Schlagwort: Aufgaben

Gesundes Aufgabenmanagement. Wie du deine Produktivität damit steigerst.

Schnell und effektiv – so soll das perfekte Aufgabenmanagement von vielen sein. Doch das reicht nicht aus, denn Aufgabenmanagement sollte auch gesund sein.

Das eigene Wohlbefinden hat einen enormen Einfluss auf die Produktivität im (Arbeits-)Alltag. Personen, die sich gut fühlen, glücklich und zufrieden sind, können bei gleicher Qualität deutlich schneller arbeiten als solche, die es nicht sind. Sie können somit effektiver arbeiten und mehr Aufgaben erledigen. Aber nicht nur deshalb sollte der Gesundheits-Aspekt eine zentrale Rolle bei deinem Aufgabenmanagement spielen. Deine Gesundheit steht immer an erster Stelle, weshalb du auch bei der Arbeit auf sie achten solltest.

Wir geben dir fünf Tipps, wie du gesundes Aufgaben- und Terminmanagement in deinem Alltag umsetzen kannst.

Reflect yourself.

Damit du weißt, wie es um dein Wohlbefinden während des Arbeitstages steht, ist es unabdingbar, dass du dich und dein eigenes Empfinden selbst reflektierst. Faktoren, die dein Wohlbefinden auf physischer Ebene beeinflussen können, sind Hunger, Durst oder Müdigkeit. Psychisch bzw. emotional spielen auch Überforderung, Erschöpfung oder Stress eine bedeutende Rolle. Reflektiere dich und dein Befinden. Denn nur wenn du das “Problem” kennst, kannst du an der Lösung arbeiten und beispielsweise für regelmäßige Mahlzeiten, ausreichend Schlaf oder ausgiebige Pausen sorgen.

Plan your day.

Welche Termine stehen an? Welche Aufgaben müssen erledigt werden? Diese Fragen solltest du am besten bereits am Vortag klären. Nimm dir also kurz vor Feierabend etwas Zeit, um deinen nächsten Tag zu planen. So kannst du dich mental auf den nächsten Tag vorbereiten und am nächsten Morgen fokussiert mit der Arbeit beginnen. Achte dabei darauf, eine realistische Anzahl an To-dos zu planen, damit du möglichst alle Aufgaben erledigen kannst und kein schlechtes Gefühl hast, wenn Aufgaben nicht bearbeitet werden und verschoben werden müssen. Dieses Gefühl oder dadurch entstandener Stress wirken sich nämlich negativ auf dein Wohlbefinden und deine Gesundheit aus. Mit einer realistischen Planung kannst du das ganz einfach vermeiden.

In der MyLUI-App kannst du mit Hilfe der Fälligkeiten Zeitslots für die jeweiligen Aufgaben bestimmen und diese nacheinander abarbeiten. Achte dabei darauf, dass du genügend Zeit einplanst und Pufferzeiten einbaust. Diese geben dir ein “Zeitpolster”, wenn unvorhergesehene Dinge passieren, du eine dringliche Aufgabe bekommst oder KollegInnen deine Hilfe benötigen.

Justify your actions.

Keine Lust eine Aufgabe zu erledigen? Auch diese Gefühle der Unlust und Demotivation können sich negativ auf dein Gemüt auswirken und zu mürrischer Stimmung führen. In vielen Fällen ist es deine Entscheidung, wann du eine bestimmte Aufgabe erledigst bzw. ob du sie bis zur endgültigen Fälligkeit vor dir herschiebst. Irgendwann muss aber jede Aufgabe erledigt werden. Ist die Bearbeitungszeit dann knapp, kommt es häufig zu Stress und einem hohen Arbeits- und Leistungsdruck. Deshalb solltest du dich lieber rechtzeitig motivieren und trotzdem mit der Bearbeitung beginnen.

Dazu musst du die Gründe deiner Unlust herausfinden. Halte dir genau vor Augen, warum du dieses To-do gerade nicht bearbeiten willst und warum du es dennoch erledigen musst. Verargumentiere dein eigenes Handeln vor dir selbst. Ein paar Denkanstöße, wie du das machen kannst, haben wir hier:

Wenn ich Aufgabe X jetzt erledige, habe ich später weniger Stress und damit mehr Zeit für Dinge, die mir guttun, wie Hobbys oder Zeit mit Familie und Freunden.

Meine Zeit ist kostbar, ich sollte sie nicht mit Prokrastination verschwenden.

Wenn ich Aufgabe X jetzt erledige, kann ich sie endgültig abhaken. Das Gefühl dabei wird sehr gut und erleichternd sein.

Aufgabe X ist eine Herausforderung. Jede Herausforderung bringt auch eine Chance mit sich, die ich nutzen sollte.

Take your time.

Take a break.

Zu einem gesunden Arbeiten und Aufgabenmanagement gehört auch ein gesundes Verhältnis von An- und Entspannung. Deshalb solltest du regelmäßige Pausen und bewusste Phasen der Erholung in deinen Arbeitsalltag integrieren. Denn nur so kannst du auch fokussiert und produktiv arbeiten. Achte darauf, dir diese Pausen im Arbeitsalltag immer wieder zu gönnen, Laptop und Co. zur Seite zu stellen und deine Kommunikationskanäle für ein paar Minuten abzuschalten. Stehe beispielsweise kurz auf und koche dir einen Kaffee oder Tee, verlasse das Büro und gehe für fünf Minuten an die frische Luft oder schließe einfach mal für ein paar Minuten deine Augen. Diese kurzen Zeiten, in denen du deine Batterien wieder auflädst, sind wichtig, um deine Gedanken zu sammeln, neu zu sortieren und anschließend alle To-dos gewissenhaft und effektiv erledigen zu können.

Tmm.

Schon mal was von “Tmm”, dem “Termin mit mir” gehört?
Trage dir diesen Termin regelmäßig in deine MyLUI-App ein. Den “Termin mit mir” kannst du dann nutzen, um dich neu zu organisieren, dir einen Gesamtüberblick über deine To-dos zu verschaffen oder deinen Arbeitsplatz aufzuräumen. Du kannst in dieser Zeit aber auch Dinge tun, die im häufig hektischen Arbeitsalltag untergehen, z. B. Themen recherchieren oder interessante Zeitschriften-Artikel lesen. Schalte in der Zeit außerdem deine Nachrichtenkanäle aus, sodass du diesen Termin nur für dich selbst nutzt. Diese Zeit der Nichterreichbarkeit zahlt positiv auf deine Gesundheit ein, indem sie vor allem Stress reduziert.

Motivate yourself.

Ermutigung statt Kritik – das ist eine weitere Devise beim gesunden Aufgaben- und Terminmanagement. “Der größte Kritiker sitzt im eigenen Kopf.” Dies ist nicht nur ein Spruch, sondern häufig auch die Realität. In Bezug auf das Aufgabenmanagement gelangen wir damit in einen Teufelskreis. Je mehr wir uns selbst kritisieren, umso demotivierter sind wir, umso größer ist der Wunsch etwas anderes zu tun und damit die Gefahr der Prokrastination.

Hast du das Gefühl, einer bestimmten Aufgabe nicht gewachsen zu sein oder diese aus diversen Gründen gerade nicht bearbeiten zu können, dann behandle dich selbst wie einen Freund. Denn diesen würdest du in einer solchen Situation auch ermutigen und motivieren. Ein paar Beispiele, wie du dich selbst motivieren kannst, haben wir im Folgenden zusammengetragen.

… du müde bist.

Auch in einer halben Stunde wird diese Müdigkeit nicht besser sein. Start mit einer kleinen Unteraufgabe und bearbeite die Aufgabe Schritt für Schritt. Wenn du erstmal in die Aufgabe vertieft bist, ist die Müdigkeit vergessen.

… du lieber Spaß haben möchtest.

Erst die Arbeit, dann das Vergnügen. Erledige jetzt ein paar Aufgaben, dann kannst du dich später mit etwas Spaßigem belohnen.

… du noch nicht gut genug informiert bist.

Vielleicht kannst du bereits mit Teilen der Aufgabe beginnen oder dir ein paar wichtige Notizen hierzu machen. Musst du entsprechende Informationen vielleicht erneut anfordern und auf Dringlichkeit hinweisen?

… du noch genug Zeit zur Bearbeitung hast.

