unserem vorhergehenden Tipp, solltest du auch umsetzbare Aufgaben formulieren. Achte darauf, dass die Aufgabe für dich und mit den Mitteln, die dir zur Verfügung stehen, umsetzbar ist. Nicht jede Aufgabe ist alleine ausführbar. Ist das der Fall, solltest du die Aufgabe entweder so verändern, dass du sie alleine bewältigen kannst, oder KollegInnen zur Hilfe heranziehen. Wahrscheinlich kannst du kein gesamtes Projekt an einem Tag planen, deshalb bitte deine KollegInnen um Hilfe, beispielsweise indem du ihm/ihr eine Aufgabe schickst, oder terminiere die Fälligkeit auf einen späteren Zeitpunkt, sodass du genügend Zeit zur Bearbeitung und Planung hast.

Tipp Nr. 6 – Aufwand und Zeit einschätzen.

Nutze die Fälligkeitsangabe auch, um Zeit und Aufwand deiner Aufgaben einzuschätzen. Du kannst nicht bei jeder Aufgabe genau wissen, wie lange diese dauern wird, dennoch solltest du eine ungefähre Planung vornehmen und die benötigte Zeit schätzen. So kannst du einschätzen, was du an einem Tag schaffen kannst. Wichtig dabei ist außerdem, dass du nicht jede Minute deiner Arbeitszeit verplanst. Es kann immer etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommen oder eine Aufgabe länger als geplant dauern, deshalb lasse mindestens 20% deiner Arbeitszeit ungeplant. So ist auch die Wahrscheinlichkeit höher, dass du am Ende des Arbeitstages alle Aufgaben erledigen kannst, die du dir vorgenommen hast. Solltest du Zeit übrighaben, kannst du immer noch andere Aufgaben in deine Liste aufnehmen – oder auch einfach mal früher Feierabend machen. 😉

Tipp Nr. 7 – Planung ist alles.

Am Morgen müde an den Schreibtisch stolpern und erstmal die Aufgaben sortieren – so solltest du den Tag nicht starten. Bereite bereits am Abend deine To-do-Liste für den nächsten Tag vor. So kannst du am Morgen direkt mit der Arbeit beginnen und effektiv eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten.

Tipp Nr. 8 – Geheimtipp von Steffen.

Zum Schluss haben wir noch einen ganz persönlichen Geheimtipp von unserem Gründer und Geschäftsführer Steffen, wie du Aufgaben, die für eine Besprechung relevant sind, optimal organisieren kannst. Erstelle dir eine Aufgabenart für deine Besprechungen und nutze diese, um zugehörige Aufgaben abzuspeichern. Steht beispielsweise eine Besprechung mit dem Marketing-Team an, dann speichere entsprechende Ideen, Aufgaben und Termine unter einer Aufgabenart wie “Besprechung – Marketing” ab. Am besten terminierst du diese Aufgaben auch auf den Tag und die Uhrzeit, zu der die Besprechung angesetzt ist. In der Besprechung siehst du dann mit einem Blick in deine MyLUI-App, welche Themen besprochen werden müssen.

Aufgaben- und Terminmanagement nimmt bei den meisten Menschen einen großen Platz im Arbeitsalltag ein, denn es ist das A und O eines produktiven Arbeitstags. Mit To-do-Apps wie MyLUI hast du einen Begleiter, der dich bei dieser wichtigen Aufgabe unterstützt.
Lass dich von MyLUI – deinem digitalen Begleiter – überzeugen. Eine Version für Android findest du hier und für Apple hier.
Probiere es einfach aus! 😊

P.S.: Die eigene Aufgabenorganisation umzustellen ist für einige bestimmt ein großer Schritt. Das neue Jahr ist zwar schon da, für Vorsätze ist es aber nie zu spät. Warum nimmst du dir diese Aufgabe also nicht als Vorsatz für 2022? 😉

Der Aufgabenmanager in der Hosentasche. Die Vorteile von To-do-Apps.

Ein Berg von bunten Post-its, Papierschnipsel mit Notizen und ein Notizbuch, das mit Ausrufezeichen übersät ist. Die ein oder andere Situation haben wir vielleicht auch schon einmal auf unserem eigenen Schreibtisch vorgefunden. Organisation mit Hilfe von Post-it und Co. ist nichts neues, aber auch nicht wirklich effektiv. Für das richtige Aufgaben- und Terminmanagement kannst du auf Zettel und Stift verzichten. Was du dafür brauchst? Dein Smartphone oder Tablet.
Unsere Lösung für Zettel- und Aufgabenchaos sind To-do-Apps – genauer gesagt MyLUI.

In diesem Blogbeitrag erklären wir dir, welche Vorteile To-do-Apps wie MyLUI bei deiner täglichen Organisation haben.

Die Pros einer To-do-App.

