New Work steht für flexibles Arbeiten, unabhängig von Zeit und Ort – auch von zuhause oder aus dem Urlaub. Wie passt das mit einer gesunden Work-Life-Balance zusammen? Wir erklären, wo sich New Work und Work-Life-Balance gegenseitig unterstützen, wo Herausforderungen liegen und wie man mit diesen umgehen kann.
Work-Life-Balance
Der Begriff Work-Life-Balance (WLB) beschreibt einen Zustand, bei dem Berufs- und Privatleben miteinander in Einklang stehen. Das bedeutet, weder Berufs- noch Privatleben nimmt übermäßig viel Platz ein und behindert oder verdrängt den jeweils anderen Part. Dass eine gesunde WLB wichtig ist, ist mittlerweile unumstritten. Denn zu lange Arbeitszeiten und zu wenig Erholung können drastische gesundheitliche Folgen haben, wie bspw. Burnout, Depression, Angststörungen, chronische Müdigkeit oder Herz-Kreislauferkrankungen. So hat sich beispielsweise die Anzahl der Arbeitsunfähigkeitstage aufgrund von Burnout-Erkrankungen in den vergangen zehn Jahren nahezu verdoppelt.1 Für Betroffene und deren Angehörige bedeutet das v.a. eine Menge körperliches und psychisches Leid. Daneben kann sich eine unausgeglichene WLB durch Arbeitsausfälle und verringerte Arbeitsleistung aber auch in wirtschaftliche Einbußen für Unternehmen auswirken.
Was also tun, um eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern?
Eine naheliegende Maßnahme, um für eine ausgeglichene Work-Life-Balance zu sorgen, ist die strikte Trennung von Arbeits- und Freizeit: Nach 17:00 Uhr werden keine Meetings angesetzt, keine Telefonate mehr entgegengenommen und auch keine Mails mehr gelesen. Auch zusätzliche Maßnahmen wie unterschiedliche Smartphones und Laptops für die private und geschäftliche Nutzung oder Anreize für MitarbeiterInnen, um Urlaubstage zu nehmen finden bereits Verwendung, um den “Work-Part” einzudämmen und mehr Raum für den “Life-Part” zu schaffen.
Im Gegensatz zu dieser strikten Trennung, führt New Work jedoch zu einer Vermischung von Arbeits- und Privatleben. Flexibles Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort. Am Strand Mails checken, zwischen beruflichen Telefonaten eine Runde Tennis spielen und an Meetings online aus dem Urlaub teilnehmen – in der New Work-Philosophie ist das alles kein Problem. Aber wie passt das mit einer gesunden Work-Life-Balance zusammen?
Wie New Work & Work-Life-Balance zusammengreifen
Tatsächlich passen eine gesunde WLB und die New Work-Philosophie in vielen Hinsichten sehr gut zusammen. New Work und das damit einhergehende flexible Arbeiten bieten viele Chancen, um Privat- und Berufsleben besser vereinen zu können. So vereinfacht die flexible Arbeitszeitgestaltung für Eltern beispielsweise die Kinderbetreuung, wenn beide Elternteile Arbeitszeiten flexibel an die Öffnungszeiten von Kinderbetreuungsangeboten und dem jeweils anderen Elternteil anpassen können.
Auch die Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsortes bringt einige entscheidende Vorteile mit sich. So bietet etwa die Möglichkeit zum Homeoffice für viele Berufstätige eine Menge Vorteile. Gerade Pendler können sich täglich bis zu zwei Stunden Zeit sparen, wenn sie aus dem Homeoffice arbeiten. Das ist Zeit, die sie dann wiederum mit Familie, Freunden und anderen Freizeitaktivitäten verbringen können. Aber auch für Nicht-Pendler haben flexible Arbeitsorte einige Vorzüge. Muss man freitags bis 17:00 Uhr und montags ab 08:00 Uhr im Büro sein, lohnt sich beispielsweise ein Wochenend-Trip kaum. Kann man geschäftliche Aufgaben allerdings auch in der Bahn erledigen oder den Feierabend am Freitag vorziehen und die Arbeitszeit am Montag später beginnen, dann sieht das mit dem Wochenend-Trip schon wieder ganz anders aus.