Unverhofft kommt oft. Setzte dich bereits jetzt an die Bearbeitung der Aufgabe. Häufig kommt in der letzten Minute noch etwas dazwischen, was dann zu enormen Stress führt. Das solltest du vermeiden.

… du noch andere Dinge erledigen musst.

Aufgaben höherer Priorität sollten natürlich immer vorher bearbeitet werden. Jedoch sollten sie dann auch früher in deine Tagesplanung eingeplant werden. Die Aufgaben, die jetzt auf deiner To-do-Liste stehen, hast du aktiv in diese Planung hinzugefügt. Sie sind deshalb genauso wichtig und sollten erledigt werden.

… du dich mit der Aufgabe überfordert fühlst.

Jetzt ist es wichtig, dir realistische und genau definierte Ziele zu setzen und die Aufgabe in kleine Unteraufgaben aufzuteilen, damit du das To-do Schritt für Schritt bearbeiten kannst. Untergliedert in Teilaufgaben wirkt die Aufgabe weniger einschüchternd. Das Abhaken vieler kleiner Sub-Aufgaben bewirkt außerdem ein positives Gefühl, das dich zur Weiterarbeit motiviert.

Fassen wir zusammen.

Um ein gesundes Aufgaben- und Terminmanagement zu gewährleisten, musst du in erster Linie auf dich selbst hören. Welche Bedürfnisse hast du? Fühlst du dich gerade wohl? Gibt es Dinge, die dein Wohlbefinden gerade negativ beeinflussen? Plane dir deinen Aufgaben realistisch in den Tag ein und achte darauf, dir regelmäßige Pausen zu gönnen. Versuche außerdem, Aufgaben nicht zu sehr aufzuschieben, denn das führt meist nur zu eigentlich vermeidbarem Stress. Begründe dir dein Handeln stattdessen selbst und versuche dich zum Durchhalten zu motivieren.

Wichtig dabei: Deine Gesundheit steht immer an erster Stelle – auch bei der Arbeit. Gesundheit und Produktivität sind außerdem sehr eng verbunden. Nur wenn du gesund bist und dich wohlfühlst, kannst du auch produktiv arbeiten und deine gesteckten Ziele erreichen.

Unser Rat an dich: Achte auf dich, höre auf dich und deinen Körper und gönne dir auch mal eine Pause. Denn dass Erholung wichtig im Arbeitsalltag ist, haben wir dir bereits in einem Blogbeitrag erklärt.
Außerdem musst und kannst du diese Tipps nicht von heute auf morgen umsetzen. Aber du kannst bereits heute den ersten Schritt in Richtung “gesundes Aufgaben- und Terminmanagement” machen, indem du reflektierst, wie gesund deine Organisation gerade ist. Analysiere die Ist-Situation und setzte dir anschließend kleine und realistische Ziele, wie du das gesunde Aufgabenmanagement in den nächsten Wochen in deinem Arbeitsalltag realisieren kannst.

Starte damit deine Aufgaben gesund zu organisieren – MyLUI hilft dir dabei! 😊

Dein Auto. Dein Office to go.

Wenn das Auto zum Arbeitsplatz wird, der Arbeitsweg zur Arbeitszeit und Dienstfahrten zu effektiv genutzter Zeit – dann arbeitest du erfolgreich mit MyLUI.

Bereits im vergangenen Jahr haben wir dir mit Hilfe unseres Geschäftsführers Steffen gezeigt, wie du Fahrtzeiten im Auto sinnvoll nutzen kannst.

“Mit MyLUI nicht ins Auto einsteigen, um zur Arbeit zu fahren, sondern um zu arbeiten.” Diesen Slogan vertreten wir auch jetzt noch. Denn mit MyLUI kannst du dein Auto zum “Office to go” machen. Wie das am besten geht und was du dabei beachten solltest? Das zeigen wir dir jetzt.

Die Planung.

Struktur, Organisation, Planung – das ist das A und O eines jeden Arbeitstags. Wenn du am Morgen produktiv in deinen Tag starten möchtest, solltest du deinen (Arbeits-)Tag sogar schon am vorherigen Abend planen, denn so kannst du am Morgen sofort mit deinen Aufgaben beginnen.

Ein weiterer Vorteil dieser Vorbereitung am Vortag: Weißt du beispielsweise, dass am nächsten Tag eine längere Dienstfahrt ansteht, so kannst du dir für die Fahrtzeit entsprechend Aufgaben einplanen, welche du mit MyLUI aus dem Auto bearbeiten kannst. Welche Aufgaben das sind, zeigen wir dir gleich. Nutze dafür die Fälligkeitsangabe jeder Aufgabe. Denn MyLUI ordnet deine Aufgaben und Termine nach der Fälligkeit. To-dos mit gleicher oder ähnlicher Fälligkeit sind somit automatisch in der Aufgabenübersicht gruppiert.

Dieses Vorgehen gilt jedoch nicht nur für Dienstreisen. Auch deinen Arbeitsweg kannst du nutzen, um die ersten oder letzten Aufgaben des Tages zu erledigen. Auch hier kannst du deine To-dos so planen, dass du Aufgaben im Auto erledigen kannst. Eine kurze Abstimmung mit KollegInnen per Telefon auf dem Weg ins Büro oder die Vorbereitung des nächsten Tages auf dem Heimweg – du kannst per Sprache mit MyLUI kommunizieren und alle diese Aufgaben abarbeiten.
Dein Ziel: am Ende des Tages sollst du keine anstehenden oder fälligen Aufgaben und Termine mehr haben – privat wie auch geschäftlich. Indem du deine Fahrtzeiten bereits als Arbeitszeit nutzt, kannst du dir wertvolle Zeit sparen und dieses Ziel besser erreichen. So bleibt dir außerdem mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

Das Equipment.

Laptop, Tastatur, Maus, Kalender, Notizbuch, Kugelschreiber – all das benötigst du beim Arbeiten im Auto nicht. Denn du brauchst nur MyLUI.

Damit du effektiv mit MyLUI im Auto arbeiten kannst, solltest du eine wichtige Einstellung vornehmen. Aktivere die “Durchgängige Unterhaltung”, um fortlaufend mit MyLUI sprechen zu können. Wie das geht, zeigen wir dir hier. Der Vorteil bei dieser Einstellung: Sobald der Sprachassistent aktiviert ist, kannst du fortlaufend Befehle geben, ohne ihn erneut zu aktiveren.

Ein sinnvolles Gadget ist außerdem eine Handyhalterung. So hast du dein Handy in Sicht- und Hörweite und damit eine störungsfreiere Kommunikation gewährleistet.

P.S.: Auch dein Auto hat möglicherweise einige Hilfen, die dir die Autofahrt erleichtern. So kannst du Assistenzsysteme wie den Spurhalte-Assistent oder den Abstandsregel-Tempomat aktivieren. Bei Dienstreisen solltest du dich also vertraut machen, welche Assistenzsysteme im Geschäftswagen vorhanden sind und aktiviert werden können.

Die Aufgaben.

Wie du dich, dein Auto und MyLUI für das Arbeiten im Auto am besten vorbereitest, haben wir dir nun gezeigt. Im Folgenden geben wir dir noch ein paar Beispiele, welche und wie du Aufgaben mit MyLUI während der Fahrt bearbeiten und erledigen kannst. Außerdem nennen wir dir Sprachbefehle, welche du für die entsprechenden Aufgaben benötigst.

Planung.

Wie schon erwähnt, kannst du während der Heimfahrt bereits deinen nächsten Arbeitstag planen. Dazu kannst du beispielsweise Aufgaben, welche du heute nicht geschafft hast auf den nächsten Tag übertragen. Außerdem kannst du dir auf den nächsten Tag terminierte Aufgaben vorlesen lassen und diese ggf. mit neuen Aufgaben ergänzen. Ordne dir deine Aufgaben bereits so, dass sie auf den folgenden Tag angepasst sind. To-dos, welche du bereits auf dem Weg zur Arbeit erledigen kannst, solltest du beispielsweise auf eine entsprechend frühe Uhrzeit terminieren.

Befehle, die bei der Planung von Aufgaben im Auto helfen, sind:

„Öffne Aufgabe X.“

„Vorlesen.“

„Ändere Fälligkeit.“

„Was steht morgen an?“

„Neue Aufgabe.“

Anrufe.

