Top gemanaged ins neue Jahr

Tipps und Tricks zum Aufgabenmanagement

Wir verabschieden uns von 2020 und begrüßen das neue Jahr. Auch 2021 wird noch viele Unsicherheiten und Einschränkungen mit sich bringen. Gerade in diesen Zeiten ist es wichtig, sich den Dingen zu widmen, die man kontrollieren kann, z.B. der eigenen Aufgabenplanung. Wir zeigen dir hier, wie du im neuen Jahr strukturiert und erfolgreich alle anstehenden Aufgaben bewältigst.

 

Aufgabenplanung

Das Aufgaben 1×1: Aufgaben aufschreiben

Das wird nichts Neues für dich sein und doch ist es so wichtig: Schreibe deine Aufgaben auf. Alleine durch das schriftliche Festhalten deiner Aufgaben, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit der Aufgabenerledigung um mehr als 20% 1. Außerdem entlastet das Aufschreiben unser Gehirn, denn was man aufgeschrieben hat, muss man sich nicht merken. So sind mehr kognitive Kapazitäten für die tatsächliche Bearbeitung der einzelnen Aufgaben verfügbar.

 

Die Aufgabensammelstelle

Lege dir einen Ort fest, an dem du alle deine Aufgaben gut im Blick hast. Das kann ein Notizzettel, ein Kalender oder eine App sein. Wichtig ist, dass du anstehende Aufgaben nicht erst zusammensuchen musst, sondern mit einem Griff alle Aufgaben bei der Hand hast. Besonders geeignet sind hier Planer oder Apps, mit denen du Aufgaben verschiedenen Lebensbereichen und Aufgabenarten zuordnen kannst. In der LUI-App kannst du deine Aufgaben beispielsweise in verschiedene Lebensbereiche unterteilen und durch verschiedenen Aufgabenarten festlegen, wann bzw. wo du die Aufgaben erledigen möchtest. Wenn du beispielsweise beruflich viel unterwegs bist, kannst du deine geschäftlichen Aufgaben in die Aufgabenarten „Büro“ und „Auto“ unterteilen. Im Bereich „Auto“ sammelst du alle Aufgaben, die du während der Autofahrt per Sprachsteuerung erledigen kannst, wie etwa Telefonate mit dem Back-Office. Während der Autofahrt liest dir LUI dann deine Aufgaben der Art „Auto“ vor und du kannst sie direkt per Sprachsteuerung bearbeiten. Aufgaben, die du im Büro erledigen möchtest, teilst du dem Bereich „Büro“ zu und erledigst sie dort vor Ort.

 

Do it smart – Smarte Aufgaben

SMARTe Ziele kennst du vielleicht schon. Auch bei Aufgaben ist es am besten, sie nach der SMART –Formel zu formulieren.

SMART Methode zur besseren Aufgabenplanung

Spezifisch: Was genau ist die Aufgabe? Sei hier so konkret wie möglich.

Messbar: Was immer an deiner Aufgabe messbar ist, füge es zu deiner Aufgabenbeschreibung hinzu. Wenn du z.B. einen Text verfassen sollst, wie lang soll der Text sein?

Ausführbar: Achte darauf, dass deine Aufgabe für dich und mit den dir zur Verfügung stehenden Mitteln ausführbar ist. Wahrscheinlich hast du als Teil eines Marketing-Teams nicht die Möglichkeit, eine neue Kampagne von vorne bis hinten zu planen, zu erstellen und zu veröffentlichen. Fünf Texte für die Kampagne zu entwerfen, ist dagegen eine ausführbare Aufgabe.

Realistisch: Bis morgen ein neues Produkt planen? Wohl eher nicht. Achte darauf, dass du genügend Zeit einplanst, um die Aufgabe zu erledigen. Hier gilt: Lieber zu viel, als zu wenig. Pufferzeiten einzuplanen ist wichtig, um nicht ins Straucheln zu geraten.

Terminiert: Lege dir ein bestimmtes Datum und eine Uhrzeit fest, wann deine Aufgabe erledigt sein sollte. So bekommen deine Aufgaben automatisch eine zeitliche Priorität zugeordnet. Bei einigen Aufgaben ergeben sich Fälligkeiten automatisch, da sie beispielsweise vom Vorgesetzten oder Kunden festgelegt werden. Für alle anderen Aufgaben solltest du dir selbst ein Datum festlegen. So verlierst du die Aufgaben nicht aus den Augen und schiebst manch ungeliebte Aufgabe nicht vor dir her.

Eine SMARTe Aufgabe lautet zum Beispiel: Für Herrn Müller bis zum 17.02. Eine 12-seitige Konzept-Präsentation zum Thema “Einführung der digitalen Zeiterfassung” vorbereiten.

 

Von A bis Z – Vollständigkeit

Achte darauf, bei der Aufgabenplanung alle verfügbaren Informationen miteinzubeziehen und zu notieren. Beim Anlegen von Aufgaben in der LUI-App kannst du relevante Informationen beispielsweise in den Notizen speichern. So musst du dir beim Erledigen der Aufgabe die benötigten Informationen nicht erst zusammensuchen, sparst Zeit und vergisst auch garantiert nichts. Bevor du die Aufgabe abhakst, kannst du außerdem einfach überprüfen, ob alle wichtigen Informationen genutzt und die Aufgabe wie geplant bearbeitet wurde. Musst du beispielsweise eine E-Mail an einen Kunden verfassen, dann füge alle Informationen in die Notizen ein, die die E-Mail enthalten soll, etwa “Kostenvoranschlag als Anhang, Termin 03.02., Kollege Karl in CC” und überprüfe vor dem Absenden, ob auch wirklich alles in der Mail enthalten ist.