Entsprechende Statistiken bestätigen die genannten Vorteile. So gaben die meisten Befragten im Jahr 2020 an, dass sie durch das Homeoffice mehr Zeit gewinnen, weil der Weg zur Arbeit entfällt, ihnen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie einfacher fällt und sie ihre Arbeitszeit flexibler gestalten und auf ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können.2
Diese Beispiele zeigen, dass es viele Wege gibt, wie die New Work-Philosophie eine gesunde WLB unterstützt, indem die Flexibilität der neuen Art des Arbeitens eine Balance zwischen Beruf und Freizeit vereinfacht.
New Work & Work-Life-Balance - Herausforderungen und Lösungen
Neben den vielen Vorteilen, die New Work für die Work-Life-Balance mit sich bringt, gibt es auch einige Herausforderungen. Denn das Verschwimmen der Grenzen zwischen Arbeits- und Berufsleben, das auch als Work-Life-Blending bezeichnet wird, kann Probleme für Unternehmen und ArbeitnehmerInnen mit sich bringen.
1.
Zeiträume der (digitalen) Begegnung
Flexible Arbeitszeiten sind toll – Begegnungen aber auch. Wenn sich Beschäftigte ihre Arbeitsstunden flexibel auf den Tag verteilen, führt das oft dazu, dass sich KollegInnen verpassen und damit weniger Möglichkeiten für berufliche Absprachen und persönliche Kontakte bleibt. Gerade auf der sozialen Ebene sind die kleinen Begegnungen an der Kaffeemaschine oder dem Drucker enorm wichtig. Dort werden Beziehungen aufgebaut, gefragt wie es dem Gegenüber wirklich geht und auch mal persönliche Belange besprochen. Auch die gemeinsamen Pausen, in denen man sich als Team treffen und über Probleme und Erfolge sprechen kann, fallen weg. Damit fehlt für MitarbeiterInnen und Vorgesetzte auch häufig die Möglichkeit, einen kurzen Einblick in die aktuelle Stimmung des Teams zu erlangen.
Lösung:
Um sicherzustellen, dass genügend Zeit für Absprachen, Besprechungen und persönliche Begegnungen bleibt, helfen regelmäßige Jour Fix-Termine. Bei diesen Terminen sollte genügend Zeit eingeplant werden, um neben geschäftlichen und organisatorischen Themen, auch das Arbeitsklima und soziale Belange zu thematisieren. Außerdem macht es Sinn, regelmäßige in-person Meetings zu planen und auch hier Zeit zum Austausch und zum Knüpfen von Beziehungen zur Verfügung stellen.
2.
Wann darf ich Nachrichten/Aufgaben schreiben?
Gerade Nachteulen, die am liebsten spät abends arbeiten bringt das zeitlich flexible Arbeiten oft in die Bredouille: Darf ich meiner Kollegin nach 20:00 Uhr noch eine Mail schreiben oder eine Aufgabe schicken? Wenn ich die Nachricht oder Aufgabe verschicke, könnte ich meine/n Kollegen/-in stören und übertrage ihm/ihr eine Bürde. Wenn ich die Nachricht/Aufgabe nicht verschicke, trage ich die Bürde selbst, da ich an das Versenden der Nachricht/Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt denken muss.