Ein Gespräch mit MitarbeiterInnen, KollegInnen oder Abstimmungen mit KundInnen. Auch Anrufe kannst du während der Fahrt tätigen. Ist bei der entsprechenden Aufgabe ein Ansprechpartner / eine Ansprechpartnerin hinterlegt, kannst du direkt aus der MyLUI-App heraus einen Anruf beginnen und das Ergebnis anschließend in den Notizen festhalten. Auch andere aus diesem Anruf folgende Schritte, wie das Erledigen der Aufgabe, die Weiterleitung an KollegInnen oder das Erstellen einer neuen Aufgabe, kannst du direkt per Sprache in MyLUI vornehmen.

Befehle, die beim Anruf aus einer Aufgabe helfen, sind:

„Ansprechpartner anrufen.“

„Notiz hinzufügen.“

„Erledigt.“

„Weiterleiten.“

„Neue Aufgabe.“

Abarbeiten.

Neben Aufgabenplanung und dem Tätigen von Anrufen, kannst du natürlich auch jede Aufgabe, für die du keinen Laptop oder Computer benötigst, mit MyLUI abarbeiten. So kannst du beispielsweise nach einem erfolgreich beendetem Kundentermin die Fahrtzeit ins Büro oder zum nächsten Kunden nutzen, um neue Aufgaben, die von KollegInnen oder MitarbeiterInnen eingetroffen sind, abzuarbeiten. Lasse dir deine neuen Aufgaben zunächst von MyLUI vorlesen. Terminanfragen kannst du dann beispielsweise per Antwort an den Sender/die Senderin bestätigen oder auch Nachfragen zu Aufgaben bzw. Terminen stellen. Natürlich gibt es jedoch auch immer wieder Aufgaben, die im Büro erledigt werden müssen. Diese kannst du auf „Gelesen“ setzen und so terminieren, dass du sie zu einem passenden Zeitpunkt dort bearbeiten kannst.

Befehle, die beim Abarbeiten von Aufgaben im Auto helfen, sind:

„Zeige meine neuen Aufgaben.“

„Was steht Neues an?“

„Antworten.“

„Gelesen.“

„Ändere Fälligkeit.“

Du siehst, es gibt viele verschieden Möglichkeiten, wie du mit MyLUI im Auto effektiv arbeiten kannst. MyLUI ermöglicht dir dein “Office to go.” Dein Auto wird zu deinem Arbeitsplatz. So kannst du deine Arbeitszeit besser nutzen, Fahrzeiten sind keine ungenutzte Zeit mehr und am Ende des Tages hast du mehr Zeit für Familie, Freunde und Erholung. Ganze einfach – mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

App Aufgaben Auto Equipment flexibel MyLUI Office Planung to-go

Der Aufgabenmanager in der Hosentasche. Tipps für deine To-do-App.

Warum Post-it, Notizzettel und Co. der Vergangenheit angehören sollten, haben wir dir bereits in unserem letzten Blog gezeigt. Beim optimalen Aufgaben- und Terminmanagement geht es aber nicht nur darum, wo du deine To-dos speicherst, auch das “Wie” spielt hier eine große Rolle.

Damit du noch effektiver, produktiver und erfolgreich mit deinem neuen Begleiter arbeiten kannst, haben wir ein paar Tipps für eine bessere Aufgabenliste gesammelt.

Tipp Nr. 1 – Aufschreiben ist das halbe Leben.

Ein altes Sprichwort sagt “Was man nicht im Kopf hat, hat man in den Beinen”. Im Fall von Aufgaben- und Terminmanagement trifft das aber nicht zu. Denn ist eine Aufgabe mal aus dem Kopf, ist sie meist für längere Zeit oder sogar für immer verschwunden. Deshalb: Halte all deine Aufgaben, Termine und Ideen schriftlich fest. Erstelle dir beispielsweise eine Aufgabe mit der Aufgabenart “Idee”, wenn du spontane Einfälle festhalten möchtest. So kannst du sichergehen, dass du auch definitiv nichts vergisst.

Tipp Nr. 2 – Das Verb beginnt.

Auch das “Wie” spielt beim Aufgabenmanagement eine große Rolle – besonders beim Aufgabentitel. Beginne den Titel einer Aufgabe deshalb immer mit einem Verb. Statt “Kostenaufstellung Projekt XY versenden.” solltest du schreiben “Versende Kostenaufstellung Projekt XY”. Denn so kannst du dir viel schneller einen Überblick über deine Aufgaben verschaffen.

Tipp Nr. 3 – Unterteilen.

Komplexe Aufgaben bspw. größere Projekte solltest du in kleinere Aufgaben unterteilen. Das bringt dir mehrere Vorteile. Einerseits hat man bei großen Projekten meist mehrere kleinere Aufgaben, die zu erledigen sind. Teilst du eine große Aufgabe von vorneherein auf, hast du einen besseren Überblick, welche Teilschritte erledigt werden müssen. Andererseits kannst du dir kleinere Aufgabe besser in deine Arbeitszeit einteilen und sie ggf. sogar auf mehrere Tage verteilen. Und auch für die Motivation ist diese Methode besser, denn statt am Ende des Projekts eine einzige Aufgabe auf “Erledigt” zu setzen, kannst du viele kleine Aufgaben immer wieder abhaken. Das motiviert zur Weiterarbeit.

Tipp Nr. 4 – Aufgaben statt Ziele.

“Lob von der Chefin bekommen.” – steht diese Aufgabe in deiner To-do-Liste, dann hast du einen elementaren Fehler begangen. Denn das ist keine Aufgabe, es ist ein Ziel und Ziele sollten in einer Aufgabenliste nicht notiert werden. Denn wie der Name “To-do-Liste“ schon sagt, geht es hier um Dinge, die man tun muss und tun kann. Ein Lob von der Chefin/dem Chef kannst du nicht selbst tun, du musst es von ihr/ihm bekommen. Formuliere deshalb nur Aufgaben und keine Ziele. Du kannst jedoch den Weg zum Ziel als Aufgabe formulieren. Wir zeigen es dir am Beispiel, denn hier könnten drei Aufgaben zu deinem Ziel führen: “Bearbeitung Projekt” > “Gestaltung ansprechende Projekt-Präsentation” > “Üben Präsentation” könntest du als Aufgaben in deine Liste aufnehmen. Denn gestaltest du eine Präsentation eines Projekts, die die KundInnen und deine Chefin/deinen Chef überzeugen, erhältst du womöglich auch ein Lob von ihr/ihm.

Tipp Nr. 5 – Beachte, was möglich ist.

Ähnlich zu unserem vorhergehenden Tipp, solltest du auch umsetzbare Aufgaben formulieren. Achte darauf, dass die Aufgabe für dich und mit den Mitteln, die dir zur Verfügung stehen, umsetzbar ist. Nicht jede Aufgabe ist alleine ausführbar. Ist das der Fall, solltest du die Aufgabe entweder so verändern, dass du sie alleine bewältigen kannst, oder KollegInnen zur Hilfe heranziehen. Wahrscheinlich kannst du kein gesamtes Projekt an einem Tag planen, deshalb bitte deine KollegInnen um Hilfe, beispielsweise indem du ihm/ihr eine Aufgabe schickst, oder terminiere die Fälligkeit auf einen späteren Zeitpunkt, sodass du genügend Zeit zur Bearbeitung und Planung hast.

Tipp Nr. 6 – Aufwand und Zeit einschätzen.

Nutze die Fälligkeitsangabe auch, um Zeit und Aufwand deiner Aufgaben einzuschätzen. Du kannst nicht bei jeder Aufgabe genau wissen, wie lange diese dauern wird, dennoch solltest du eine ungefähre Planung vornehmen und die benötigte Zeit schätzen. So kannst du einschätzen, was du an einem Tag schaffen kannst. Wichtig dabei ist außerdem, dass du nicht jede Minute deiner Arbeitszeit verplanst. Es kann immer etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommen oder eine Aufgabe länger als geplant dauern, deshalb lasse mindestens 20% deiner Arbeitszeit ungeplant. So ist auch die Wahrscheinlichkeit höher, dass du am Ende des Arbeitstages alle Aufgaben erledigen kannst, die du dir vorgenommen hast. Solltest du Zeit übrighaben, kannst du immer noch andere Aufgaben in deine Liste aufnehmen – oder auch einfach mal früher Feierabend machen. 😉

Tipp Nr. 7 – Planung ist alles.

Am Morgen müde an den Schreibtisch stolpern und erstmal die Aufgaben sortieren – so solltest du den Tag nicht starten. Bereite bereits am Abend deine To-do-Liste für den nächsten Tag vor. So kannst du am Morgen direkt mit der Arbeit beginnen und effektiv eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten.

