Schnell und effektiv – so soll das perfekte Aufgabenmanagement von vielen sein. Doch das reicht nicht aus, denn Aufgabenmanagement sollte auch gesund sein.
Das eigene Wohlbefinden hat einen enormen Einfluss auf die Produktivität im (Arbeits-)Alltag. Personen, die sich gut fühlen, glücklich und zufrieden sind, können bei gleicher Qualität deutlich schneller arbeiten als solche, die es nicht sind. Sie können somit effektiver arbeiten und mehr Aufgaben erledigen. Aber nicht nur deshalb sollte der Gesundheits-Aspekt eine zentrale Rolle bei deinem Aufgabenmanagement spielen. Deine Gesundheit steht immer an erster Stelle, weshalb du auch bei der Arbeit auf sie achten solltest.
Wir geben dir fünf Tipps, wie du gesundes Aufgaben- und Terminmanagement in deinem Alltag umsetzen kannst.
Reflect yourself.
Damit du weißt, wie es um dein Wohlbefinden während des Arbeitstages steht, ist es unabdingbar, dass du dich und dein eigenes Empfinden selbst reflektierst. Faktoren, die dein Wohlbefinden auf physischer Ebene beeinflussen können, sind Hunger, Durst oder Müdigkeit. Psychisch bzw. emotional spielen auch Überforderung, Erschöpfung oder Stress eine bedeutende Rolle. Reflektiere dich und dein Befinden. Denn nur wenn du das “Problem” kennst, kannst du an der Lösung arbeiten und beispielsweise für regelmäßige Mahlzeiten, ausreichend Schlaf oder ausgiebige Pausen sorgen.
Plan your day.
Welche Termine stehen an? Welche Aufgaben müssen erledigt werden? Diese Fragen solltest du am besten bereits am Vortag klären. Nimm dir also kurz vor Feierabend etwas Zeit, um deinen nächsten Tag zu planen. So kannst du dich mental auf den nächsten Tag vorbereiten und am nächsten Morgen fokussiert mit der Arbeit beginnen. Achte dabei darauf, eine realistische Anzahl an To-dos zu planen, damit du möglichst alle Aufgaben erledigen kannst und kein schlechtes Gefühl hast, wenn Aufgaben nicht bearbeitet werden und verschoben werden müssen. Dieses Gefühl oder dadurch entstandener Stress wirken sich nämlich negativ auf dein Wohlbefinden und deine Gesundheit aus. Mit einer realistischen Planung kannst du das ganz einfach vermeiden.
In der MyLUI-App kannst du mit Hilfe der Fälligkeiten Zeitslots für die jeweiligen Aufgaben bestimmen und diese nacheinander abarbeiten. Achte dabei darauf, dass du genügend Zeit einplanst und Pufferzeiten einbaust. Diese geben dir ein “Zeitpolster”, wenn unvorhergesehene Dinge passieren, du eine dringliche Aufgabe bekommst oder KollegInnen deine Hilfe benötigen.
Justify your actions.
Keine Lust eine Aufgabe zu erledigen? Auch diese Gefühle der Unlust und Demotivation können sich negativ auf dein Gemüt auswirken und zu mürrischer Stimmung führen. In vielen Fällen ist es deine Entscheidung, wann du eine bestimmte Aufgabe erledigst bzw. ob du sie bis zur endgültigen Fälligkeit vor dir herschiebst. Irgendwann muss aber jede Aufgabe erledigt werden. Ist die Bearbeitungszeit dann knapp, kommt es häufig zu Stress und einem hohen Arbeits- und Leistungsdruck. Deshalb solltest du dich lieber rechtzeitig motivieren und trotzdem mit der Bearbeitung beginnen.
Dazu musst du die Gründe deiner Unlust herausfinden. Halte dir genau vor Augen, warum du dieses To-do gerade nicht bearbeiten willst und warum du es dennoch erledigen musst. Verargumentiere dein eigenes Handeln vor dir selbst. Ein paar Denkanstöße, wie du das machen kannst, haben wir hier:
Wenn ich Aufgabe X jetzt erledige, habe ich später weniger Stress und damit mehr Zeit für Dinge, die mir guttun, wie Hobbys oder Zeit mit Familie und Freunden.
Meine Zeit ist kostbar, ich sollte sie nicht mit Prokrastination verschwenden.
Wenn ich Aufgabe X jetzt erledige, kann ich sie endgültig abhaken. Das Gefühl dabei wird sehr gut und erleichternd sein.
Aufgabe X ist eine Herausforderung. Jede Herausforderung bringt auch eine Chance mit sich, die ich nutzen sollte.
Take your time.
Take a break.
Zu einem gesunden Arbeiten und Aufgabenmanagement gehört auch ein gesundes Verhältnis von An- und Entspannung. Deshalb solltest du regelmäßige Pausen und bewusste Phasen der Erholung in deinen Arbeitsalltag integrieren. Denn nur so kannst du auch fokussiert und produktiv arbeiten. Achte darauf, dir diese Pausen im Arbeitsalltag immer wieder zu gönnen, Laptop und Co. zur Seite zu stellen und deine Kommunikationskanäle für ein paar Minuten abzuschalten. Stehe beispielsweise kurz auf und koche dir einen Kaffee oder Tee, verlasse das Büro und gehe für fünf Minuten an die frische Luft oder schließe einfach mal für ein paar Minuten deine Augen. Diese kurzen Zeiten, in denen du deine Batterien wieder auflädst, sind wichtig, um deine Gedanken zu sammeln, neu zu sortieren und anschließend alle To-dos gewissenhaft und effektiv erledigen zu können.
Tmm.
