New Work & Agilität

Open Innovation, New Leadership und Agilität. All diese Begriffe haben wir in unserem ersten Blogbeitrag angesprochen und als zentrale Faktoren von New Work benannt. In diesem Blogbeitrag wollen wir uns auf agiles Arbeiten fokussieren und erklären, was Agilität bedeutet, warum es eine zentrale Rolle in der New Work-Philosophie einnimmt und welche agilen Methoden und Werkzeuge es gibt. Also fangen wir an! 😉

Was ist Agilität?

Agilität beschreibt die Fähigkeit, auf veränderte Situationen zu reagieren. In den Unternehmerkontext übersetzt meint Agilität die unternehmerische Kompetenz, das Geschäftsmodell relativ schnell auf neue Marktanforderungen und Chancen auszurichten. Dabei ist Agilität nicht mit Flexibilität und Anpassungsfähigkeit gleichzusetzen. Zwar sind agile Unternehmen auch flexibel und anpassungsfähig, das alleine reicht aber noch nicht aus, um ein agiles Unternehmen zu sein. Nur Unternehmen, die sich schnell an neue Gegebenheiten anpassen und aufkommende Chancen nutzen können, sind agil. Nokia bspw. war flexibel und anpassungsfähig – sie haben Smartphones gebaut. Allerdings hat das einige Jahre gedauert und dazu geführt, dass sie late to the game waren und von ihren Konkurrenten abgehängt wurden.

Genau wie New Work, ist auch Agilität ein echtes Buzzword. Und genau wie New Work, geht auch Agilität schon etwas weiter zurück als man meint. Das AGIL-Schema wurde bereits in den 1950er Jahren von dem amerikanischen Soziologen Talcott Parsons vorgestellt. Nach ihm muss ein sich selbst erhaltendes soziales System folgende vier Fähigkeiten besitzen:

Adaption

= sich an äußere Gegebenheiten anpassen

Goal Attainment

= zusammen ein gemeinsames Ziel verfolgen

Integration

= zusammen eine Gemeinschaft bilden

Latency

= ein kulturelles Wertesystem aufbauen und aufrechterhalten

Betrachtet man die Historie von Agilität weiter, so fällt auf, dass der Begriff zunächst vor allem in den Bereichen Softwareentwicklung und Produktion bekannt war. Mittlerweile gehört die agile Organisation und agiles Arbeiten zu den Megatrends unserer Gesellschaft. Aber welchen Vorteil bringt das eigentlich?

Warum agil arbeiten?

Agilität ist quasi die evolutionäre Antwort auf die steigende Komplexität und Dynamik unserer Welt, die vor allem durch die digitale Transformation ausgelöst wurde. So müssen sich Unternehmen in intensiven globalen Wettbewerben behaupten, die von Technologiekonzernen, Startups und disruptiven Innovationen durchgehend aufgemischt werden. Unter diesen Bedingungen sind klassische, zentrale Geschäftsmodelle häufig nicht überlebensfähig. Agilität hingegen ermöglicht es Unternehmen, sich langfristig einen Platz am Markt zu erkämpfen. Daneben bringt agiles Management handfeste Vorteile:

Schnellere Ergebnisse und time-to-market
Früheres Erkennen und Beheben von Fehlern
Gesteigerte Produktivität
(Effektivere Arbeitsabläufe und effektivere Ergebnisse, weil diese auf Kunden- und Nutzerbedürfnisse zugeschnitten sind.)
Gesteigerte Mitarbeitermotivation & -zufriedenheit
Schnellerer Projektstart
(Denn nicht alle Details müssen bereits festgelegt sein – Entscheidungen können im Prozess getroffen werden.)
Hohe Flexibilität ggü. sich ändernden Wettbewerbsanforderungen, Kunden- und Nutzerbedürfnissen

Wie agil arbeiten?