Tipp Nr. 8 – Geheimtipp von Steffen.

Zum Schluss haben wir noch einen ganz persönlichen Geheimtipp von unserem Gründer und Geschäftsführer Steffen, wie du Aufgaben, die für eine Besprechung relevant sind, optimal organisieren kannst. Erstelle dir eine Aufgabenart für deine Besprechungen und nutze diese, um zugehörige Aufgaben abzuspeichern. Steht beispielsweise eine Besprechung mit dem Marketing-Team an, dann speichere entsprechende Ideen, Aufgaben und Termine unter einer Aufgabenart wie “Besprechung – Marketing” ab. Am besten terminierst du diese Aufgaben auch auf den Tag und die Uhrzeit, zu der die Besprechung angesetzt ist. In der Besprechung siehst du dann mit einem Blick in deine MyLUI-App, welche Themen besprochen werden müssen.

Aufgaben- und Terminmanagement nimmt bei den meisten Menschen einen großen Platz im Arbeitsalltag ein, denn es ist das A und O eines produktiven Arbeitstags. Mit To-do-Apps wie MyLUI hast du einen Begleiter, der dich bei dieser wichtigen Aufgabe unterstützt.
Lass dich von MyLUI – deinem digitalen Begleiter – überzeugen. Eine Version für Android findest du hier und für Apple hier.
Probiere es einfach aus! 😊

P.S.: Die eigene Aufgabenorganisation umzustellen ist für einige bestimmt ein großer Schritt. Das neue Jahr ist zwar schon da, für Vorsätze ist es aber nie zu spät. Warum nimmst du dir diese Aufgabe also nicht als Vorsatz für 2022? 😉

App Aufgaben Management Organisation Termine Tipps To-do To-do-Liste Vorteile

Der Aufgabenmanager in der Hosentasche. Die Vorteile von To-do-Apps.

Ein Berg von bunten Post-its, Papierschnipsel mit Notizen und ein Notizbuch, das mit Ausrufezeichen übersät ist. Die ein oder andere Situation haben wir vielleicht auch schon einmal auf unserem eigenen Schreibtisch vorgefunden. Organisation mit Hilfe von Post-it und Co. ist nichts neues, aber auch nicht wirklich effektiv. Für das richtige Aufgaben- und Terminmanagement kannst du auf Zettel und Stift verzichten. Was du dafür brauchst? Dein Smartphone oder Tablet.
Unsere Lösung für Zettel- und Aufgabenchaos sind To-do-Apps – genauer gesagt MyLUI.

In diesem Blogbeitrag erklären wir dir, welche Vorteile To-do-Apps wie MyLUI bei deiner täglichen Organisation haben.

Die Pros einer To-do-App.

1

2

Der erste Vorteil einer To-do-App liegt eigentlich auf der Hand – besser gesagt, er steckt in der Hosentasche. Installiert man eine entsprechende App auf dem Smartphone, hat man seine Aufgaben immer und überall dabei. Da die wenigsten von uns das Haus noch ohne Handy verlassen, haben wir unsere To-dos jederzeit in unserer Tasche. Dadurch können bestehende Aufgaben immer und überall verwaltet und neue To-dos hinzufügt werden.

Damit kommen wir auch schon zum nächsten Pluspunkt: Ein heruntergefallener Post-it landet gerne mal im Papiermüll. Sind die Aufgaben nicht zusätzlich noch in unserem Kopf

gespeichert, ist die Aufgabe damit verloren. Frei nach dem Motto “aus den Augen aus dem Sinn”, war es das dann mit diesem To-do. Werden alle To-dos jedoch auf unserem Smartphone gespeichert, so ist das Verlustrisiko bedeutend geringer.

3

Des Weiteren bieten To-do-Apps wie MyLUI eine deutlich umfangreichere Aufgabenbeschreibung als Notizzettel und Co. So kann nicht nur die Fälligkeit der Aufgabe terminiert, sondern auch eine Aufgabenart festlegt, Notizen zur Aufgabe hinzugefügt und sogar wichtige Informationen wie Bilder, Videos oder Dateien ergänzend gespeichert werden. Es werden alle Informationen, die zur Bearbeitung benötigt werden, automatisch in der entsprechenden Aufgabe gesammelt. Das erleichtert nicht nur die Bearbeitung der Aufgaben, sondern steigert auch die tägliche Produktivität und spart Zeit.

4

Und die eben erwähnten Fälligkeit bringt noch mehr Vorteile. Denn hierdurch werden Aufgaben automatisch sortiert und priorisiert – nach Datum und Uhrzeit. So kann man in MyLUI auf einen Blick sehen, welche Aufgaben und Termine heute, morgen oder in den nächsten Tagen anstehen. Außerdem werden To-dos, die direkt am Morgen erledigt werden müssen, automatisch weiter oben in der To-do-Liste angezeigt. Ist eine Aufgabe erst am Abend fällig, so wird diese auch erst am Ende der täglichen Aufgabenübersicht angezeigt. Auch überfällige und neue Aufgaben werden in MyLUI nach Fälligkeitsdatum sortiert. Sollte es also mal vorkommen, dass Aufgaben nicht erledigt wurden, können auch diese überfälligen Aufgaben von “oben nach unten” abgearbeitet werden.

5

Eine Aufgabe neu terminieren, verschieben oder doch noch komplett von der To-do-Liste löschen? Das führt auf einer normalen To-do-Liste häufig zu wildem Gekritzel, Durchstreichen oder dazu, dass die Liste neu geschrieben werden muss. Mit einer To-do-App gehört aber auch das der Vergangenheit an. Denn Aufgaben und Termine können darin mit einem einzigen Klick oder Sprachbefehl verschoben oder gelöscht werden.

6

7

Eine weitere Chance der Smartphone-To-dos bietet die Möglichkeit der Anbindung von externen Systemen. Denn so findet man alle Aufgaben und Termine auf einen Blick. Aktuell ist in MyLUI beispielsweise eine Anbindung an Microsoft 365 und das ZMI – InfoCenter möglich. Durch die automatische Aktualisierung und Synchronisierung der Systeme kann man seine privaten und geschäftlichen To-dos auf einem Blick in einer App einsehen und verwalten.
Durch die Filterung nach Arbeitsbereichen können dennoch getrennte Listen angezeigt werden. Sodass man beispielsweise im Büro nur geschäftliche Aufgaben sieht, während diese wiederum im Feierabend ausgeblendet werden. So hat man alles in einem, aber doch irgendwie getrennt.

Darüber hinaus erleichtern Anbindungen die Zusammenarbeit im Team. So können alle Aufgaben über MyLUI mit den ArbeitskollegInnen geteilt, ihnen neue Aufgaben zugewiesen, terminiert und mit Hilfe der Notizen genauste Anweisungen oder Hinweise zur Bearbeitung gegeben werden. So spart man sich ganz einfach den Post-it auf dem Schreibtisch des Kollegen/der Kollegin.

8

Einen Notizzettel während der Autofahrt schreiben – das geht natürlich nicht. Mit Hilfe von MyLUI schon. Durch die integrierte Sprachsteuerung können Aufgaben und Termine nämlich auch per Sprache angelegt werden. Und nicht nur das – bereits erstellte To-dos können bearbeitet, verwaltet oder auch an KollegInnen weitergeleitet werden. Arbeiten und Aufgabenmanagement im Auto, das geht mit MyLUI!

Einige Argumente für die To-do-App auf deinem Smartphone haben wir dir nun geliefert. Konnten wir dich damit überzeugen?
Wenn nicht, dann probiere es doch einfach aus! Lass dich von MyLUI überzeugen und lade dir die App für Android oder iOS herunter.
Du wirst sehen: MyLUI macht deinen (Arbeits-)Alltag effektiver, produktiver und erfolgreicher. 😉

App Aufgaben Management Organisation Termine Tipps To-do To-do-Liste Vorteile

Wie wir vom Aufschreiben profitieren

In diesem Monat möchten wir unseren Fokus auf das Thema “Aufschreiben” legen. Wir erklären dir, warum es Sinn macht ab und an Dinge aufzuschreiben und wie du davon profitieren kannst. Wir zeigen, warum wir unsere Aufgaben, unsere persönlichen und beruflichen Ziele und auch unsere Erfolge niederschreiben sollten und wie wir Unternehmens- und persönliche Visionen am besten in Visionboards veranschaulichen. Außerdem erfährst du, warum Schreiben auch zur Selbstreflexion beiträgt und wie dir das in verschiedenen Lebensbereichen helfen kann. Worauf warten wir noch? Los geht’s!