Schon mal was von “Tmm”, dem “Termin mit mir” gehört?
Trage dir diesen Termin regelmäßig in deine MyLUI-App ein. Den “Termin mit mir” kannst du dann nutzen, um dich neu zu organisieren, dir einen Gesamtüberblick über deine To-dos zu verschaffen oder deinen Arbeitsplatz aufzuräumen. Du kannst in dieser Zeit aber auch Dinge tun, die im häufig hektischen Arbeitsalltag untergehen, z. B. Themen recherchieren oder interessante Zeitschriften-Artikel lesen. Schalte in der Zeit außerdem deine Nachrichtenkanäle aus, sodass du diesen Termin nur für dich selbst nutzt. Diese Zeit der Nichterreichbarkeit zahlt positiv auf deine Gesundheit ein, indem sie vor allem Stress reduziert.
Motivate yourself.
Ermutigung statt Kritik – das ist eine weitere Devise beim gesunden Aufgaben- und Terminmanagement. “Der größte Kritiker sitzt im eigenen Kopf.” Dies ist nicht nur ein Spruch, sondern häufig auch die Realität. In Bezug auf das Aufgabenmanagement gelangen wir damit in einen Teufelskreis. Je mehr wir uns selbst kritisieren, umso demotivierter sind wir, umso größer ist der Wunsch etwas anderes zu tun und damit die Gefahr der Prokrastination.
Hast du das Gefühl, einer bestimmten Aufgabe nicht gewachsen zu sein oder diese aus diversen Gründen gerade nicht bearbeiten zu können, dann behandle dich selbst wie einen Freund. Denn diesen würdest du in einer solchen Situation auch ermutigen und motivieren. Ein paar Beispiele, wie du dich selbst motivieren kannst, haben wir im Folgenden zusammengetragen.
… du müde bist.
Auch in einer halben Stunde wird diese Müdigkeit nicht besser sein. Start mit einer kleinen Unteraufgabe und bearbeite die Aufgabe Schritt für Schritt. Wenn du erstmal in die Aufgabe vertieft bist, ist die Müdigkeit vergessen.
… du lieber Spaß haben möchtest.
Erst die Arbeit, dann das Vergnügen. Erledige jetzt ein paar Aufgaben, dann kannst du dich später mit etwas Spaßigem belohnen.
… du noch nicht gut genug informiert bist.
Vielleicht kannst du bereits mit Teilen der Aufgabe beginnen oder dir ein paar wichtige Notizen hierzu machen. Musst du entsprechende Informationen vielleicht erneut anfordern und auf Dringlichkeit hinweisen?
… du noch genug Zeit zur Bearbeitung hast.
Unverhofft kommt oft. Setzte dich bereits jetzt an die Bearbeitung der Aufgabe. Häufig kommt in der letzten Minute noch etwas dazwischen, was dann zu enormen Stress führt. Das solltest du vermeiden.
… du noch andere Dinge erledigen musst.
Aufgaben höherer Priorität sollten natürlich immer vorher bearbeitet werden. Jedoch sollten sie dann auch früher in deine Tagesplanung eingeplant werden. Die Aufgaben, die jetzt auf deiner To-do-Liste stehen, hast du aktiv in diese Planung hinzugefügt. Sie sind deshalb genauso wichtig und sollten erledigt werden.
… du dich mit der Aufgabe überfordert fühlst.
Jetzt ist es wichtig, dir realistische und genau definierte Ziele zu setzen und die Aufgabe in kleine Unteraufgaben aufzuteilen, damit du das To-do Schritt für Schritt bearbeiten kannst. Untergliedert in Teilaufgaben wirkt die Aufgabe weniger einschüchternd. Das Abhaken vieler kleiner Sub-Aufgaben bewirkt außerdem ein positives Gefühl, das dich zur Weiterarbeit motiviert.
Fassen wir zusammen.
Um ein gesundes Aufgaben- und Terminmanagement zu gewährleisten, musst du in erster Linie auf dich selbst hören. Welche Bedürfnisse hast du? Fühlst du dich gerade wohl? Gibt es Dinge, die dein Wohlbefinden gerade negativ beeinflussen? Plane dir deinen Aufgaben realistisch in den Tag ein und achte darauf, dir regelmäßige Pausen zu gönnen. Versuche außerdem, Aufgaben nicht zu sehr aufzuschieben, denn das führt meist nur zu eigentlich vermeidbarem Stress. Begründe dir dein Handeln stattdessen selbst und versuche dich zum Durchhalten zu motivieren.
Wichtig dabei: Deine Gesundheit steht immer an erster Stelle – auch bei der Arbeit. Gesundheit und Produktivität sind außerdem sehr eng verbunden. Nur wenn du gesund bist und dich wohlfühlst, kannst du auch produktiv arbeiten und deine gesteckten Ziele erreichen.
Unser Rat an dich: Achte auf dich, höre auf dich und deinen Körper und gönne dir auch mal eine Pause. Denn dass Erholung wichtig im Arbeitsalltag ist, haben wir dir bereits in einem Blogbeitrag erklärt.
Außerdem musst und kannst du diese Tipps nicht von heute auf morgen umsetzen. Aber du kannst bereits heute den ersten Schritt in Richtung “gesundes Aufgaben- und Terminmanagement” machen, indem du reflektierst, wie gesund deine Organisation gerade ist. Analysiere die Ist-Situation und setzte dir anschließend kleine und realistische Ziele, wie du das gesunde Aufgabenmanagement in den nächsten Wochen in deinem Arbeitsalltag realisieren kannst.
Starte damit deine Aufgaben gesund zu organisieren – MyLUI hilft dir dabei! 😊