Als Unternehmen agil zu sein bringt Herausforderungen mit sich. Agiles Management bedeutet, dass MitarbeiterInnen hohe Autonomie und Entscheidungsfreiheit besitzen und gleichzeitig durch eine starke Vision und Zieldefinition geleitet werden. Das eröffnet ein Spannungsfeld, welches richtig gemeistert jede Menge Energie und Innovationskraft freisetzt.

Wie alles andere sonst auch, beginnt Agilität im Kopf. Ein agiles Mindset ist der Grundstein eines agilen Unternehmens. Es umschließt folgende agile Prinzipien:

Kundenfokus: Ausrichtung an und Interaktion mit KundInnen

Bevollmächtigte und cross-funktionale Teams

Trial-and-Error Learning:
Arbeiten unter Unsicherheit bedarf einer ständigen Feedbackschleife und Anpassung

Zusammenarbeit und Synchronisation verschiedener Teams

Geteilte, definierte Ziele und Visionen

Neben agilen Prinzipien, ist ein agiles Mindset durch folgenden Werten gekennzeichnet:

Offenheit

Lern-bereitschaft

Selbst-verantwortung

Fokus

offene Fehlerkultur

Um Agilität letztendlich im Unternehmen zu leben, muss man jedoch mehr als “nur” das passende Mindset haben. Man muss sich agilen Methoden und Werkzeugen bedienen. Welche das sein können, zeigen wir jetzt.

Agile Methoden

Agile Methoden basieren auf agilen Werten und Prinzipien und beschreiben bestimmte Vorgehensweisen unter Anwendung agiler Werkzeuge. Im Unternehmensalltag fungieren sie als ein Rahmenwerk, in dem Aufgaben gelöst werden.

Design Thinking

Diese Methode wird zur Entwicklung neuer Ideen eingesetzt. In verschiedenen Phasen werden Probleme erörtert, Lösungen generiert, entsprechende Prototypen erstellt und diese mit potentiellen KundInnen / UserInnen gestest.

SCRUM

SCRUM ist eine agile Vorgehensweise zur Umsetzung von (Software)-Produkten. Sie ist v.a. dann geeignet, wenn nur ein relativ kleiner Teil der Anforderungen bekannt ist. In festgelegten Zeitslots, sogenannten Sprints, werden zuvor definierte und priorisierte Teilaspekte des Produkts entwickelt. Am Ende jedes Sprints ist eine neue Version des Produkts entstanden, aus der neue Sprintaufgaben festgelegt werden.

Lean UX

Bei dieser Methode werden einfache Werkzeuge genutzt, um Anwendungen/Produkte direkt mit KundInnen/UserInnen zu entwickeln, z.B. durch kurze Interviews auf der Straße. Dabei geht es darum, Prozesse und Abläufe so schlank und einfach wie möglich zu gestalten, also angemessene Ressourcen zu nutzen.

OKR

Bei der Objectives and Key Results Methode werden Zielvorgaben (Objectives) und quantitative Ergebnisse (Key Results) regelmäßig ausgewertet und angepasst. Zentrale Fragen dabei sind: “Wo will ich hin, bzw. was möchte ich erreichen?” (Objectives) und “Was muss ich tun, um dorthin zu kommen und wie kann ich das messen?” (Key Results). Diese Fragen werden im Unternehmen regelmäßig erörtert und bilden die Grundlage für individuelle Ziele der MitarbeiterInnen.

Agile Werkzeuge

Im Rahmen von agilen Methoden werden agile Werkzeuge angewendet, wie bspw.:

Kanban

Prozesse werden hier auf einer (digitalen) Tafel in drei verschiedenen Spalten dargestellt. Die linke Spalte To-do bietet Platz für anstehende Aufgabe, die noch nicht begonnen wurden. Die mittlere Spalte In Progress beinhaltet Aufgaben, die gerade bearbeitet werden und in der rechten Spalte Done werden erledigte Aufgaben eingeordnet. Alle Aufgaben werden durch das Team eingepflegt, verwaltet und durchlaufen die Spalten von links nach rechts. Die Spalten können dabei an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Der Aufgabenerledigungsprozess wird regelmäßig im Team reflektiert und verbessert (Kaizen).