Aufgaben aufschreiben.

Bereits in unseren Blogartikel „Top gemanaged ins neue Jahr“ haben wir erklärt, wie wichtig das Aufschreiben von Aufgaben ist. Mit einer To-do-Liste behältst du deine Aufgaben im Blick, entlastest dein Arbeitsgedächtnis und kannst so konzentrierter bei der Sache und kreativer sein. Wer Aufgaben aufschreibt, hat den Kopf frei für andere Gedanken.
Deine Aufgaben kannst du entweder klassisch mit Stift und Papier oder digital notieren. Wer sich gerne oldschool eine Aufgabenliste erstellt, wird vielleicht bei odernichtoderdoch (unbeauftragte Werbung) fündig. Für alle digitalen Ordnungsschaffer ist die MyLUI-App perfekt. Mit MyLUI hast du deine To-do-Liste immer dabei und kannst per Sprachsteuerung sogar von unterwegs Aufgaben anlegen und verwalten. In gesonderten Arbeitsbereichen kannst du außerdem verschiedene To-do-Listen für Privates und Geschäftliches erstellen. Wie du deine To-do-Liste am besten pflegst, kannst du hier nachlesen. Aufschreiben solltest du aber nicht nur deine Aufgaben, sondern auch deine Ziele.

Ziele aufschreiben.

In unserem Alltag setzen wir uns oft zwischen Tür und Angel Ziele für den nächsten Tag, die nächste Woche oder sogar das restliche Jahr. “Bis morgen muss ich den Aktenstapel unbedingt abgearbeitet haben” oder “ab nächster Woche mache ich mindesten drei Mal in der Woche Sport” – sowohl geschäftlich als auch privat kommen uns diese Gedanken wohl allen bekannt vor. Wir fassen diese Vorsätze oft ganz spontan, ohne sie wirklich zu Ende gedacht zu haben.

Dabei sollten wir uns bewusst Gedanken darüber machen, warum wir diese Ziele erreichen wollen und warum sie uns wichtig sind. Wie möchten wir sie erreichen? Welche Ressourcen benötigen wir dafür und wie lange möchten wir uns dafür Zeit nehmen? Auch diese Fragen sollten wir gründlich überdenken und gemeinsam mit unseren Zielen aufschreiben.
Durch das Aufschreiben können wir ein Bewusstsein für die Realisierbarkeit entwickeln. So können wir darüber nachdenken, ob das Vorhaben wirklich erreicht werden kann oder ob es möglicherweise noch kleinere Zwischenschritte benötigt. Schreiben wir unsere Ziele auf, haben wir diese außerdem schwarz auf weiß vor uns stehen und können sie immer wieder ansehen. Das hilft dabei, den Fokus nicht zu verlieren.

Ein weiterer Grund für das Aufschreiben: “Ziele aufschreiben macht erfolgreicher.” Es ist wissenschaftlich belegt, dass wir Vorsätze eher erreichen, wenn wir sie aufschreiben.¹ In einer amerikanischen Studie wurden ProbandInnen in Gruppen aufgeteilt, in denen sie ihre Ziele jeweils auf unterschiedliche Weise formulierten: Eine Gruppe nannte sie nur mündlich, alle anderen Gruppen schrieben sie auf. Dabei wurde unterschieden, ob sie nur die Ziele, Ziele und konkrete Maßnahmen zur Erreichung oder Ziele, Maßnahmen und einzelne Fortschritte protokollierten. Es zeigte sich, dass nur 43% der Ziele erreicht wurden, wenn diese nur mündlich formuliert wurden. Aber: Je mehr aufgeschrieben wurde, desto höher waren die Erfolgschancen. So waren die Personen am erfolgreichsten, die ihre Ziele, Maßnahmen und Fortschritte protokollierten. 76% dieser Gruppe haben ihr Vorhaben verwirklicht. Je mehr man also konkret aufschreibt, desto höher ist die Erfolgschance.

Bei der Zielformulierung gibt es einiges zu beachten. In unserem Januar Blog haben wir bereits die SMART-Formel für die Formulierung von Aufgaben vorgestellt. Diese können wir auch beim Aufschreiben der Ziele anwenden. So sollten sie Spezifisch, Messbar, Ausführbar, Realistisch und Terminiert sein. Außerdem sollten wir darauf achten, realisierbare Vorsätze zu formulieren. Denn ein Ziel, welches man nicht konkret verwirklichen kann, ist kein Ziel, sondern ein Wunsch. Noch größer als Ziele sind Visionen. Visionäre formen unsere Welt. Aber nur, wenn sie ihre Vision teilen. Wie das am besten geht, zeigen wir jetzt.

Visionen aufschreiben.

Visionen sind wichtig – nicht nur im Privatleben, sondern auch für Unternehmen. Wo wollen wir hin? Was wollen wir erreichen und was ist unsere Mission? Mit sogenannten Visionboards können Antworten auf diese Fragen veranschaulicht werden. Im Folgenden erklären wir, wie und warum man Visionboards in Unternehmen nutzen sollte.

Oft existieren Unternehmensvisionen nur in den Köpfen der Führungskräfte und fehlen als Orientierung für Mitarbeiter. Ein Visionboard kann helfen, Unternehmensvisionen zu kommunizieren und für alle sichtbar zu machen. Visionboards oder auch Zielcollagen sind sozusagen das schwarze Brett für Unternehmens- und Projektziele. Erfolg beginnt im Kopf und genau dort wird angesetzt. Die TeilnehmerInnen nutzen ihre Vorstellungskraft und erschaffen vor ihrem inneren Auge ein Bild ihres Vorhabens. Dieses wird dann durch Bilder, Fotos, Affirmationen und Zitate auf das Visionboard gebracht. So definiert die Gruppe eine gemeinsame Vision, mit der alle emotional verbunden sind und, die bei strategischen Entscheidungen als Orientierung und als Helfer für die Zielausrichtung im Arbeitsalltag dient.

Mit den folgenden drei Schritten könnt ihr euer eigenes Visionboard in eurem Unternehmen erstellen:

Viele Unternehmen setzen bereits auf Visionboards, um ein gemeinsames Leitbild zu kreieren und dieses zu verfolgen. Probier’s doch auch mal in deinem Unternehmen aus.

Natürlich kannst du Visionboards auch privat nutzen, um persönliche Wünsche zu visualisieren. Befolge hierfür einfach die gleichen, oben beschriebenen Schritte. Als Leitfragen können hier z.B. die folgenden dienen:

Was sind meine größten Wünsche?
Welche Länder und Städte möchte ich gesehen haben?
Was möchte ich neu erlernen?
Welche Aktivitäten möchte ich ausbauen?

Als Beispiel haben wir dir ein Visionboard zum Thema Work-Life-Balance erstellt. Dafür haben wir uns etwa die Fragen gestellt, wie man einen angemessenen Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben schaffen kann, wie man Arbeitsabläufe optimieren kann, um mehr Zeit zu sparen und welche Aktivitäten im Alltag Erholung bringen.

Wir haben nun einige Gründe aufgeführt, warum du deine Aufgaben, Ziele und Visionen aufschreiben solltest. Im Leben geht es jedoch nicht nur darum, sich Ziele zu setzen, sondern vor allem auch, diese zu erreichen und Erfolge zu verzeichnen. Und genau die solltest du ebenso aufschreiben.

Erfolge aufschreiben.

Erfolg bedeutet für viele von uns, gesetzte Ziele zu erreichen. Aber wie oft nehmen wir diese Erfolge im Alltag wahr? Meist sind es eher die großen Meilensteine, die wir privat und geschäftlich als Erfolge bezeichnen: der Schulabschluss, ein abgeschlossenes Projekt, ein Halbmarathon. Die kleinen Errungenschaften des Lebens bleiben dabei oft auf der Strecke. Deshalb ist es wichtig, auch diese bewusst wahrzunehmen und zu würdigen. Ein Erfolgstagebuch kann dabei helfen.