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Der erste Vorteil einer To-do-App liegt eigentlich auf der Hand – besser gesagt, er steckt in der Hosentasche. Installiert man eine entsprechende App auf dem Smartphone, hat man seine Aufgaben immer und überall dabei. Da die wenigsten von uns das Haus noch ohne Handy verlassen, haben wir unsere To-dos jederzeit in unserer Tasche. Dadurch können bestehende Aufgaben immer und überall verwaltet und neue To-dos hinzufügt werden.

Damit kommen wir auch schon zum nächsten Pluspunkt: Ein heruntergefallener Post-it landet gerne mal im Papiermüll. Sind die Aufgaben nicht zusätzlich noch in unserem Kopf 

gespeichert, ist die Aufgabe damit verloren. Frei nach dem Motto “aus den Augen aus dem Sinn”, war es das dann mit diesem To-do. Werden alle To-dos jedoch auf unserem Smartphone gespeichert, so ist das Verlustrisiko bedeutend geringer.  

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Des Weiteren bieten To-do-Apps wie MyLUI eine deutlich umfangreichere Aufgabenbeschreibung als Notizzettel und Co. So kann nicht nur die Fälligkeit der Aufgabe terminiert, sondern auch eine Aufgabenart festlegt, Notizen zur Aufgabe hinzugefügt und sogar wichtige Informationen wie Bilder, Videos oder Dateien ergänzend gespeichert werden. Es werden alle Informationen, die zur Bearbeitung benötigt werden, automatisch in der entsprechenden Aufgabe gesammelt. Das erleichtert nicht nur die Bearbeitung der Aufgaben, sondern steigert auch die tägliche Produktivität und spart Zeit.

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Und die eben erwähnten Fälligkeit bringt noch mehr Vorteile. Denn hierdurch werden Aufgaben automatisch sortiert und priorisiert – nach Datum und Uhrzeit. So kann man in MyLUI auf einen Blick sehen, welche Aufgaben und Termine heute, morgen oder in den nächsten Tagen anstehen. Außerdem werden To-dos, die direkt am Morgen erledigt werden müssen, automatisch weiter oben in der To-do-Liste angezeigt. Ist eine Aufgabe erst am Abend fällig, so wird diese auch erst am Ende der täglichen Aufgabenübersicht angezeigt. Auch überfällige und neue Aufgaben werden in MyLUI nach Fälligkeitsdatum sortiert. Sollte es also mal vorkommen, dass Aufgaben nicht erledigt wurden, können auch diese überfälligen Aufgaben von “oben nach unten” abgearbeitet werden.

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Eine Aufgabe neu terminieren, verschieben oder doch noch komplett von der To-do-Liste löschen? Das führt auf einer normalen To-do-Liste häufig zu wildem Gekritzel, Durchstreichen oder dazu, dass die Liste neu geschrieben werden muss. Mit einer To-do-App gehört aber auch das der Vergangenheit an. Denn Aufgaben und Termine können darin mit einem einzigen Klick oder Sprachbefehl verschoben oder gelöscht werden.

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Eine weitere Chance der Smartphone-To-dos bietet die Möglichkeit der Anbindung von externen Systemen. Denn so findet man alle Aufgaben und Termine auf einen Blick. Aktuell ist in MyLUI beispielsweise eine Anbindung an Microsoft 365 und das ZMI – InfoCenter möglich. Durch die automatische Aktualisierung und Synchronisierung der Systeme kann man seine privaten und geschäftlichen To-dos auf einem Blick in einer App einsehen und verwalten.
Durch die Filterung nach Arbeitsbereichen können dennoch getrennte Listen angezeigt werden. Sodass man beispielsweise im Büro nur geschäftliche Aufgaben sieht, während diese wiederum im Feierabend ausgeblendet werden. So hat man alles in einem, aber doch irgendwie getrennt.

Darüber hinaus erleichtern Anbindungen die Zusammenarbeit im Team. So können alle Aufgaben über MyLUI mit den ArbeitskollegInnen geteilt, ihnen neue Aufgaben zugewiesen, terminiert und mit Hilfe der Notizen genauste Anweisungen oder Hinweise zur Bearbeitung gegeben werden. So spart man sich ganz einfach den Post-it auf dem Schreibtisch des Kollegen/der Kollegin.

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Einen Notizzettel während der Autofahrt schreiben – das geht natürlich nicht. Mit Hilfe von MyLUI schon. Durch die integrierte Sprachsteuerung können Aufgaben und Termine nämlich auch per Sprache angelegt werden. Und nicht nur das – bereits erstellte To-dos können bearbeitet, verwaltet oder auch an KollegInnen weitergeleitet werden. Arbeiten und Aufgabenmanagement im Auto, das geht mit MyLUI!

Einige Argumente für die To-do-App auf deinem Smartphone haben wir dir nun geliefert. Konnten wir dich damit überzeugen?
Wenn nicht, dann probiere es doch einfach aus! Lass dich von MyLUI überzeugen und lade dir die App für Android oder iOS herunter.
Du wirst sehen: MyLUI macht deinen (Arbeits-)Alltag effektiver, produktiver und erfolgreicher. 😉