Daily Standup Meeting

Das meint ein ca. 15-minütiges tägliches Meeting des gesamten Teams. Jedes Teammitglied / jede Abteilung berichtet kurz über anstehende Aufgaben, Fortschritte, Herausforderungen und Erfolge und kann bei Problemen Hilfe anfordern. Optional lässt sich das Meeting gut mit Kanban verbinden.

Retrospektive

Hier geht es um ein ca. 60-90-minütiges Meeting am Ende eines Zeitslots (bspw. einer Woche/ einem Monat), in dem drei Fragen bezüglich des Prozesses thematisiert werden: Was hat nicht funktioniert und muss verbessert werden? Was hat gut funktioniert und kann beibehalten werden? Was nehmen wir uns für den nächsten Durchlauf als Verbesserung vor? Mit Hilfe dieser Fragen werden dann zukünftige Prozesse optimiert.

Business Value

Business Value ist ein Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben. Aufgaben werden nach ihrem Wertbeitrag hinsichtlich drei Dimensionen bewertet: Wie sehr profitiert das Unternehmen von der Umsetzung der Aufgabe? Wie sehr profitieren UserInnen / KundInnen von der Umsetzung der Aufgabe? Wie hoch ist der technische Wert? Anhand dieser Bewertungen werden die Aufgaben priorisiert und abgearbeitet.

An möglichen agilen Arbeitsmethoden und -werkzeugen mangelt es also nicht. Jetzt stellt sich nur noch die Frage, wann man welche Methoden und Werkzeuge am besten einsetzen sollte.

Die Stacey Matrix hilft bei der Entscheidung, welche Konzepte angewendet werden sollten. Die X-Achse zeigt den Bekanntheitsgrad der Kundenbedürfnisse, die Y-Achse beschreibt den Bekanntheitsgrad der Lösungen. Sind beispielsweise die Kundenbedürfnisse im Unternehmen unbekannt und damit auch die Lösungen nicht offensichtlich, eignen sich sog. “chaotische” Methoden wie etwas Design-Thinking oder SCRUM.

Wer mehr Unterstützung bei der Suche und Implementierung von agilen Arbeitsmethoden und -werkzeugen möchte kann auch externe Berater hinzuziehen oder sich dahingehend weiterbilden, z.B. zum “Agile Coach”.

Zusammengefasst ist das Einführen einer agilen Organisation sicherlich kein einfaches Unterfangen, gerade, wenn dafür eine alteingesessenen Unternehmenskultur überholt werden muss. Allerdings erfordert unsere schnelllebige Welt, dass nicht nur wir als Menschen, sondern auch Unternehmen schnell auf Veränderungen eingehen und uns an diese anpassen können. Eine Investition in eine agile Organisation ist als eine Investition in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

Auch bei IWOS arbeiten wir mit agilen Methoden und Werkzeugen, um schnell auf die Bedürfnisse unserer KundInnen und UserInnen sowie auf die Anforderungen des Marktes eingehen zu können. So nutzen wir beispielsweise die Sprints der SCRUM-Methode für die agile Weiterentwicklung unserer MyLUI-App. Des Weiteren steht jede Woche ein ca. 15-minütiges Standup-Meeting im Terminkalender eines jeden Teammitglieds. Wir haben also das Daily Standup Meeting zu einem Weekly Standup Meeting geändert, in dem jedes Teammitglied über aktuelle Aufgaben und Herausforderungen des jeweils anderen informiert wird.

Wir gehen den Weg zu einem agilen Unternehmen? Gehst du ihn mit? 😉

New Work & Agilität – Die Rolle der Agillität in der New Work-Philosophie