Darin können wir jeden Tag Revue passieren lassen, eine Bilanz ziehen und aufschreiben, welche Ziele wir erreicht haben und welche konstruktiven oder positiven Erlebnisse und Ergebnisse der Tag gebracht hat. Dabei soll es auch hier sowohl um private als auch um geschäftliche Erfolge gehen. Was war am heutigen Arbeitstag gelungen? Und worauf bist du heute stolz? Diese Fragen kannst du dir jeden Tag stellen und in deinem Erfolgstagebuch verewigen. Wenn dir das tägliche Schreiben zu viel ist, kannst du deine Erfolge auch wöchentlich oder monatlich festhalten. Aber was bringt das Aufschreiben von Erfolgen eigentlich genau?

Laut einer Studie von Joyce E. Bono macht das Aufschreiben der Erfolge glücklicher, zufriedener, kreativer und verringert Schlafstörungen.² Außerdem macht man sich damit seine eigenen Fortschritte bewusst, wodurch sich auch das eigene Selbstbewusstsein steigert. Stress, Rückschläge und Kritik können wir damit ausgleichen. Konzentrieren wir uns auf das, was wir schon erreicht haben, so lassen wir Stress und Negativität automatisch weniger Raum in unseren Gedanken. In Momenten der Verzweiflung können wir außerdem Mut und Motivation aus unserem Erfolgstagebuch schöpfen, da wir darin immer nachlesen und uns daran erinnern können, dass wir ähnliche Situationen zuvor auch schon erfolgreich gemeistert haben. Gleichzeitig fördert es eine positive Grundeinstellung, indem es uns hilft, den Fokus auf Erfolge und positive Erlebnisse des Alltags zu richten. Mit dem Erfolgstagebuch können wir uns einen Überblick über unsere Errungenschaften und Stärken schaffen. Setzen wir uns täglich mit den Dingen auseinander, auf die wir stolz sind, so lernen wir also auch uns selbst und unsere Stärken besser kennen.

Besonders wichtig ist es, dass wir uns keinen Druck mit dem Erfolgstagebuch aufbauen. An manchen Tagen können wir große und bedeutende Erfolge aufschreiben und an manchen Tagen sind es eben die kleinen Ziele, die wir erreichen konnten. Wichtig ist: Auch das kleinste Lob vom Chef oder die kleinste Verbesserung der eigenen Laufzeit ist ein Erfolg, der es wert ist, aufgeschrieben zu werden. Auch wenn es mal nicht so gut läuft und Fortschritte auszubleiben scheinen, lohnt es sich, sich Zeit zum Schreiben zu nehmen, z.B. um die aktuelle Situation zu reflektieren.

Schreiben zur Selbstreflexion.

Sich bewusst Gedanken über das eigene Handeln, die eigenen Gedanken und Gefühle machen. Im hektischen Alltag gibt es dafür häufig keinen Platz. Dabei kann Selbstreflexion helfen, aus Fehlern zu lernen, falsche Vorstellungen zu überdenken, das eigenen Potenzial auszuschöpfen, das strukturierte und analytische Denken zu trainieren und unsere Kommunikationsfähigkeit zu verbessern. Aber wo und wie beginnt man? Einfach hinsetzen und losgrübeln?

Zur Selbstreflexion braucht es nicht viel. Nur etwas Zeit und Mut. Am besten, du nimmst dir eine Auszeit und ziehst dich an einen ruhigen Ort zurück. Ein wenig Abstand vom Alltag hilft, sich auf den Prozess einzulassen und sich vielleicht auch unangenehmen Fragen zu stellen. Dann kannst du erst einmal entscheiden, was genau du dir näher ansehen möchtest, welche Situationen, Gewohnheiten, Verhaltensweisen oder Beziehungen. Auf einmal das ganze Leben zu reflektieren wäre nicht nur extrem überfordernd, sondern auch nicht nötig. Picke dir also einen Aspekt deines Lebens heraus, wie beispielsweise die Beziehung zu deinem PartnerIn, deinen Eltern oder deine berufliche Situation und denke darüber nach, wie es dir damit geht. Es gibt einen ganzen von Pool von Fragen, die dir bei der Selbstreflexion helfen können, zum Beispiel:

Was zeichnet mich in dieser Beziehung / in diesem Kontext aus?
Welche Wünsche habe ich in diesem Lebensbereich und was fehlt mir?
Inwiefern trage ich selbst zur Erfüllung meiner Wünsche bei?
Was sind meine Stärken und wie nutze ich sie?
Was beschäftigt mich aktuell?
Was trägt mich auch in schwierigen Zeiten?

Du kannst dir in diesem gesamten Prozess auch Ziele setzen: Was soll dir das Reflektieren bringen? Wie merkst du, dass sich dieser Prozess für dich gelohnt hat? Vielleicht kann es zu einer Veränderung in deinem Verhalten führen, vielleicht aber auch “nur” in deiner Einstellung zur Sache. Wenn du möchtest, kannst du den Prozess und/oder die Ergebnisse deiner Selbstreflexion schriftlich festhalten. Deine Notizen dienen dann als Erinnerung und spiegeln deine persönliche Entwicklung wider.

Wir fassen also nochmal zusammen:

Sich Aufgaben aufzuschreiben und in einer To-do-Liste zu sammeln hilft, sich zu organisieren und den Kopf für andere Dinge freizubekommen.
Die eigenen Ziele niederzuschreiben ist der erste Schritt zur Zielerreichung. Hier gilt: So ausführlich und konkret wie möglich.
Auch Visionen sollten wir darstellen, damit wir sie mit anderen teilen und gemeinsam an ihrer Verwirklichung arbeiten können.
Schreiben wir unsere Erfolge auf, stärken wir nicht nur unseren Selbstwert und lernen unsere Stärken kennen, sondern lindern zudem auch Stress.
Zu guter Letzt können wir das Schreiben auch zur Selbstreflexion nutzen. Das eigene Handeln, Denken und Fühlen zu hinterfragen hilft dabei, das Leben an den persönlichen Werten und Stärken auszurichten und zwischenmenschliche Beziehungen zu vertiefen.

Auch wenn es nicht leicht ist im Alltag ruhige Minuten für sich zu finden, um Gedanken aufs Papier oder den Bildschirm zu bringen, verspricht das Aufschreiben von Aufgaben, Zielen, Visionen und Erfolgen eine Reihe positiver Effekte. Wie wäre es, wenn wir uns diese Woche bewusst Zeit nehmen, unsere Gedanken niederzuschreiben. Erstelle doch gleich eine neue Aufgabe in deiner MyLUI-App. 😉

¹ Matthews, G. (2007). The impact of commitment, accountability, and written goals on goal achievement. Psychology | Faculty Presentations 3. https://scholar.dominican.edu/psychology-faculty-conference-presentations/3

² Bono, J. E., Glomb, T. M., Shen, W., Kim, E., & Koch, A. J. (2012). Building positive resources: Effects of positive events and positive reflection on work stress and health. Academy of Management Journal, 56(6), 1601-1627. https://www.jstor.org/stable/pdf/43589955.pdf?casa_token=KCCr7b2YKl0AAAAA:HAjhMldCjSX4F2YARpMmkIOKFagm8RhSoXyMS3iYOTb5G-LIt8l2-t9hAVRYUcUDcIP5vkK2P0CzOT0tK4sDtLzKZ3P4WWxw7PqZN5DSi6tITPeJWyHX

Aufgaben Erfolg Notizen Reflexion Tagebuch Vision Visualisierung Ziele

„Mit MyLUI nicht ins Auto einsteigen, um zur Arbeit zu fahren, sondern um zu arbeiten.”

Zeiten ändern sich, Zeiten ändern dich – und deine Arbeit.

Strikte Bürojobs von 8.00 bis 17.00 Uhr sind sowas von 2020. Dank der Digitalisierung und – sind wir ehrlich – dank Corona, sind Homeoffice und flexible Arbeitszeiten mittlerweile gang und gäbe. Liquid Work – das flexible Anpassen der Arbeitszeit, des Arbeitsortes, und der Arbeitsdauer an Gegebenheiten der Aufgabe und der Person – wird immer populärer. Arbeiten von zuhause, aus dem Urlaub oder im Café – mittlerweile alles andere als unüblich. Es ist Zeit für den nächsten Schritt: Arbeiten im Auto.

Arbeiten im Auto – so geht’s!

