Warum Post-it, Notizzettel und Co. der Vergangenheit angehören sollten, haben wir dir bereits in unserem letzten Blog gezeigt. Beim optimalen Aufgaben- und Terminmanagement geht es aber nicht nur darum, wo du deine To-dos speicherst, auch das “Wie” spielt hier eine große Rolle.
Damit du noch effektiver, produktiver und erfolgreich mit deinem neuen Begleiter arbeiten kannst, haben wir ein paar Tipps für eine bessere Aufgabenliste gesammelt.
Tipp Nr. 1 – Aufschreiben ist das halbe Leben.
Ein altes Sprichwort sagt “Was man nicht im Kopf hat, hat man in den Beinen”. Im Fall von Aufgaben- und Terminmanagement trifft das aber nicht zu. Denn ist eine Aufgabe mal aus dem Kopf, ist sie meist für längere Zeit oder sogar für immer verschwunden. Deshalb: Halte all deine Aufgaben, Termine und Ideen schriftlich fest. Erstelle dir beispielsweise eine Aufgabe mit der Aufgabenart “Idee”, wenn du spontane Einfälle festhalten möchtest. So kannst du sichergehen, dass du auch definitiv nichts vergisst.
Tipp Nr. 2 – Das Verb beginnt.
Auch das “Wie” spielt beim Aufgabenmanagement eine große Rolle – besonders beim Aufgabentitel. Beginne den Titel einer Aufgabe deshalb immer mit einem Verb. Statt “Kostenaufstellung Projekt XY versenden.” solltest du schreiben “Versende Kostenaufstellung Projekt XY”. Denn so kannst du dir viel schneller einen Überblick über deine Aufgaben verschaffen.
Tipp Nr. 3 – Unterteilen.
Komplexe Aufgaben bspw. größere Projekte solltest du in kleinere Aufgaben unterteilen. Das bringt dir mehrere Vorteile. Einerseits hat man bei großen Projekten meist mehrere kleinere Aufgaben, die zu erledigen sind. Teilst du eine große Aufgabe von vorneherein auf, hast du einen besseren Überblick, welche Teilschritte erledigt werden müssen. Andererseits kannst du dir kleinere Aufgabe besser in deine Arbeitszeit einteilen und sie ggf. sogar auf mehrere Tage verteilen. Und auch für die Motivation ist diese Methode besser, denn statt am Ende des Projekts eine einzige Aufgabe auf “Erledigt” zu setzen, kannst du viele kleine Aufgaben immer wieder abhaken. Das motiviert zur Weiterarbeit.
Tipp Nr. 4 – Aufgaben statt Ziele.
“Lob von der Chefin bekommen.” – steht diese Aufgabe in deiner To-do-Liste, dann hast du einen elementaren Fehler begangen. Denn das ist keine Aufgabe, es ist ein Ziel und Ziele sollten in einer Aufgabenliste nicht notiert werden. Denn wie der Name “To-do-Liste“ schon sagt, geht es hier um Dinge, die man tun muss und tun kann. Ein Lob von der Chefin/dem Chef kannst du nicht selbst tun, du musst es von ihr/ihm bekommen. Formuliere deshalb nur Aufgaben und keine Ziele. Du kannst jedoch den Weg zum Ziel als Aufgabe formulieren. Wir zeigen es dir am Beispiel, denn hier könnten drei Aufgaben zu deinem Ziel führen: “Bearbeitung Projekt” > “Gestaltung ansprechende Projekt-Präsentation” > “Üben Präsentation” könntest du als Aufgaben in deine Liste aufnehmen. Denn gestaltest du eine Präsentation eines Projekts, die die KundInnen und deine Chefin/deinen Chef überzeugen, erhältst du womöglich auch ein Lob von ihr/ihm.
Tipp Nr. 5 – Beachte, was möglich ist.
Ähnlich zu unserem vorhergehenden Tipp, solltest du auch umsetzbare Aufgaben formulieren. Achte darauf, dass die Aufgabe für dich und mit den Mitteln, die dir zur Verfügung stehen, umsetzbar ist. Nicht jede Aufgabe ist alleine ausführbar. Ist das der Fall, solltest du die Aufgabe entweder so verändern, dass du sie alleine bewältigen kannst, oder KollegInnen zur Hilfe heranziehen. Wahrscheinlich kannst du kein gesamtes Projekt an einem Tag planen, deshalb bitte deine KollegInnen um Hilfe, beispielsweise indem du ihm/ihr eine Aufgabe schickst, oder terminiere die Fälligkeit auf einen späteren Zeitpunkt, sodass du genügend Zeit zur Bearbeitung und Planung hast.
Tipp Nr. 6 – Aufwand und Zeit einschätzen.
Nutze die Fälligkeitsangabe auch, um Zeit und Aufwand deiner Aufgaben einzuschätzen. Du kannst nicht bei jeder Aufgabe genau wissen, wie lange diese dauern wird, dennoch solltest du eine ungefähre Planung vornehmen und die benötigte Zeit schätzen. So kannst du einschätzen, was du an einem Tag schaffen kannst. Wichtig dabei ist außerdem, dass du nicht jede Minute deiner Arbeitszeit verplanst. Es kann immer etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommen oder eine Aufgabe länger als geplant dauern, deshalb lasse mindestens 20% deiner Arbeitszeit ungeplant. So ist auch die Wahrscheinlichkeit höher, dass du am Ende des Arbeitstages alle Aufgaben erledigen kannst, die du dir vorgenommen hast. Solltest du Zeit übrighaben, kannst du immer noch andere Aufgaben in deine Liste aufnehmen – oder auch einfach mal früher Feierabend machen. 😉
Tipp Nr. 7 – Planung ist alles.
Am Morgen müde an den Schreibtisch stolpern und erstmal die Aufgaben sortieren – so solltest du den Tag nicht starten. Bereite bereits am Abend deine To-do-Liste für den nächsten Tag vor. So kannst du am Morgen direkt mit der Arbeit beginnen und effektiv eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten.
Tipp Nr. 8 – Geheimtipp von Steffen.
Zum Schluss haben wir noch einen ganz persönlichen Geheimtipp von unserem Gründer und Geschäftsführer Steffen, wie du Aufgaben, die für eine Besprechung relevant sind, optimal organisieren kannst. Erstelle dir eine Aufgabenart für deine Besprechungen und nutze diese, um zugehörige Aufgaben abzuspeichern. Steht beispielsweise eine Besprechung mit dem Marketing-Team an, dann speichere entsprechende Ideen, Aufgaben und Termine unter einer Aufgabenart wie “Besprechung – Marketing” ab. Am besten terminierst du diese Aufgaben auch auf den Tag und die Uhrzeit, zu der die Besprechung angesetzt ist. In der Besprechung siehst du dann mit einem Blick in deine MyLUI-App, welche Themen besprochen werden müssen.
Aufgaben- und Terminmanagement nimmt bei den meisten Menschen einen großen Platz im Arbeitsalltag ein, denn es ist das A und O eines produktiven Arbeitstags. Mit To-do-Apps wie MyLUI hast du einen Begleiter, der dich bei dieser wichtigen Aufgabe unterstützt.
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Probiere es einfach aus! 😊
P.S.: Die eigene Aufgabenorganisation umzustellen ist für einige bestimmt ein großer Schritt. Das neue Jahr ist zwar schon da, für Vorsätze ist es aber nie zu spät. Warum nimmst du dir diese Aufgabe also nicht als Vorsatz für 2022? 😉