Lösung:
Damit asynchrones Arbeiten überhaupt gelingt, sind smarte Arbeitstools, wie bspw. das ZMI – InfoCenter oder das Asana Aufgabentool notwendig. Mit diesen Systemen können Aufgaben und Nachrichten organisiert werden und Verantwortlichkeiten und Status transparent abgebildet werden. Das ermöglicht eine strukturierte und effiziente Zusammenarbeit, auch asynchron. ArbeitnehmerInnen nutzen dieses Tool nur während ihrer Arbeitszeit und erhalten während der Freizeit keinerlei Benachrichtigungen. So können auch zu später oder früher Stunde Aufgaben und Nachrichten ohne schlechtes Gewissen verschickt werden.
Das richtige Arbeitstool muss außerdem mit einer unternehmensweiten Kommunikationsetikette verbunden werden. Dazu gehören fest besprochene Erwartungen bezüglich der Erreichbarkeit bzw. der Responsivität des Empfängers und eine genaue Aufgabenstellung des Absenders. Der/die Absendende sollte die Aufgabe möglichst konkret und v.a. terminiert stellen, am besten nach der SMART-Methode. Die Aufgabe mit einer Fälligkeit zu versehen, ermöglicht dem/-r Empfangenden die zeitliche Organisation seiner/ihrer Aufgaben. Für sehr eilige Belange sollte ein anderer Kommunikationsweg festgelegt werden, wie bspw. ein Telefonat oder eine Kurznachricht über einen anderen Kanal. Außerdem kann man sich darauf einigen, bei Aufgaben auf marginale Kommunikationsteile zu verzichten, wie etwa Begrüßung, Anrede und Abschlussfloskel. So legt man nicht nur den Fokus auf den Inhalt der Aufgabe, sondern spart gleichzeitig auch etwas Zeit. Selbstverständlich müssen Nachrichten trotzdem respektvoll und freundlich formuliert werden. Derartige Kommunikationsregeln sollten jedoch unbedingt vorher als Kommunikationsetikette mit dem gesamten Team besprochen werden.
3.
Wie schütze ich mich und meine MitarbeiterInnen vor übermäßigen Überstunden und Überlastungen?
Gerade wenn man zum Arbeiten nicht im Büro sein muss, sondern dies auch zuhause am Esstisch, im Urlaub oder spätabends tun kann, sind schnell viele Überstunden aufgebaut. Steht dann auch noch ein wichtiges Projekt an, werden persönliche Grenzen oft überschritten und mehr Stunden geleistet – teilweise auch ohne diese zu protokollieren. Das führt langfristig nicht nur zu Überlastungen und erhöhter Erkrankungsgefahr, sondern ist dazu auch nicht fair. Denn wer arbeitet, muss für seine Leistung entlohnt werden. Außerdem ist das Nichtprotokollieren von Arbeitsstunden auch für Unternehmen nicht gewinnbringend. Denn wenn der Mehraufwand für ein Projekt nicht protokolliert wird, bleibt die Abschätzung des Arbeitsaufwands auch beim nächsten ähnlichen Projekt fehlerhaft und bringt damit nicht nur Beschäftigte ins Straucheln, sondern das gesamte Unternehmen, beispielsweise wenn mögliche Folgeaufträge nicht rechtzeitig begonnen werden können.
Lösung:
Personal- und Auftragszeiterfassung können hier Abhilfe leisten. Entgegen vieler erster Eindrücke geht es bei der Personalzeiterfassung nicht um Kontrolle der Mitarbeitenden. In erster Linie bietet die Erfassung der Arbeitsstunden eine Orientierung für den/die ArbeitnehmerIn selbst und hilft dabei, die eigenen Grenzen wahrzunehmen und zu respektieren. Außerdem schafft die Zeiterfassung gegenseitige Transparenz, Respekt und Gerechtigkeit. Wer weiß, wann KollegInnen und MitarbeiterInnen arbeiten und wann nicht, kann deren Freizeit respektieren und schützen. Und wer weiß, wann MitarbeiterInnen eine große Zahl an Überstunden aufgebaut haben, kann diese daran erinnern, sich auch mal Freizeit und Urlaub einzuräumen. Die Auftragszeiterfassung kann des Weiteren dabei unterstützen, Arbeitsaufwände richtig einzuschätzen, indem Abweichungen vom geschätzten Arbeitsaufwand sichtbar gemacht und zukünftige Einschätzungen darauf basierend optimiert werden können.