Ja, du hast richtig gehört: arbeiten während der Autofahrt. Wie das gehen soll? Mit MyLUI natürlich.
Dank der intuitiven Sprachsteuerung kannst du dir in der MyLUI-App ganz einfach beim Autofahren Aufgaben vorlesen lassen, neue Aufgaben anlegen, bestehende Aufgaben bearbeiten und Ansprechpartner einer Aufgabe direkt anrufen. Außerdem kannst du mit MyLUI im Auto auch Zeiten buchen. Wie das genau geht, stellen wir dir jetzt im Detail vor.

Aufgaben vorlesen lassen:

Schon auf dem Weg zur Arbeit, kannst du dir mit MyLUI einen Überblick verschaffen, welche Aufgaben heute anstehen. Sag dazu einfach “MyLUI, was steht heute an?”. MyLUI liest dir dann all deine Aufgaben vor, die heute fällig sind und sagt dir sogar, ob es sich bei den Aufgaben um geschäftliche oder private Aufgaben handelt. So weißt du sofort, was heute auf der Arbeit und im Privaten auf dich zukommt.

Neue Aufgaben anlegen und bearbeiten:

Da ist noch diese eine Sache, die du dringend bearbeiten musst und schon wieder fast vergessen hast? Kein Problem – mit den Worten “MyLUI, neue Aufgabe” kannst du während der Autofahrt einfach eine neue Aufgabe anlegen. Du bestimmst dann interaktiv mit MyLUI den Aufgabentitel, die Fälligkeit, den Lebensbereich (geschäftlich oder privat) und kannst eine Aufgabennotiz hinzufügen.
Natürlich kannst du auch bereits bestehende Aufgaben bearbeiten, indem du beispielsweise die Fälligkeit änderst oder eine weitere Notiz hinzufügst.

Ansprechpartner anrufen:

Ein wichtiger Anruf steht heute auf deiner MyLUI-Liste? Warum nicht gleich schon im Auto telefonieren und deine erste Aufgabe erledigen? Öffne per Sprachsteuerung einfach die entsprechende Aufgabe und sage “Ansprechpartner anrufen”. Schon wird der Anruf eingeleitet und du kannst dein Telefonat beginnen. Im Anschluss an das Gespräch kannst du die Aufgabe entweder auf bearbeitet setzen und sie damit aus deinen To-dos streichen oder nochmals Änderungen an der Aufgabe vornehmen. MyLUI bietet dir dafür die Optionen per Sprache eine neue Notiz hinzuzufügen und die Fälligkeit der Aufgabe zu ändern.

Zeiten buchen:

Alle genannten Arbeitsschritte zählen natürlich bereits zu deiner Arbeitszeit. Damit auch die Autofahrt als Arbeitszeit erfasst werden kann, kannst du mit MyLUI Zeiten buchen. Sagt dazu beispielsweise einfach “MyLUI, buche ‘Kommen’.” und schon wird deine Arbeitszeit erfasst.

Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

MyLUI geht mit diesen Funktionen den nächsten Schritt in Richtung Freiheit, Flexibilität und Liquid Work. Circa 43% der Berufstätigen in Deutschland benötigen mehr als eine halbe Stunde, um zu ihrem Arbeitsplatz zu fahren.¹ Damit verbringen sie täglich mehr als eine Stunde Zeit auf dem Arbeitsweg. Zeit, die bisher weitgehend ungenutzt blieb. Mit MyLUI kann auch diese Zeit effektiv genutzt werden. In der Folge kannst du so Überstunden reduzieren und hast am Ende des Tages mehr Zeit für Familie, Freunde und Erholung – Zeit für die wichtigen Dinge.

Auf Dienstreise mit Steffen und MyLUI

Das beste Beispiel für “Arbeiten im Auto” ist der Arbeitstag unseres Gründers und Geschäftsführers Steffen. Job-bedingt ist er viel mit dem Auto unterwegs. Mit Hilfe der MyLUI-Funktionen kann er diese Zeit im Auto sinnvoll nutzen und arbeiten. Das lohnt sich vor allem bei Dienstfahrten:
Bereits am Vortag plant sich Steffen Aufgaben für die Autofahrt ein. Beim Einsteigen ins Auto bucht er per Sprachsteuerung ”Dienstgang”. Damit beginnt seine Arbeitszeit und schon kann’s losgehen. Gemeinsam mit MyLUI arbeitet er eine Aufgabe nach der anderen ab. So kann er die gesamte Fahrzeit produktiv nutzen. Nach dem Termin checkt Steffen über MyLUI, ob neue Aufgaben eingegangen sind. Wenn ja, kann er diese per Sprachsteuerung bearbeiten, Notizen hinzufügen und neu terminieren. Am Nachmittag kommt Steffen mit einem guten Gefühl nach Hause, denn durch die Arbeit im Auto hat er sich 2 Std. Zeit gespart.

Arbeiten im Auto ist mit MyLUI kein Problem mehr. Also steig ein und sei dabei, wenn wir die Arbeitswelt flexibler machen und das Auto zum Arbeitsplatz wird. MyLUI unterstützt dich dabei!

Mit MyLUI nicht ins Auto einsteigen, um zur Arbeit zu fahren, sondern um zu arbeiten.

Hinweis: Die Aktivierung der Sprachsteuerung durch den Befehl “Hallo LUI” ist demnächst verfügbar.

¹ Statista. (26. Juni, 2019). Wie lange brauchen Sie für Ihren täglichen Weg zur Arbeits- bzw. Ausbildungsstätte (einfacher Weg von Tür zu Tür? https://de.statista.com/prognosen/1021836/umfrage-zur-dauer-des-wegs-zur-arbeit-ausbildung-in-deutschland)

Anrufe App Arbeitszeit Aufgaben Auto Digitalisierung flexibel Freizeit Homeoffice Sprachsteuerung

Top gemanaged ins neue Jahr

Wir verabschieden uns von 2020 und begrüßen das neue Jahr. Auch 2021 wird noch viele Unsicherheiten und Einschränkungen mit sich bringen. Gerade in diesen Zeiten ist es wichtig, sich den Dingen zu widmen, die man kontrollieren kann, z.B. der eigenen Aufgabenplanung. Wir zeigen dir hier, wie du im neuen Jahr strukturiert und erfolgreich alle anstehenden Aufgaben bewältigst.

Aufgabenplanung

Das Aufgaben 1×1: Aufgaben aufschreiben

Das wird nichts Neues für dich sein und doch ist es so wichtig: Schreibe deine Aufgaben auf. Alleine durch das schriftliche Festhalten deiner Aufgaben, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit der Aufgabenerledigung um mehr als 20% ¹. Außerdem entlastet das Aufschreiben unser Gehirn, denn was man aufgeschrieben hat, muss man sich nicht merken. So sind mehr kognitive Kapazitäten für die tatsächliche Bearbeitung der einzelnen Aufgaben verfügbar.

Die Aufgabensammelstelle

Lege dir einen Ort fest, an dem du alle deine Aufgaben gut im Blick hast. Das kann ein Notizzettel, ein Kalender oder eine App sein. Wichtig ist, dass du anstehende Aufgaben nicht erst zusammensuchen musst, sondern mit einem Griff alle Aufgaben bei der Hand hast. Besonders geeignet sind hier Planer oder Apps, mit denen du Aufgaben verschiedenen Lebensbereichen und Aufgabenarten zuordnen kannst. In der MyLUI-App kannst du deine Aufgaben beispielsweise in verschiedene Lebensbereiche unterteilen und durch verschiedenen Aufgabenarten festlegen, wann bzw. wo du die Aufgaben erledigen möchtest. Wenn du beispielsweise beruflich viel unterwegs bist, kannst du deine geschäftlichen Aufgaben in die Aufgabenarten „Büro“ und „Auto“ unterteilen. Im Bereich „Auto“ sammelst du alle Aufgaben, die du während der Autofahrt per Sprachsteuerung erledigen kannst, wie etwa Telefonate mit dem Back-Office. Während der Autofahrt liest dir MyLUI dann deine Aufgaben der Art „Auto“ vor und du kannst sie direkt per Sprachsteuerung bearbeiten. Aufgaben, die du im Büro erledigen möchtest, teilst du dem Bereich „Büro“ zu und erledigst sie dort vor Ort.

Do it smart – Smarte Aufgaben

SMARTe Ziele kennst du vielleicht schon. Auch bei Aufgaben ist es am besten, sie nach der SMART –Formel zu formulieren.

Spezifisch: Was genau ist die Aufgabe? Sei hier so konkret wie möglich.

Messbar: Was immer an deiner Aufgabe messbar ist, füge es zu deiner Aufgabenbeschreibung hinzu. Wenn du z.B. einen Text verfassen sollst, wie lang soll der Text sein?