 

Private Priorities

Halte nicht nur deine beruflichen Aufgaben fest, sondern auch deine privaten To-dos. In der LUI-App kannst du beispielsweise im Bereich „Privat“ alle persönlichen Aufgaben sammeln. Plane dort neben obligatorischen Aufgaben auch Dinge ein, die dir Spaß machen und guttun. So kannst du deine Work-Life-Balance stärken.
Lege dir beispielsweise zwei Aufgaben täglich an, die dir Spaß bereiten, etwa eine Meditation oder eine Sporteinheit. Diese Aufgaben sollten dabei die gleiche Wertigkeit haben, wie alle anderen To-dos. Du solltest sie also fest in deinen Tagesablauf einplanen.

 

Beim Bearbeiten der Aufgaben:

 

Stay focused

Für einen längeren Zeitraum konzentriert zu bleiben ist gar nicht so einfach. Noch schwieriger wird es, wenn man ständig durch Benachrichtigungen, Anrufe und Nachrichten gestört wird. Gestalte deinen Arbeitsplatz deshalb möglichst störungsfrei. Benachrichtigungen auf dem Handy und dem Laptop auszuschalten und für eine ruhige und produktive Atmosphäre zu sorgen, können enorm dabei helfen, die Konzentration länger aufrechtzuerhalten. Falls das noch nicht hilft gibt es einige Methoden, um die eigene Konzentration zu stärken:

 
Ganz genau hinhören

Schalte einen Radio oder Podcast ein und minimiere die Lautstärke, so dass du ganz genau hinhören musst, um das Gesprochene zu verstehen. Damit trainierst du deine Konzentrationsfähigkeit und wirst schon bald positive Effekte bemerken.

 
Die Pomodoro-Technik

Starte eine Aufgabe und stelle einen Timer auf 25 Minuten. Beschäftige dich in diesen 25 Minuten nur mit der Aufgabe: Nicht aufs Handy schauen, keinen Kaffee holen, nur der Aufgabe widmen. Klingelt der Timer, ist es Zeit für eine Pause. Stehe auf und bewege dich, am besten ist es, wenn du kurz frische Luft schnappst. Nach ein paar Minuten geht es zurück an den Schreibtisch und die nächsten 25 Minuten beginnen. 25 Minuten ist dabei die nach der Pomodoro-Technik vorgeschlagene Zeitspanne. Natürlich kannst du diese individuell auf dich anpassen.
Unterteilt man den langen Arbeitstag in kleine Arbeitshäppchen, steigert das die Konzentrationsfähigkeit, denn es ist einfacher für 25 Minuten voll bei der Sache zu sein, als acht lange Arbeitsstunden. Auf Dauer stärkst du damit deine Konzentration, sodass es leichter wird, auch über längere Zeit bei der Sache zu bleiben.

 
Meditieren

Meditation hat viele positive Effekte. Unter anderem auch eine verbesserte Konzentration. Denn beim Meditieren lernst du deine Aufmerksamkeit voll und ganz auf eine Sache zu richten, wie etwa deinen Atem. So trainierst du bei der Meditation automatisch dein Konzentrationsvermögen und kannst dich dadurch im Alltag besser auf andere Dinge, z.B. Aufgaben auf der Arbeit, fokussieren. Gerade für Mediationseinsteiger eignen sich kurze, angeleitete Mediationen, wie z.B. die von 7 Mind. Hier gibt es sogar einen Kurs zum Thema Konzentration (unbeauftragte Werbung).

 
Stay disciplined

Wer kennt es nicht: Kaum hat man sich an eine Aufgabe gesetzt, hat man plötzlich Hunger, Durst oder den starken Drang das ganze Haus auf Vordermann zu bringen. Gerade bei ungeliebten Aufgaben fällt es schwer, sich diszipliniert an die Arbeit zu machen. Hierfür gibt es einen Geheim-Tipp: „Wenn-Dann-Pläne“. Die können zum Beispiel so klingen: „Wenn ich meine Aufgabe unterbrechen möchte, um einen Kaffee zu trinken, arbeite ich erst für 15 Minuten weiter und gönne mir dann 5 Minuten Kaffeepause als Belohnung“. Oder: „Wenn ich während der Bearbeitung einer Aufgabe Instagram checken möchte, dann erinnere ich mich daran, dass alle Informationen auch später noch auf Instagram verfügbar sind und lege mein Handy in meine Tasche“. Überlege dir selbst einige dieser „Wenn-Dann-Pläne“ und erinnere dich immer wieder an deinen eigenen Vorgaben, damit du diszipliniert bei der Sache bleibst.

 

Nach Bearbeitung der Aufgabe

 

Planung ist die halbe Miete

Fast geschafft. Nach getaner Arbeit ist die Erholung schon in Sicht. Bevor der Feierabend eingeläutet wird, verschaffe dir erst einen Überblick über die Aufgaben, die am nächsten Tag anstehen. Mache dir bereits jetzt einen Plan, welche Aufgabe du dann bearbeiten wirst und in welcher Reihenfolge. Außerdem solltest du nicht vergessen, auch deine privaten Auszeiten für den nächsten Tag in die Tagesstruktur einzubauen.

Und dann heißt es: Feierabend! Was für ein gutes Gefühl alle Aufgaben abgehakt zu haben.
Mit der richtigen Umsetzung schaffst du es alle für den Tag geplanten Aufgaben zu erledigen. Denn das A und O deines Aufgabenmanagements ist eine optimale Aufgabenplanung und eine fokussierte Bearbeitung. LUI ist dir dabei eine große Hilfe.

Quellen:
1 Matthews, G. (2015). Goal Research Summary. Paper presented at the 9th Annual International Conference of the Psychology Research Unit of Athens Institute for Education and Research (ATINER), Athens, Greece.