4.
Wie kann ich in meiner Freizeit wirklich abschalten?
Die Fähigkeit, in der Freizeit wirklich abzuschalten, wird mit dem Verschwimmen von Berufs-und Privatleben in der New Work-Philosophie zu einem echten Supertalent.
Gerade wenn äußere Faktoren, wie Ort oder Zeit nicht mehr ausschließlich mit Freizeit oder Arbeitszeit verbunden werden, kann es noch schwerer fallen nach der Arbeitszeit wirklich zur Ruhe zu kommen. Um 16:00 Uhr den Laptop auf dem heimischen Esszimmertisch zu schließen ist nicht das gleiche wie den Arbeitsplatz im Büro zu verlassen, den KollegInnen “Tschüss” zu sagen und 20 Minuten nach Hause zu fahren. Der Wechsel zwischen Arbeits- und Privatleben findet immer weniger im Außen statt, sondern nur noch in unserem Kopf. Wirklich abzuschalten fällt da besonders schwer, gerade wenn es aktuell beruflich heiß her geht und wir auch persönlich stark eingebunden sind. Noch schwieriger fällt das, wenn auch in der Freizeit geschäftliche Nachrichten, Aufgaben und Anrufe eintrudeln.
Lösung:
Deshalb ist es jetzt wichtiger denn je digitale Grenzen zu ziehen. Wir brauchen Tools die es uns ermöglichen eine Trennung zwischen Beruf und Arbeit zu schaffen, sodass wir nach Feierabend nicht mehr mit beruflichen Reizen konfrontiert werden und auch während der Arbeit ungestört berufliche Aufgaben erledigen können. Um uns langfristig vor Überlastungen zu schützen, ist Erholung das A und O – wie man sich diese im Arbeitsalltag am besten holt, haben wir bereits in einem Blog-Beitrag zusammengefasst. Du findest ihn hier.
Was ist nun das Fazit zu New Work und Work-Life-Balance? Passt das zusammen?
Ja, die New Work-Philosophie bietet viele Möglichkeiten und Wege, um das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit aufrecht zu erhalten und zu fördern. Gleichzeitig bringt sie aber auch Herausforderungen mit sich, derer wir uns bewusst sein und gegen die wir uns wappnen müssen. Die gute Nachricht: Für all diese Herausforderungen gibt es bereits adäquate Lösungen, die uns den Umgang mit diesen Stolpersteinen erleichtern – z.B. MyLUI. Denn mit MyLUI kannst du beispielsweise deine Aufgaben nach Arbeitsbereichen filtern, sodass du während der Arbeitszeit nur berufliche To-dos und in deiner Freizeit nur private Aufgaben siehst. Bindest du ein Zeiterfassungssystem an, kannst du einfacher denn je Arbeitszeiten buchen. So wissen deine KollegInnen dann ganz genau, ob du arbeitest und somit erreichbar bist oder im Feierabend und nicht mehr gestört werden möchtest. Damit steht einer ausgeglichenen Work-Life-Balance gepaart mit flexiblem und angepasstem Arbeiten nach New Work nichts mehr im Wege.
1 Meyer, M., Wiegand, S., & Schenkel, A. (2020). Krankheitsbedingte Fehlzeiten in der deutschen Wirtschaft im Jahr 2019. Springer. https://www.wido.de/fileadmin/Dateien/Dokumente/Publikationen_Produkte/Buchreihen/Fehlzeitenreport/wido_pra_fzr_2020_krankheitsbedingte_fehlzeiten.pdf
2 DAK Gesundheit (2020). Digitalisierung und Homeoffice in der Corona-Krise. https://www.dak.de/dak/download/folien-2295280.pdf