Ausführbar: Achte darauf, dass deine Aufgabe für dich und mit den dir zur Verfügung stehenden Mitteln ausführbar ist. Wahrscheinlich hast du als Teil eines Marketing-Teams nicht die Möglichkeit, eine neue Kampagne von vorne bis hinten zu planen, zu erstellen und zu veröffentlichen. Fünf Texte für die Kampagne zu entwerfen, ist dagegen eine ausführbare Aufgabe.

Realistisch: Bis morgen ein neues Produkt planen? Wohl eher nicht. Achte darauf, dass du genügend Zeit einplanst, um die Aufgabe zu erledigen. Hier gilt: Lieber zu viel, als zu wenig. Pufferzeiten einzuplanen ist wichtig, um nicht ins Straucheln zu geraten.

Terminiert: Lege dir ein bestimmtes Datum und eine Uhrzeit fest, wann deine Aufgabe erledigt sein sollte. So bekommen deine Aufgaben automatisch eine zeitliche Priorität zugeordnet. Bei einigen Aufgaben ergeben sich Fälligkeiten automatisch, da sie beispielsweise vom Vorgesetzten oder Kunden festgelegt werden. Für alle anderen Aufgaben solltest du dir selbst ein Datum festlegen. So verlierst du die Aufgaben nicht aus den Augen und schiebst manch ungeliebte Aufgabe nicht vor dir her.

Eine SMARTe Aufgabe lautet zum Beispiel: Für Herrn Müller bis zum 17.02. Eine 12-seitige Konzept-Präsentation zum Thema “Einführung der digitalen Zeiterfassung” vorbereiten.

Von A bis Z – Vollständigkeit

Achte darauf, bei der Aufgabenplanung alle verfügbaren Informationen miteinzubeziehen und zu notieren. Beim Anlegen von Aufgaben in der MyLUI-App kannst du relevante Informationen beispielsweise in den Notizen speichern. So musst du dir beim Erledigen der Aufgabe die benötigten Informationen nicht erst zusammensuchen, sparst Zeit und vergisst auch garantiert nichts. Bevor du die Aufgabe abhakst, kannst du außerdem einfach überprüfen, ob alle wichtigen Informationen genutzt und die Aufgabe wie geplant bearbeitet wurde. Musst du beispielsweise eine E-Mail an einen Kunden verfassen, dann füge alle Informationen in die Notizen ein, die die E-Mail enthalten soll, etwa “Kostenvoranschlag als Anhang, Termin 03.02., Kollege Karl in CC” und überprüfe vor dem Absenden, ob auch wirklich alles in der Mail enthalten ist.

Private Priorities

Halte nicht nur deine beruflichen Aufgaben fest, sondern auch deine privaten To-dos. In der MyLUI-App kannst du beispielsweise im Bereich „Privat“ alle persönlichen Aufgaben sammeln. Plane dort neben obligatorischen Aufgaben auch Dinge ein, die dir Spaß machen und guttun. So kannst du deine Work-Life-Balance stärken.
Lege dir beispielsweise zwei Aufgaben täglich an, die dir Spaß bereiten, etwa eine Meditation oder eine Sporteinheit. Diese Aufgaben sollten dabei die gleiche Wertigkeit haben, wie alle anderen To-dos. Du solltest sie also fest in deinen Tagesablauf einplanen.

Beim Bearbeiten der Aufgaben:

Stay focused

Für einen längeren Zeitraum konzentriert zu bleiben ist gar nicht so einfach. Noch schwieriger wird es, wenn man ständig durch Benachrichtigungen, Anrufe und Nachrichten gestört wird. Gestalte deinen Arbeitsplatz deshalb möglichst störungsfrei. Benachrichtigungen auf dem Handy und dem Laptop auszuschalten und für eine ruhige und produktive Atmosphäre zu sorgen, können enorm dabei helfen, die Konzentration länger aufrechtzuerhalten. Falls das noch nicht hilft gibt es einige Methoden, um die eigene Konzentration zu stärken:

Ganz genau hinhören

Schalte einen Radio oder Podcast ein und minimiere die Lautstärke, so dass du ganz genau hinhören musst, um das Gesprochene zu verstehen. Damit trainierst du deine Konzentrationsfähigkeit und wirst schon bald positive Effekte bemerken.

Die Pomodoro-Technik

Starte eine Aufgabe und stelle einen Timer auf 25 Minuten. Beschäftige dich in diesen 25 Minuten nur mit der Aufgabe: Nicht aufs Handy schauen, keinen Kaffee holen, nur der Aufgabe widmen. Klingelt der Timer, ist es Zeit für eine Pause. Stehe auf und bewege dich, am besten ist es, wenn du kurz frische Luft schnappst. Nach ein paar Minuten geht es zurück an den Schreibtisch und die nächsten 25 Minuten beginnen. 25 Minuten ist dabei die nach der Pomodoro-Technik vorgeschlagene Zeitspanne. Natürlich kannst du diese individuell auf dich anpassen.
Unterteilt man den langen Arbeitstag in kleine Arbeitshäppchen, steigert das die Konzentrationsfähigkeit, denn es ist einfacher für 25 Minuten voll bei der Sache zu sein, als acht lange Arbeitsstunden. Auf Dauer stärkst du damit deine Konzentration, sodass es leichter wird, auch über längere Zeit bei der Sache zu bleiben.

Meditieren

Meditation hat viele positive Effekte. Unter anderem auch eine verbesserte Konzentration. Denn beim Meditieren lernst du deine Aufmerksamkeit voll und ganz auf eine Sache zu richten, wie etwa deinen Atem. So trainierst du bei der Meditation automatisch dein Konzentrationsvermögen und kannst dich dadurch im Alltag besser auf andere Dinge, z.B. Aufgaben auf der Arbeit, fokussieren. Gerade für Mediationseinsteiger eignen sich kurze, angeleitete Mediationen, wie z.B. die von 7 Mind. Hier gibt es sogar einen Kurs zum Thema Konzentration (unbeauftragte Werbung).

Stay disciplined

Wer kennt es nicht: Kaum hat man sich an eine Aufgabe gesetzt, hat man plötzlich Hunger, Durst oder den starken Drang das ganze Haus auf Vordermann zu bringen. Gerade bei ungeliebten Aufgaben fällt es schwer, sich diszipliniert an die Arbeit zu machen. Hierfür gibt es einen Geheim-Tipp: „Wenn-Dann-Pläne“. Die können zum Beispiel so klingen: „Wenn ich meine Aufgabe unterbrechen möchte, um einen Kaffee zu trinken, arbeite ich erst für 15 Minuten weiter und gönne mir dann 5 Minuten Kaffeepause als Belohnung“. Oder: „Wenn ich während der Bearbeitung einer Aufgabe Instagram checken möchte, dann erinnere ich mich daran, dass alle Informationen auch später noch auf Instagram verfügbar sind und lege mein Handy in meine Tasche“. Überlege dir selbst einige dieser „Wenn-Dann-Pläne“ und erinnere dich immer wieder an deinen eigenen Vorgaben, damit du diszipliniert bei der Sache bleibst.

Nach Bearbeitung der Aufgabe

Planung ist die halbe Miete

Fast geschafft. Nach getaner Arbeit ist die Erholung schon in Sicht. Bevor der Feierabend eingeläutet wird, verschaffe dir erst einen Überblick über die Aufgaben, die am nächsten Tag anstehen. Mache dir bereits jetzt einen Plan, welche Aufgabe du dann bearbeiten wirst und in welcher Reihenfolge. Außerdem solltest du nicht vergessen, auch deine privaten Auszeiten für den nächsten Tag in die Tagesstruktur einzubauen.

Und dann heißt es: Feierabend! Was für ein gutes Gefühl alle Aufgaben abgehakt zu haben.
Mit der richtigen Umsetzung schaffst du es alle für den Tag geplanten Aufgaben zu erledigen. Denn das A und O deines Aufgabenmanagements ist eine optimale Aufgabenplanung und eine fokussierte Bearbeitung. MyLUI ist dir dabei eine große Hilfe.

Quellen:
¹ Matthews, G. (2015). Goal Research Summary. Paper presented at the 9th Annual International Conference of the Psychology Research Unit of Athens Institute for Education and Research (ATINER), Athens, Greece.

Aufgaben Aufgabenmanagement Neues Jahr planen